Das Universitätsklinikum Düsseldorf (UKD) und das Dekanat der Medizinischen Fakultät der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) möchten Verwaltungsprozesse effizienter gestalten und nutzerfreundlich optimieren. Als Teil dieser Digitalisierungsstrategie soll ein KI-gestützter virtueller Assistent (Chatbot) entwickelt und implementiert werden, der Anfragen zu Verwaltungsprozessen effektiv kanalisiert und rund um die Uhr qualitativ hochwertige Antworten liefert. Dieses Angebot wird sowohl von Studierenden als auch von Mitarbeitenden nachgefragt. Der Chatbot soll zunächst im Bereich der Verwaltungsprozesse des Dekanats sowie der Stabsstellen Recht und Compliance sowie Datenschutz eingesetzt und auf den zugehörigen Webseiten implementiert werden. Dabei soll er die Mitarbeitenden entlasten und gleichzeitig eine fachkundige Beratung bieten. In späteren Entwicklungsstufen ist geplant, auch interne Verwaltungsprozesse mit der Nutzung nicht öffentlicher Daten zu integrieren. Diese Erweiterung ist nicht Gegenstand der aktuellen Beauftragung soll aber hinsichtlich der potentiellen Erweiterbarkeit um Rollenkonzepte berücksichtigt werden.

Entwicklung bzw. Bereitstellung;
- Der Auftragnehmer hat die Inbetriebnahme und Administration auf Test- und Produktivsystem einschließlich der Administration der Server sicherzustellen.
- Unterstützung beim Aufbau der Wissensdatenbank
- Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber hinsichtlich der Erstellung eines IT-Sicherheitskonzeptes und einer Datenschutzfolgeabschätzung
- Vollständige Arbeiten zum Trainieren des Chatbots, Anlernen von UKD-Mitarbeitern zum Trainieren des Chatbots
- Dokumentation
- Unterstützung bei der Abnahme hinsichtlich Datensicherheit

Betrieb, Pflege & Administration nach Produktivsetzung;
- Es werden unter anderem aktuelle Softwareversionen, Updates, Fehlerbehebungen oder bei Ausfall Sicherstellung des Betriebes in Zusammenarbeit mit der UKD erwartet. Damit verbundener Kontakt mit dem Auftraggeber ist inbegriffen und wird nicht gesondert als Support abgerechnet.
- Zum Zweck der Qualitätssicherung bzw. zur Identifizierung von Schwachstellen und Problemen hat der Auftragnehmer durch anlassbezogene Tests sicherzustellen, dass der Chatbot zuverlässig und effizient funktioniert. Der Auftragnehmer soll den Chatbot kontinuierlich überwachen, evaluieren und ggf. verbessern. Dies umfasst die Analyse der Leistung und Behebung von Fehlern.
- Lizenzen
- Anlassbezogen nachträglich entstehende Anpassungen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderung sowie IT-Sicherheitsanforderungen inklusive Penetrationstests durch das LSI und Barrierefreiheitstests, soweit erforderlich
- Der Auftragnehmer hat Administration auf Test- und Produktivsystem einschließlich der Administration der Server sicherzustellen.
- Der Auftragnehmer soll den Chatbot kontinuierlich überwachen, evaluieren und ggf. verbessern. Dies umfasst die Analyse der Leistung und Behebung von Fehlern.

Support und Unterstützungsleistungen nach der Produktivsetzung
- 60 Personentage Supportleistungen für den gesamten Vertragszeitraum (Personentag = 8 Std.)
- Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht
- Ansprechpartner bei Fragen und Problemen;
- Anweisung und bei Bedarf Unterstützung beim Training des Chatbots. Ziel ist es, dass das Training selbstständig durch die UKD erfolgen kann.
- Ggf. gemeinsame Lösungsfindung in Zusammenarbeit mit der hausinternen IT-Abteilung bzw. dem UKD-IT/FIT
Support-Kontingent darf somit nur für die folgenden Unterstützungsleistungen abgerechnet werden:
- Fortgeschrittene Analyse und Berichterstellung
- Benutzerspezifische Anfragen

Anwenderschulung
- Schulung für die Redaktion, die Redaktionelle Freigabe und die Administration (z.B. Rechte- und Rollenverteilung)
- 3 Personentage für den gesamten Vertragszeitraum (ein Personentag entspricht 8 Std.)
- Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht

Weiterentwicklung
- 40 Personentage Supportleistungen für den gesamten Vertragszeitraum (Personentag = 8 Std.)
- Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht
- Benutzerdefinierte gesonderte Anpassungen nach dem Go-Live
- Anpassungen, die der Fehlerbehebung, Qualitätserhaltung oder Erfüllung von datenschutzrechtlichen Anforderungen, Barrierefreiheit und IT-Sicherheit dienen
- Kosten für eventuell später folgende Weiterentwicklung des Chatbots inklusive nachträglich entstehende Anpassungen zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Anforderung sowie IT-Sicherheits- und Barrierefreiheitsanforderungen sowie Penetrationstests durch das BSI und Barrierefreiheitstests, so-weit erforderlich.

Wesentliche Preisangaben werden nicht nachgefordert.

Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 123 GWB)
Erklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 124 GWB)
Siehe Eignungs- und Mindestkriterien im Leistungsverzeichnis.