Verfahrensangaben

Das Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen (MHKBD), möchte für die E-Verwaltungsarbeit eine E-Akte sowie das damit einhergehende Veränderungsmanagement beschaffen. Perspektivisch arbeiten im Zielzustand ca. 250 Behörden - ca. 90.000 Anwendende - produktiv mit der E-Akte.
Ziel dieser Ausschreibung ist eine zukunftsfähige und effiziente E-Akte, die den aktuellen und zukünftigen Anforderungen der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen gerecht wird. Die E-Akte muss dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur digitalen Aktenführung sicherzustellen.
Derzeit nutzt das Land Nordrhein-Westfalen das E-Akte-System nscale mit dem Modul nscale eGov der Firma Ceyoniq Technology GmbH.
Die Ausschreibung umfasst die Bereitstellung und Weiterentwicklung der notwendigen Software, die Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sowie Supportleistungen (Third-Level-Support). Die Ausschreibung umfasst außerdem produktbezogene Leistungen zur Wissensvermittlung, Schulung und Einführungsunterstützung der E-Akte.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Beschaffung, Pflege und Weiterentwicklung eines E-Akte-Produktes einschl. der Implementierung und Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sowie der zugehörigen Supportleistungen. Damit einhergehend schreibt der Auftraggeber produktbezogene Leistungen zur Wissensvermittlung, Schulung und Einführungsunterstützung der E-Akte aus.
Unter einer E-Akte versteht der Auftraggeber ein digitales System, das es ermöglicht, Dokumente in Akten und Vorgängen digital und zentral zu speichern, zu verwalten und zu archivieren.
Die Software wird in der Infrastruktur der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen (z. B. IT.NRW, Polizei NRW) installiert. Der Auftraggeber betreibt die E-Akte unter Zuarbeit des Auftragnehmers. Die E-Akte muss den reinen On-Premises-Betrieb ohne Internetverbindung und ohne Einschränkung der Kernfunktionalität sowie den Betrieb über mehrere Brandabschnitte (Failover) und entfernte Rechenzentren (Geo-Redundanz über min. 100 km) im Backend gewährleisten.

Die E-Akte muss den unterbrechungsfreien Betrieb (24/7, außer Wartungsfenster) und eine Verfügbarkeit von mindestens 99,9 % je Kalenderjahr gewährleisten. Das System muss als Mandantensystem mit mindestens 25 Mandanten und mindestens 25.000 Anwendenden je System performant laufen sowie horizontal skalierbar, lastverteilend und - bei BSI-konformer Mandantentrennung - clusterbar sein.
Neben dem klassischen Betrieb in einer virtuellen Maschine muss die E-Akte perspektivisch auch in einem "Container" (Kubernetes) mittels eines Orchestrierungs-Tools betrieben werden können. Zudem muss die E-Akte spätestens 3 Jahre nach Zuschlagserteilung in einer privaten Cloud-Infrastruktur Cloud-agnostisch betreibbar sein. Die Cloudfähigkeit ist dabei als grundlegende architektonische Zielrichtung zu verstehen.
Die E-Akte muss perspektivisch in einen OSS-basierten Arbeitsplatz der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen integrierbar sein. Der Auftragnehmer muss hierfür erforderliche Integrations- und Anpassungsarbeiten, insbesondere an Clients und Schnittstellen, in Abstimmung mit dem Auftraggeber unterstützen und hierfür entsprechende Ressourcen vorsehen.
Die E-Akte muss nach einer Mehrschichtenarchitektur - Anwendendenschicht / Fachverfahren, Verarbeitungsschicht, Datenschicht - aufgebaut sein und auf den zugelassenen Enterprise-Betriebssystemen (Windows Server und Linux nach den IT.NRW-Architekturvorgaben) betrieben werden können. Alle Anwendendenfunktionen müssen über einen responsiven, browserbasierten Web-Client nutzbar sein, dessen Zugriff auch über mobile Endgeräte (z. B. iPad) möglich ist. Der Web-Client als Haupt-Client muss durch eine Windows Explorer Integration bzw. Client ergänzt werden, welcher die Kernfunktionen der E-Akte bereitstellt.
Sämtliche Anwendungsoberflächen müssen konform mit der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung Nordrhein-Westfalen (BITV NRW) in der aktuell gültigen Fassung sein: Der Auftragnehmer muss die Barrierefreiheit auch bei Weiterentwicklungen (Releases) fortlaufend sicherstellen und nachweisen.
Die E-Akte muss den Import und Export von Akten, Vorgängen und Dokumenten unter den Vorgaben der XÖV-Standards XDOMEA und XJUSTIZ sowie im Original- und PDF-Format unterstützen. Berechtigte Anwendende müssen Akten samt aller Vorgänge, Dokumente und Metadaten auch als Gesamt-PDF exportieren können.
Die revisionssichere Aktenführung muss der Auftragnehmer durch lückenlose Versionierung sowie vollständige, bis zur Langzeitspeicherung nachvollziehbare Historieneinträge und Protokollierung aller Änderungen gewährleisten.
Die E-Akte muss zur Kommunikation mit angebundenen Fachverfahren und Drittsystemen mind. folgende Technologien vollumfänglich vorsehen:
- WebDAV
- CMIS
- REST-API auf Basis von .NET
- SAP ArchiveLink zum Austausch von Dokumenten
- OData
- RFC-Verbindung zum bidirektionalen Austausch von Metadaten zwischen SAP und dem DMS.
Als Austausch- und Nachrichtenstandards müssen XDOMEA und XJUSTIZ in den jeweils aktuellen XÖV-Standards integriert sein. Zusätzlich muss das System zur Nutzerverwaltung eine AD- und ADFS-Kopplung (u. a. SAML 2.0, OAuth) mit Single-Sign-On (SSO) bieten. Ferner muss der Auftragnehmer die E-Akte an das landeseigene Workflow-System (E-Laufmappe) anbinden. Die Synchronisation zwischen der E-Akte und der E-Laufmappe erfolgt über die CMIS-Schnittstelle, die der Auftragnehmer entsprechend anpassen muss.
Der Auftragnehmer muss Performance-Counter bzw. Messpunkte in der E-Akte zur Verfügung stellen, die in ein zentrales Monitoring-Werkzeug eingebunden und zur Überwachung der Performance und Verfügbarkeit sowie zum Reporting verwendet werden können.
Die E-Akte muss ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit konfigurierbaren Funktionsrechten (z. B. Lesen, Schreiben, Löschen) und organisationsgebundenen Objektrechten umfassen.
Die E-Akte muss über die Vertragslaufzeit weiterentwickelbar sein. Der Auftragnehmer muss jährlich mindestens ein Major Release als Long-Term-Support-Version (LTS-Version) mit mindestens 24 Monaten Support bereitstellen.
Für den Betrieb der E-Akte muss der Auftragnehmer Supportleistungen (Third-Level-Support) und beratende Unterstützungsleistungen erbringen.
Der Auftragnehmer muss die Bestandsdaten aus dem bestehenden E-Akte-System nscale eGov - Akten, Vorgänge und Dokumente samt Metadaten, Historieneinträgen sowie Nutzenden-, Organisations- und Berechtigungsstrukturen - vollständig, integer und authentisch migrieren und hierfür Migrationskonzepte, automatisierte Skripte, Testfälle und Dokumentation erstellen. Im Rahmen der Einführungsunterstützung berät der Auftragnehmer zu Berechtigungsstrukturen, begleitet den Rollout und die Produktivsetzung und stellt geeignete Schulungs- und Wissensvermittlungsleistungen (u. a. Präsenz-, Web-Schulungen, E-Learnings) bereit. Der Auftraggeber behält sich vor, die Anforderungen im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.

