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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite wurde folgende Bieterfrage gestellt:

Sie schreiben in der Leistungsbeschreibung, 2.3 Frühstück wie folgt:
'Backwaren, vornehmlich Brötchen (normal 50 % und dunkel, teilweise mit Körnern,
Schnittbrot, Vollkornbrot oder Toastbrot (keine Aufbackware), ....'
Wir verstehen das so, dass mit 'Aufbackware' die Fix- und Fertig Brötchen gemeint sind, die nur noch kurz im Ofen heiß gemacht werden, aber keinem Backprozess mehr unterliegen?
Dürfen hochwertige Teigrohlinge zum Einsatz kommen, die vor Ort noch den gesamten Backprozess durchmachen?

Unsere Antwort hierzu lautet:

Wir hatten in der Ausschreibung jeweils "Aufbackware" ausgeschlossen.
Aufbackware bedeutet in diesem Zusammenhang bereits vor- oder fertiggebackene Backwaren (Brötchen, Brot, Kuchen, o.ä.), welche dann vor Ort nur noch aufgewärmt bzw. fertiggebacken werden und somit nicht mehr dem gesamten Backprozess unterliegen.
Hochwertige Teigrohlinge, welche vor Ort noch den gesamten Backprozess durchlaufen, dürfen verwendet/angeboten werden.

Freundliche Grüße
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite wurde folgende weitere Bieterfrage gestellt:

uns ist bekannt, dass Sie zu einem möglichen, geplanten Betriebsübergang der vor Ort beim Pächter beschäftigten Mitarbeitenden direkt keine Aussage machen können.
Ist es Ihnen vielleicht möglich, vom Pächter folgende Informationen zu erhalten und diese den Teilnehmenden an diesem Ausschreibungsverfahren zur Verfügung zu stellen? Es geht um eine anonymisierte Personalliste mit Gehältern, Qualifikationen, Beruf, Betriebszugehörigkeiten, WG, UG, sonstige Boni, Betriebsrenten, Betriebszugehörigkeit und Vollzeitäquivalenzen?

Unsere Antwort hierzu lautet:
Wir haben hierzu keine Daten. Diese Informationen betreffen uns insofern nicht als die Vergütung der Mitarbeiter des Kantinenpersonals nicht unsere Angelegenheit ist, sofern Mindeststandards wie die Einhaltung der Mindestlöhne eingehalten werden. Gerne würden wir Ihnen zumindest Auskunft darüber geben, wie viele Mitarbeitende in der Kantine beschäftigt sind. Wir haben uns jedoch dagegen entschieden, da diese Informationen weniger aussagekräftig wären. Der aktuelle Interims-Kantinenbetreiber kocht nicht vor Ort, sondern liefert lediglich an anderem Ort zubereitetes Essen an. Der vorherige Betreiber hat die Kantinenräumlichkeiten auch genutzt, um für externe Bewirtungen in der Kantine der QUA-LiS NRW Speisen vorzubereiten. Insofern wären auch Angaben zu dessen Mitarbeiterzahl wenig aussagekräftig.

Freundliche Grüße
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite hat uns eine Frage zum Thema Referenzen erreicht, die sich aus zwei Teilfragen zusammensetzt.

Die erste Teilfrage lautet:
Bei den Referenzen haben Sie eine Spalte mit dem Auftragswert. Mit allen unseren Kunden haben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung geschlossen, die es uns untersagt, den Auftragswert des bestehenden Vertrags Dritten zur Kenntnis gelangen zu lassen. Selbstredend dürfte auch QUA_LiS verpflichtend davon ausgehen, dass wir Bedingungen eines möglichen Vertrags niemals Dritten zur Kenntnis geben würden.
Wir gehen davon aus, dass es Ihnen mit dem Auftragswert darum geht, die näher bezeichnete Leistung und das sich daraus abgeleitete Auftragsvolumen mindestens mit der von Ihnen ausgeschriebenen Leistung vergleichen zu können. Um Ihre Anforderung trotzdem bedienen zu können, möchten wir anfragen, ob es ausreichend wäre, wenn wir die Information geben 0.5 Mio. EUR und dann die nächste Stufe > 1.0 Mio. EUR.

