Verfahrensangaben

Die Unfallkasse Nordrhein-Westfalen als Auftraggeberin (nachfolgend Auftraggeberin genannt) beabsichtigt, für die Bürostandorte Münster und Düsseldorf IT-Supportleistungen zu vergeben.

Die Auftraggeberin beabsichtigt, Vor-Ort-IT-Supportleistungen ("Field Service") für die Standorte Münster und Düsseldorf zu vergeben.

Die Auftraggeberin bezieht zentrale IT-Services über einen externen IT-Kooperationspartner, der u.a. den Betrieb der zentralen IT-Infrastruktur und IT-Services und den zentralen Service Desks betreibt, Störungen und Service Requests annimmt, klassifiziert und betreibt, ein zentrales Ticketsystem betreibt, den 2nd- und 3rd-Level-Support erbringt und Remote-Support für Anwender leistet.

Die im Rahmen dieser Ausschreibung zu vergebenden Leistungen umfassen lokale Unterstützungsleistungen vor Ort in Münster und Düsseldorf, insbesondere für die Fälle, bei denen eine Bearbeitung durch den zentralen Service Desk nicht remote möglich ist. Der Auftragnehmer fungiert als verlängerter Arm ("Remote Hands") des zentralen IT-Kooperationspartners am Standort des Auftraggebers. Die vom Auftragnehmer eingesetzten Supportmitarbeitenden müssen über sehr gute Deutschkenntnisse verfügen.

Die Leistungen umfassen voraussichtlich folgende Bereiche:

1. Arbeitsplatz- und Endgerätebetreuung (hierzu zählen voraussichtlich die Betreuung der lokalen Hardware an Arbeitsplätzen, Unterstützung bei Gerätewechseln, Ausgabe und Rücknahme von Endgeräten, Unterstützung bei Inventarisierung und jährlicher Inventur, Hardwarebestellungen, Fehlerbehebung von Standardsoftware, Vorbereitung und Ausgabe von BitLocker-Keys, Unterstützung neuer Mitarbeitenden bei dem Einrichten des Arbeitsplatzes und ähnliche Tätigkeiten)

2. Anwenderunterstützung vor Ort (Vor-Ort-Support, Ad-hoc-Support bei individuellen IT-Problemen, Unterstützung bei Fragen zu Fachverfahren, Durchführung von Einweisungen und Anwenderschulungen)

3. Incident- und Serviceunterstützung (Unterstützung im Incidentmanagement, bei der Fehleranalyse und Störungsbehebung, Zusammenarbeit mit dem zentralen IT-Dienstleister, Erstellung von Kurzanleitung)

4. Systembetreuung (Betreuung und Wartung u. a. der Druck- und Multifunktionssysteme, Scanner, Medien-, und Konferenz-, Seminar- und Veranstaltungsräume)

5. Netzwerknahe Tätigkeiten (Patchen von Netzwerkdosen in Abstimmung mit dem zentralen IT-Dienstleister)

6. Anlagen- und Assetmanagement (Pflege und Verwaltung der lokalen IT-Assets, Unterstützung bei der Betreuung eigener technischer Anlagen)

7. Sonstige Aufgaben nach Bedarf, beispielsweise Unterstützung bei neuen technischen Anlagen und Rollouts, zusätzliche Supportleistungen bei Sonderprojekten, temporäre Unterstützung bei erhöhtem Supportbedarf

Der Auftragnehmer hat seine erbrachten Leistungen nachvollziehbar zu dokumentieren, der Auftraggeberin regelmäßige Auswertungen über die Leistungserbringung zur Verfügung zu stellen und an der kontinuierlichen Verbesserung der Supportprozesse mitzuwirken

Die Kern-Funktionszeiten der Auftraggeberin sind montags - donnerstags von 09:00 bis 16.00 Uhr sowie freitags von 09:00 bis 13:00 Uhr. In diesen Zeiten ist durch den Auftragnehmer eine zuverlässige Vor-Ort-Unterstützung sicherzustellen. Vor diesem Hintergrund geht die Auftraggeberin davon aus, dass ein Mitarbeiter des Auftragnehmers pro Standort (Düsseldorf und Münster) einzusetzen ist, wobei von jeweils 2,5 Personentagen pro Standort je Woche auszugehen ist. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass auch bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit eingesetzter Supportmitarbeitender eine kontinuierliche Leistungserbringung gewährleistet ist.

Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Auftragnehmer optional mit weiteren IT-Supportleistungen zu beauftragen, insbesondere zur Unterstützung bei neuen technischen Anlagen und Rollouts, zusätzlichen Supportleistungen bei Sonderprojekten und der temporären Unterstützung bei erhöhtem Supportbedarf.

1. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum Teilnahmeantrag ausschließlich über die in Ziffer 5.1.11. genannte Website einzureichen. Die Auftraggeberin wird alle Fragen und Antworten auf der in Ziffer 5.1.11. genannten Website anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden.

2. Die Auftraggeberin teilt mit, dass sie die Teilnahmefrist aufgrund von Dringlichkeit gemäß § 17 Abs. 3 VgV auf 15 Tage verkürzt hat.

3. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportals zur Verfügung. Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers / des bevollmächtigten Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das in Ziffer 5.1.11. genannte Vergabeportal statt. Die Auftraggeberin wird alle Fragen und Antworten auf dem in Ziffer 5.1.11. genannten Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen.

4. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer / mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) sind nicht zulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich die Auftraggeberin vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben.

5. Die Bildung von BG ist bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Angeboten durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich. Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bewerbergemeinschaftserklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Die Auftraggeberin behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern. Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.

6. Die Auftraggeberin wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber weitergegeben werden.

7. Verfahrensablauf: Anhand der im Teilnahmewettbewerb eingereichten Unterlagen und den dort festgelegten Auswahlkriterien wählt die Auftraggeberin die aus ihrer Sicht geeignetsten Bewerber (voraussichtlich drei) aus und fordert diese zur Abgabe von Erstangeboten auf. Gegenstand der Angebotsaufforderung ist insbesondere der ausformulierte, mit dem obsiegenden Bieter zu schließende Vertrag. Die Bieter haben die Möglichkeit, frühzeitig noch während der Angebotsphase auf etwaige K.O.-Kriterien hinzuweisen. Mit dem Angebot dürfen die Bieter Optimierungsvorschläge einreichen. Die Auftraggeberin behält sich vor, mit den Bietern Verhandlungen über das Erstangebot führen. In diesem Fall übersendet die Auftraggeberin den Bietern die ggf. angepassten Vergabeunterlagen, die dem zweiten verbindlichen Angebot zugrunde zu legen sind. Die Auftraggeberin behält sich vor, nach Angebotsabgabe Wertungsgespräche durchzuführen. Die Auftraggeberin prüft und bewertet die verbindlichen Angebote nach Maßgabe der mitgeteilten Zuschlagskriterien.

8. Die Auftraggeberin wird den Vorgaben in § 41 VgV dadurch nachkommen, dass sie in dieser Bekanntmachung die wesentlichen Eckpunkte und Besonderheiten der zu erbringenden Leistung skizziert. Da die Auftraggeberin ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchführt, erfüllt dies die Anforderungen des § 41 VgV. Die Auftraggeberin behält sich vor, die konkreten Anforderungen an die Leistung mit den Bietern gemeinsam im Rahmen eines dynamischen Prozesses zu konkretisieren.

9. Bewerber sollten die auf der in Ziff. 5.1.11 genannten Website hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Die Auftraggeberin behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.

10. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung eines anderen Unternehmens beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des eignungsverleihenden Unternehmens einzureichen, dass dieses seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt, sowie die erforderlichen Referenzen und/oder Nachweise.

11. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Auftrag aufgrund der Erstangebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbs-beschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Teilnahmefrist nach Ziffer 5.1.12 bei dem Auftraggeber zu rügen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Auftraggeberin wird zur Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in drei Stufen vorgehen:

1.) Formelle Prüfung des Teilnahmeantrags;

2.) Materielle Prüfung der Eignung des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;

3.) Auswahl der Bewerber, die die Eignungskriterien am besten erfüllen: Die Auftraggeberin wird zur Abgabe eines Angebotes die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen am besten erfüllen (Ranking). Sie behält sich vor, nur die drei besten Bewerber aufzufordern, auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung des Rankings wird die Auftraggeberin wie folgt vorgehen: Die Auftraggeberin bewertet die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Fachkunde) der Bewerber. Maßgeblich sind die unter Ziffer 5.1.9 (Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen) genannten Angaben und Nachweise. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Dabei gilt: Je mehr und besser mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzen, desto mehr Punkte erhält der Bewerber. Die Vergleichbarkeit richtet sich nach den in Ziffer 5.1.9 genannten Merkmalen/Besonderheiten. Von Vorteil ist dabei, wenn eine Referenz möglichst viele der genannten Merkmale/Besonderheiten umfasst. Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um Zuschlagskriterien.

Die Auftraggeberin behält sich vor, Unterlagen im Rahmen des § 56 VgV nachzufordern. Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich aus der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen.