Das Land Nordrhein-Westfalen (Land NRW) möchte die Arbeitsschutzverwaltung digitalisieren und vereinheitlichen.

Um dieses Ziel zu erreichen, schreibt das Land NRW einen Arbeitsschutz-Digitalisierungsvertrag aus. Danach muss der Auftragnehmer eine cloudbasierte Fachanwendung im Sinne einer Software-as-a-Service (SaaS) zur Digitalisierung der Aufgaben der Arbeitsschutzverwaltung NRW entwickeln, aufbauen und pflegen. Optional und nach Zwischenentscheidung des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung muss der Auftragnehmer zudem die hierfür erforderlichen Endgeräte liefern.

Darüber hinaus bietet das Land NRW den anderen Bundesländern der Bundesrepublik Deutschland sowie der Bundesrepublik Deutschland die Möglichkeit, auf die entsprechenden Leistungen des Auftragnehmers zuzugreifen. Zu diesem Zweck schreibt das Land NRW einen Arbeitsschutz-Digitalisierungsvertrag aus, auf dessen Grundlage die bezugsberechtigten Parteien nach Bedarf anschließend den Auftragnehmer mit Leistungen zur Digitalisierung ihrer eigenen Arbeitsschutzverwaltung beauftragen dürfen. Hierdurch können die bezugsberechtigten Parteien die Leistungen ohne zusätzliches förmliches Vergabeverfahren abrufen.

Weitere Bezugsberechtigte sind:
- Bundesrepublik Deutschland
- Land Baden-Württemberg
- Freistaat Bayern
- Land Berlin
- Land Brandenburg
- Freie Hansestadt Bremen
- Freie und Hansestadt Hamburg
- Land Hessen
- Land Mecklenburg-Vorpommern
- Land Niedersachen
- Land Rheinland-Pfalz
- Saarland
- Freistaat Sachsen
- Land Sachsen-Anhalt
- Land Schleswig-Holstein
- Freistaat Thüringen

Die Arbeitsschutzverwaltung in Nordrhein-Westfalen führen das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen (MAGS NRW), die Arbeitsschutzdezernate der fünf Bezirksregierungen (BR) und das Landesinstitut für Arbeitsschutz und Arbeitsgestaltung Nordrhein-Westfalen (LIA NRW) durch. Künftig soll das neue Landesamt für Gesundheit und Arbeitsschutz Nordrhein-Westfalen (LfGA NRW) wesentliche Aufgaben der Arbeitsschutzverwaltung im Bereich der Digitalisierung übernehmen.

Auftragsgegenstand ist der Aufbau und die Entwicklung einer cloudbasierten Fachanwendung im Sinne einer Software-as-a-Service (SaaS) zur Digitalisierung der Aufgaben der Arbeitsschutzverwaltung NRW. Aktuell ist noch offen, auf welchen Servern bzw. auf welcher Cloudinfrastruktur die Fachanwendung betrieben werden soll.

Im Rahmen der Projektdurchführung muss der Auftragnehmer zudem Aufgaben der Projektsteuerung und der Digitalisierungsberatung erbringen.

Das Projekt wird agil und in mehreren Stufen durchgeführt: In einem ersten Projektschritt muss der Auftragnehmer gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Architekturkonzeption und eine Feinspezifikation für die Fachanwendung erstellen. Im weiteren Projektverlauf muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die für den Aufbau und die Entwicklung der Fachanwendung erforderlichen Leistungen erbringen und die erforderlichen Endgeräte liefern. Die im weiteren Projektverlauf zu erbringenden Leistungen, d.h. die Leistungen nach der Feinspezifikation, sind als optionale (Teil-)Leistungen ausgestaltet. Das stufenweise Vorgehen wird im weiteren Verlauf des Verfahrens näher ausgestaltet.

Die Digitalisierung soll Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürgern einen digitalen Zugang zur Arbeitsschutzverwaltung NRW ermöglichen und gleichzeitig die Verwaltung in die Lage versetzen, ihre Aufgaben medienbruchfrei zu bewältigen. Dadurch sollen auch die Aufsichtsbeamtinnen und -beamten von Verwaltungsaufgaben befreit und mehr Zeit für den Außendienst bekommen.

Die neue Fachanwendung muss insbesondere
- eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Verwaltungsleistungen ermöglichen,
- die Abarbeitung von standardisierten Arbeitsprogrammen im Wege des staatlichen Audits ermöglichen,
- sowohl als Weblösung als auch über eine App für mobile Endgeräte nutzbar gestaltet werden,
- ein DMS-System beinhalten, welches die Schnittstellen zwischen dem MAGS NRW, den Bezirksregierungen und dem LfGA NRW sicherstellt,
- Flexibilität für Weiterentwicklung und neue Funktionen ermöglichen, bspw. die Einbindung künftiger gesetzlicher Vorschriften und Koalitionsabreden sowie Handlungsmöglichkeiten durch künstliche Intelligenz,
- alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere hinsichtlich Informationssicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit.