Unsere Antwort hierzu lautet:
Wir haben Verständnis dafür, dass Sie keine exakten Zahlen herausgeben möchten. Es geht uns in der Tat darum herauszufinden, ob die von Ihnen in der Vergangenheit bei anderen Kunden erbrachte Leistung mindestens das Auftragsvolumen hatte, das die Beauftragung durch die QUA-LiS NRW hat. Insofern sind wir einverstanden damit, wenn Sie das Auftragsvolumen dahingehend klassifizieren, dass der Auftragswert entweder unter 0,5 Mio Euro, zwischen 0,5 Mio und 1 Euro, oder über 1 Mio Euro pro Jahr liegt.

Die zweite Teilfrage lautet:
Wir haben die gewünschten Informationen bei den Referenzen auf einer Dummy-Datei in Excel vorbereitet. Die gewünschten Informationen passen nur in die von Ihnen zur Verfügung gestellte pdf-Datei, wenn wir Schriftgröße 4 wählen. Das ist nahezu nicht mehr lesbar. Wäre es vielleicht möglich, für die Referenzen ein beschreibbares Exceldokument zu erhalten, welches in den Zellen in der Größe anpassbar ist und Sie somit ein lesbares Dokument erhalten?

Unsere Antwort hierzu lautet:
Sie können statt der Anlage 6 auch eine selbst erstellte Excel-Datei als Referenzliste beifügen. Diese Datei muss dann alle Spaltenüberschriften aus der Anlage 6, (also: Geschäftsjahr/Vertragslaufzeit, Objektbeschreibung/Lieferort, Art der Leistung, Leistungsumfang, Auftragswert, Auftraggeber, Ansprechpartner, Telefon) enthalten. Zusätzliche Informationen zu den Referenzen sind optional möglich, gehen aber nicht in die Eignungsprüfung ein.

Freundliche Grüße
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage wurde gestellt:
Wäre es vielleicht möglich, den in den 273.370 EUR Umsatz enthaltenen Anteil Konferenzservice in einer Summe zu erhalten?

Unsere Antwort zu den Bieterfragen lautet:
Die entsprechenden Daten zum Anteil des Konferenzservices am Umsatz liegen uns nicht separat vor.

Mit freundlichen Grüßen
zentrale Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

folgende Bieterfrage wurde gestellt:

1) Wie hoch stellt sich die tatsächliche durchschnittliche Homeoffice- bzw. physische Präsenzquote der rund 200 Mitarbeitenden an den regulären Arbeitstagen (Montag bis Freitag) vor Ort dar?
2) Gibt es innerhalb der Woche festgelegte Kern- oder Präsenztage (z. B. für regelmäßige Dienstbesprechungen oder abteilungsübergreifende Sitzungen), an denen erfahrungsgemäß mit einer signifikant höheren physischen Mitarbeiterpräsenz im Haus zu rechnen ist?
3) Sind für die Zukunft (ab Februar 2027) restriktivere oder ausgeweitete Dienstvereinbarungen zum mobilen Arbeiten geplant, welche die Präsenzquote der Bediensteten maßgeblich verändern könnten?

Unsere Antwort zu den Bieterfragen lautet:

1) Eine durchschnittliche Homeoffice- bzw. Präsenzquote lässt sich nicht angeben, da diese Daten für die rund 200 Mitarbeitenden an den regulären Arbeitstagen (Montag bis Freitag) nicht im Sinne einer Statistik nachgehalten werden. Entsprechend kann hierzu keine verlässliche Durchschnittsquote genannt werden.
2) Festgelegte Kern- oder Präsenztage für die Mitarbeitenden gibt es grundsätzlich nicht. Die Arbeitsbereiche des QUA-LiS NRW können nach Bedarf eigene interne Regelungen treffen, die nicht nachgehalten werden. Arbeitsbereichsübergreifende Termine werden ebenfalls nach Bedarf organisiert.
3) Derzeit sind der zentralen Vergabestelle keine konkreten Planungen bekannt, die zu einer Veränderung der Präsenzquote führen könnten.