Gesamtes Landesgebiet Nordrhein-Westlfalens

1. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11 genannte Website einzureichen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden.

2. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11 genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11 genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.

3. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) sind unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgsversprechendes Angebot abzugeben.

4. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.

5. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden.

6. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung des Nachunternehmers beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass dieser seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt.

7. Bewerber sollten die auf der in Ziffer 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.

8. Der Auftraggeber wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass er auf der unter Ziffer 5.1.11 genannten Website den derzeit vorhandenen Teil der Vergabeunterlagen zur Verfügung stellt. Da der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Ziel des Verhandlungsverfahrens ist es, die Anforderungen an die Leistung und den Vertrag mit den Bietern gemeinsam zu konkretisieren. Zum jetzigen Zeitpunkt stehen deshalb noch nicht alle Unterlagen fest.

9. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)).

Das MHKBD vergibt den Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit der Bekanntmachung fordert das MHKBD interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Auf Grundlage des eingereichten Teilnahmeantrags prüft das MHKBD die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert das MHKBD die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber auf, ein Erstangebot in Form eines indikativen Angebotes einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe fordert das MHKBD die Bieter zur Abgabe von Optimierungsvorschlägen zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag auf. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt das MHKBD mit den Bietern über die eingereichten Vorschläge. Das MHKBD behält sich vor, die Angaben der Bieter mittels einer Teststellung zu überprüfen.

Die Angebote sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über den Vergabemarktplatz einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von dem MHKBD müssen die Bieter den Bieterbereich des Vergabemarktplatzes nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bietern findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz statt.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar waren, waren gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.

Der Auftraggeber wird mindestens 3 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
1. Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen.
2. Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Dies ist der Fall, wenn der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die gestellten Eignungsanforderungen erfüllt.
3. Schließlich, für den Fall, dass sich mehr als 3 geeignete Unternehmen beworben haben, wird beurteilt, wer unter den geeigneten Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt wird.

Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 3 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei der Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die Referenzen des Bewerbers und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben bewerten. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Die Vergleichbarkeit richtet sich nach den in Ziffer 5.1.9 genannten Merkmalen/Besonderheiten. Hierbei handelt es sich um Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb, nicht um Zuschlagskriterien.

Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.