Der Auftragnehmer muss - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die dafür erforderliche Software entwickeln, liefern, installieren und in Betrieb nehmen. Soweit es für das Projekt technisch sinnvoll und erforderlich ist, soll die zu entwickelnde Software möglichst die Schnittstellen der bestehenden IT-Landschaft des Landes Nordrhein-Westfalen berücksichtigen. Details hierzu werden im Rahmen des Architekturkonzeptes festgelegt. Der Auftraggeber behält sich vor, im weiteren Verlauf vorzugeben, welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen verwendet werden müssen.

Der Auftragnehmer ist zudem federführend verantwortlich für die Migration der bestehenden heterogenen Datenhaltung der Arbeitsschutzverwaltung (teilweise Papierakten) in die neue Fachanwendung.

In einem ersten Schritt muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - das neue DMS-System an die bestehende Fachsoftware IFAS anbinden (inklusive einer geeigneten Migration im Jahr 2026). Nach Fertigstellung der neuen Fachsoftware muss er das DMS-System an die neue Fachsoftware anbinden.

Die Bieter müssen mit ihrem letztverbindlichen Angebot bereits eine Teststellung einer entsprechenden Fachanwendung für folgenden Arbeitsprozess liefern: Betriebsbesichtigung mit Systembewertung (BmSys).

Darüber hinaus muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - für die zu liefernde Fachanwendung Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen erbringen. Diese Leistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen.

Zudem muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - Leistungen zur Weiterentwicklung der Fachanwendung (z.B. Anpassung an neue Gesetzes-/Rechtslage) erbringen.

Ferner muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die erforderlichen Endgeräte liefern und die dazugehörigen Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen erbringen. Diese Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen.

- Leistungen zum Aufbau und zur Entwicklung der Fachanwendung im weiteren Projektverlauf als optionale (Teil-)Leistungen, d.h. die Leistungen nach der Feinspezifikation;
- Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen für die Fachanwendung als optionale Leistungen;
- Leistungen zur Weiterentwicklung der Fachanwendung als optionale Leistungen;
- Lieferung der erforderlichen Endgeräte sowie dazugehörige Schulungs-, Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen als optionale Leistungen.

1. Zugelassen zum Vergabeverfahren werden nur Wirtschaftsteilnehmer aus der EU und aus Drittländern, die eine internationale Übereinkunft mit der Union über die Gewährleistung des gleichen und wechselseitigen Zugangs zu öffentlichen Aufträgen geschlossen haben (wie etwa das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA)).

2. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung des Nachunternehmers beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass dieser seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt.

3. Bewerber sollen die auf der Vergabeplattform genannten Website hinterlegten Vordrucke verwenden.

4. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber, die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.
Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer BG, sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren, behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde.

5. Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

6. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11 genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen.

7. Allen im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern, die am weiteren Verfahren teilnehmen und ein wertbares letztverbindliches Angebot abgeben, insbesondere eine funktionsfähige Teststellung liefern, aber den Zuschlag nicht erhalten, zahlt der Auftraggeber eine pauschale Aufwandsentschädigung. Die Aufwandsentschädigung wird fällig, wenn der Zuschlag wirksam erteilt wird. Die Anforderungen an die Teststellung und die Höhe der Aufwandsentschädigung wird der Auftraggeber im weiteren Verlauf des Verfahrens festlegen.

8. Der Auftrag umfasst sämtliche Leistungen, die für die Realisierung des Projektes erforderlich sind(, soweit der Auftraggeber den Auftragnehmer hiermit beauftragt).

9. Der Arbeitsschutz-Digitalisierungsvertrag läuft unbefristet und ist kündbar. Der Vertrag sieht ein stufenweises Vorgehen vor.

Das MHKBD vergibt den Auftrag im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert das MHKBD interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung maßgeblich. Anhand des eingereichten Teilnahmeantrags prüft das MHKBD die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert das MHKBD die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten Bewerber auf, ein Erstangebot einzureichen. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe wird das MHKBD die Bieter zur Abgabe von Optimierungsvorschlägen zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag auffordern. Sollte sich dies als zweckmäßig erweisen, verhandelt das MHKBD mit den Bietern über die eingereichten Vorschläge. Das MHKBD behält sich ausdrücklich vor, nicht in Verhandlungen einzutreten und gemäß § 17 Abs. 11 VgV auf die Erstangebote zuzuschlagen.

Die Teilnahmeanträge sind elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über den Vergabemarktplatz einzureichen. Für den Versand und den Empfang von rechtserheblichen Erklärungen an bzw. von dem MHKBD müssen die Bewerber den Bewerberbereich des Vergabemarktplatzes nutzen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz statt.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bewerber den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.

Der Auftraggeber wird voraussichtlich 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen:
1. Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen.
2. Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Dies ist der Fall, wenn der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die gestellten Eignungsanforderungen erfüllt.
3. Schließlich, für den Fall, dass sich mehr als 5 geeignete Unternehmen beworben haben, wird beurteilt, wer unter den geeigneten Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt wird. Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 5 besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die Referenzen des Bewerbers und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben bewerten. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Hierbei handelt es sich um Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb, nicht um Zuschlagskriterien.

Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.