Mit freundlichen Grüßen
zentrale Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

an uns wurde von Bieterseite folgende Frage herangetragen. Da diese Frage aus einem ganzen Bündel von Aussagen und Fragen besteht, antwortet die Vergabestelle absatzweise auf die einzelnen Fragen

Fragenblock A
Gemäß Nr. 5 der Leistungsbeschreibung soll der Auftragnehmer die angebotenen Preise vom 01.02.2027 bis zum 31.03.2028 (14 Monate) garantiert aufrechterhalten. Gleichzeitig trägt der Auftragnehmer gemäß § 3 Abs. 1 des Bewirtschaftungsvertrags das volle wirtschaftliche Risiko der Betriebsführung.
Vor dem Hintergrund der anhaltenden geopolitischen Krisenherde (Spätfolgen der Corona-Pandemie, Ukraine-Krieg, unvorhersehbare Eskalationen im Nahen Osten / Iran-Konflikt) ist der Lebensmittelmarkt extremen, sprunghaften und nicht kalkulierbaren Preisvolatilitäten ausgesetzt. Diese exogenen Schocks entziehen sich jeder betriebskalkulatorischen Vorhersehbarkeit. Eine starre, 14-monatige Preisbindung ohne jegliche Anpassungsmöglichkeit stellt bei einem reinen Risikovertrag ein existenzbedrohendes Risiko für den Auftragnehmer dar.

Unsere Antwort hierzu lautet:
Die genannten Risiken sind übliche Unternehmerrisiken im Geschäftsbetrieb. Es sollten somit von allen entsprechende "Puffer" einkalkuliert werden. Die benannten Risiken (Corona-Folgen, Ukraine, Iran...) bestehen bereits zum jetzigen Zeitpunkt und stellen somit kein unkalkulierbares, zukünftiges Risiko dar, sondern sind in die jetzt aktuellen Preise bereits einzukalkulierende Tatsachen.
Erhöhungen z.B. von Strom-, Gas oder Wasser treffen den Auftragnehmer nicht. MwSt-Erhöhungen können weitergegeben werden.

Fragenblock B
Die Vergabestelle selbst weist in Nr. 9 der Leistungsbeschreibung darauf hin, dass im Januar 2023 inflationsbedingt eine Preiserhöhung von durchschnittlich 12,6 % genehmigt werden musste, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Dies belegt, dass starre Festpreisgarantien in Krisenzeiten die kontinuierliche Leistungsfähigkeit des Betriebs gefährden.

Unsere Antwort lautet:
Diese Schlussfolgerung ist so nichtzutreffend. Die Preiserhöhung erfolgte nicht, weil der Betrieb gefährdet war, sondern weil es seit 2016 keine Erhöhung (auch keinen Antrag) gegeben hatte, die Einkaufspreise und Lohnkosten über diese Zeit selbstverständlich gestiegen sind und man gegenüber dem langjährigen Auftragnehmer "fair" sein wollte.

Fragenblock C:
Ich fragen daher an: Ist die Auftraggeberin bereit, Nr. 5 der Leistungsbeschreibung dahingehend anzupassen, dass eine außerordentliche Preisanpassung bereits *innerhalb* der ersten 14 Monate zulässig ist, sofern der Verbraucherpreisindex für Nahrungsmittel (Kategorie CC 01) aufgrund nachweisbarer exogener Krisen um mehr als 5 %-Punkte steigt?
Können solche Krisen auch intern, mit Landesinstitut geregelt werden?
Wie begründen sie den Zeitraum von 14 Monaten für die Preisbindung?

Unsere Antwort hierzu lautet:
Die Auftraggeberin hat ein starkes Interesse daran, den Kantinenbetrieb auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten kontinuierlich und verlässlich aufrecht zu erhalten. Wenn es also aufgrund gesamtwirtschaftlicher Umstände und Krisen innerhalb der 14-monatigen Preisbindungsfrist zu erheblichen Preissteigerungen kommen sollte, die zum jetzigen Zeitpunkt so noch nicht absehbar sind, wäre die Auftraggeberin bereit, mit der/dem Auftragnehmenden in konstruktive Gespräche zu gehen, um über eine außerordentliche Preisanpassung zu verhandeln.

Gleichzeitig ist es der Auftraggeberin wichtig, für einen gewissen Zeitraum Planungssicherheit zu haben und sie möchte den Fall vermeiden, dass der/die potenzielle Auftragnehmende aufgrund zu günstig kalkulierter Preise bereits nach wenigen Monaten die Preise nachverhandeln muss. Die Festsetzung der Preisbindungsfrist auf 14 Monate hat interne haushälterische Gründe.

Freundliche Grüße
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite wurde folgende Frage gestellt.

zu Formular 324:

Die Frage lautet:
Wir haben kein unternehmensverbindliches Geschäftszeichen. Vermutlich haben wir Ihre Anforderung nicht richtig verstanden. Können Sie bitte genauer sagen, was Sie da eingetragen haben möchten oder ob es in Ordnung ist, das Feld leer zu lassen ohne formal vom Verfahren ausgeschlossen zu werden?

Unsere Antwort lautet:
Sie können das Feld Geschäftszeichen des Unternehmens auch leer lassen.

Freundliche Grüße,
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite wurden folgende Frage gestellt:

zum Dokument Leistungsbeschreibung final
zu Punkt 8, S.14

Die Frage lautet:
Dürfen wir davon ausgehen, dass a) die Reinigung der Abluftschächte im Sinne des Brandschutzes durch die Auftraggeberin durchgeführt werden und die Kosten auch getragen werden und b) die Fettabscheider-Entleerung auch durch die Auftraggeberin gemacht wird und die Kosten auch bei der Auftraggeberin sind?

Unsere Antwort hierzu lautet:
In der Leistungsbeschreibung steht auf Seite 14 unten, dass die Abluftleitungen, Ventilatoren und Entwässerungsleitungen von der Auftraggeberin regelmäßig auf ihren Verschmutzungsgrad geprüft und bei Bedarf durch eine Fachfirma gereinigt werden. Die Durchführung erfolgt in Absprache mit der/dem Auftragnehmenden durch die Auftraggebende, welche auch die Kosten hierfür trägt.
Die Fettabscheider als festes Bauteil der Entwässerungseinrichtung wird von einer Fachfirma im Auftrag des BLB gereinigt und von der QUA-LiS NRW, also der Auftraggeberseite bezahlt.

Die Entsorgung von Speiseresten und Speisefetten (z.B. Öl der Fritteuse) liegt in Händen des Auftragnehmers. Dafür ist ein entsprechend zertifizierter Entsorger durch den Auftragnehmer zu beauftragen und zu bezahlen.

Freundliche Grüße,
Vergabestelle der QUA-Lis NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite wurde folgende Frage gestellt:

zum Dokument Leistungsbeschreibung final
zum Punkt 9, S.16

Die Frage lautet:
Ist es möglich zu erfahren, wie viele Mittagessen p.a. von den Mitarbeitenden in 2025 in Anspruch genommen wurden und bei degressiver Forecast (Basis 07/2026 Ultimo) vermutlich in 2026 in Anspruch genommen werden?

Unsere Antwort hierzu lautet:
Die Verpflegung der Mitarbeitenden ist ein Direktgeschäft zwischen Kantinenbetreiber und den jeweiligen Mitarbeitenden. Die QUA-LiS NRW hat dementsprechend keinen Einfluss auf die Anzahl der Mittagessen und auch keine entsprechenden Daten vorliegen.

Freundliche Grüße
Vergabestelle der QUA-Lis NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite wurden folgende Frage gestellt:

zum Dokument Leistungsbeschreibung Kantine final
zu Punkt 9, S.16

Die Frage lautet:
Um mehr Plausibilität in die Leistung Konferenzservice zu bekommen und damit den Bereich Mitarbeiterverpflegung besser eingrenzen zu können, wäre es von Nutzen zu erfahren, wie viele Personen p.a. eine Konferenz Standard (Wasser/Tee/Kaffee) erhalten und wie viele sonstige Konferenzverpflegung mit erweitertem Angebot (zusätzlich Kekse/Brötchen/ Softdrinks usw.).

Unsere Antwort hierzu lautet:
Diese Daten liegen nicht vor und wurden bisher im Haus auch nicht zentral erfasst.

Freundliche Grüße
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

von Bieterseite wurde folgende Frage gestellt:

zum Leistungsbeschreibung Kantine final
zum Punkt 9, S.16

Die Frage lautet.
Im Jahr 2025 hat AG [die Auftraggebende] an den DL [den/die Auftragnehmende] für die Verpflegung der Tagungsgäste 276.370 EUR gezahlt. Wir gehen davon aus, dass es sich a) um einen Nettobetrag handelt und b) die Summe ausschließlich die von Ihnen aufgezeigten Frühstück (7.640) / Mittagessen(17.700) / Abendessen (6.000) der Tagesgäste betrifft? Ohne Konferenzservice oder sonstige Leistungen?
Wenn dem nicht so ist, würden wir gerne wissen, welche Werte über Frühstück/Mittag/Abend hinaus für welche Positionen in der Rechnung enthalten sind.

Unsere Antwort hierzu lautet:
Die 273.370,- EUR sind ein Bruttowert, da die QUA-LiS NRW als Landeseinrichtung nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist und somit wie jeder Endverbraucher Brutto-Rechnungen zahlt.
In dem Betrag ist auch der Konferenzservice enthalten, sofern er eigene Veranstaltungen der QUA-LiS NRW betrifft. Nicht jedoch sind enthalten:
- die exkludierten Getränke der Tagungsverpflegung (z.B. Cola, Mineralwasser oder Bionade zum Mittagessen),
- die Mitarbeitendenverpflegung nebst Getränken,
- das Kioskgeschäft,
- die Verpflegung von (externen) Gastveranstaltungen (z.B. MSB-Tagungen, Polizeihochschule o.ä.) sowie
- der Konferenzservice dieser Gastveranstaltungen.

Freundliche Grüße
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

wie aus Seite 20 der Leistungsbeschreibung hervorgeht ist vor Abgabe eines Angebots, verpflichtend eine Ortsbesichtigung der Kantine zu vereinbaren. Termine zur Ortsbesichtigung sind zwischen dem 02.09 und dem 04.09.2026 möglich. Ohne vorherige Terminabsprachen sind Ortbesichtigungen wegen einer möglichen Störung im Betriebsablauf nicht möglich. Angebote ohne vorherige Ortsbesichtigung werden vom Verfahren ausgeschlossen und finden keine Berücksichtigung im weiteren Verfahrensablauf.
Da Herr Schütz bis einschließlich 01.09 abwesend ist, wenden Sie sich bitte abweichend zwecks Vereinbarung eines Besichtigungstermins an Herrn Richard Hentschel
Tel.: 02921 683-1330
E-Mail: Richard.Hentschel@qua-lis.nrw.de

Alle anderen Fragen zum Verfahren stellen Sie bitte weiterhin über die Bieterkommunikation hier auf dem Vergabemarktplatz.

Freundliche Grüße,
i. A. Björn Lietz
Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

es wurde folgende Bieterfrage an uns gestellt:

Wir haben Ihre Unterlage so gelesen, dass aus dem Angebot insgesamt das Preisblatt und 4*2 Seiten je Konzept in die Bewertung einfließen. Es ist trotzdem möglich, weitere Seiten mit weiteren Themen wie z.B. Unternehmensvorstellung, Nachhaltigkeit, Einkauf usw. dem Angebot inhaltlich hinzuzufügen?

Unsere Antwort lautet wie folgt:
Sie sind frei neben den Konzepten und dem Preisblatt auch eigene Angaben wie z.B. Informationen zum Unternehmen, zur Nachhaltigkeit etc. beizufügen. Diese weiteren Informationen werden aber nicht bewertet. Auch bitten wir Sie, das Angebot ausschließlich entsprechend der Anforderungen der Leistungsbeschreibung, des Preisblatts und insbesondere des Formulars 325 zu erstellen. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Freundliche Grüße,

Vergabestelle der QUA-LiS NRW

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