Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und gegebenenfalls erforderlicher Anpassungsentwicklungen.

Die Leistungen sind auf Grundlage des EVB-IT Cloud Vertrages für die SfH zu erbringen.

Für weitergehende Ausführungen wird auf den Vergabeleitfaden Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog sowie auf den Vertrag verwiesen.

Der Auftraggeber ist die Stiftung für Hochschulzulassung (SfH). Die SfH ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts.

Gegenstand der Beschaffung ist die die Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und gegebenenfalls erforderlicher Anpassungsentwicklungen.

Das Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.
Beim Teilnahmewettbewerb sind die entsprechenden Eignungskriterien zu erfüllen.
Alle Teilnehmer, die die Kriterien des Teilnahmewettbewerbs erfüllen, werden zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert.

Im Rahmen des Erstangebots sind als wertungsrelevante Unterlagen zwei Konzepte sowie der ausgefüllte Anforderungskatalog (Anlage 11 "Anforderungskatalog") und das Preisblatt einzureichen. Anhand der Konzepte und des Anforderungskatalogs werden die Leistungspunkte berechnet.

Diejenigen 5 Bieter, die den besten Quotienten aus Leistung und Preis erreichen, (Kennzahl Z = Leistungspunkte geteilt durch Angebotspreis) werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen.
Ggfls. werden die Vergabeunterlagen anhand der Ergebnisse der Verhandlungsgespräche angepasst.

Die o.g. 5 Bieter werden dann zur Abgabe ihres endgültigen Angebots aufgefordert.

Der Zuschlag erfolgt auf Grundlage der endgültigen Angebote anhand der erweiterten Richtwertmethode: Dasjenige Angebot, das die höchste Kennzahl Z erreicht sowie alle weiteren Angebote, die um maximal 10 % (Schwankungsbereich) von dieser höchsten Kennzahl Z abweichen, stehen zur Auswahl. Von diesen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das die höchsten Leistungspunkte aufweist (Abschlusskriterium).

Vertragsgrundlage ist der EVB-IT Cloudvertrag.

Die Mindestvertragsdauer beträgt 48 Monate. Die Leistungsdauer verlängert sich um jeweils 12 Monate, wenn sie nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird.

Für weitergehende Ausführungen wird auf den Vergabeleitfaden Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog sowie auf den Vertrag verwiesen.

Die Stiftung für Hochschulzulassung unterhält noch eine Zweigstelle in Berlin. Sämtliche Leistungen sind jedoch voraussichtlich ausschließlich am Standort Dortmund zu erbringen, da sich dort die (Personal-) Verwaltung befindet. Für die Mitarbeiter am Standort Berlin muss dennoch der Zugriff auf die Cloud-Dienstleistungen auf Nutzerebene gewährleistet sein.

Der Zuschlag erfolgt auf Grundlage der endgültigen Angebote anhand der erweiterten Richtwertmethode: Dasjenige Angebot, das die höchste Kennzahl Z (Leistungspunkte geteilt durch Angebotspreis) erreicht sowie alle weiteren Angebote, die um maximal 10 % (Schwankungsbereich) von dieser höchsten Kennzahl Z abweichen, stehen zur Auswahl. Von diesen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das die höchsten Leistungspunkte aufweist (Abschlusskriterium).

vgl. Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.4

Mittelfristig plant die Auftraggeberin, die derzeit bei ihr eingesetzte Zeiterfassungssoftware zu ersetzen. Daher werden optional die Funktionalitäten und die Kosten eines zusätzlichen Moduls "Zeitmanagement" abgefragt. Weder der Preis noch die Leistungspunkte für das Modul "Zeitmanagement" fließen in die Angebotsauswertung ein.

Die Auftraggeberin kann zu einem späteren Zeitpunkt das Modul "Zeitmanagement" beauftragen, sofern es durch den Bieter angeboten wurde.

Phase 1: Teilnahmewettbewerb (keine Begrenzung der Zulassung zur nächsten Phase).

Phase 2: Erstangebote (Die 5 Bieter mit dem höchsten Z-Wert [Leistungspunkte geteilt durch Preis] ihrer Erstangebote werden zur nächsten Phase zugelassen)

Phase 3: Verhandlung (keine Begrenzung der Zulassung zur nächsten Phase)

Phase 4: endgültige Angebote

Jegliche Kommunikation zwischen Bewerbern / Bietern und der Vergabestelle (z. B. Fragen und Antworten; Aufklärungen; Nachforderungen) hat ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der E-Vergabeplattform zu erfolgen.
Rechtserhebliche Erklärungen werden ebenfalls über die vorgenannte Kommunikationsfunktion zugestellt.
Bzgl. aller Informationen besteht eine Holschuld der Bewerber / Bieter.

§160 GWB:
- Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
o der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
o Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
o Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
o mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
- § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

§ 134 GWB:
- Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
- Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

§ 135 GWB:
- Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1. gegen § 134 GWB verstoßen hat oder
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist,
und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
- Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Gemäß § 56 Abs.2 VgV kann der öffentliche Auftraggeber den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Der Auftraggeber wird jedoch Unterlagen nicht nachfordern, wenn diese explizit mit dem Teilnahmeantrag bzw. mit dem jeweiligen Angebot gefordert worden sind und diese fehlen.

Gemäß §56 Abs. 3 VgV ist die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen ausgeschlossen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen.

Über die Auftragsgegenständliche Leistung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag geschlossen (Anlage 05 "EVB-IT Cloudvertrag") sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 09 "AVV (Muster)").

Die Abwicklung des Auftrags hat in Deutsch zu erfolgen.

Es ist eine Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) vorzulegen, dass sich der Bieter mit der Einreichung des Angebots verpflichtet, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen (Anlage 41 "TVgG NRW").
Die Anlage ist mit dem Angebot vorzulegen.

Der Bieter und - soweit relevant - jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für die Eigenerklärung gemäß der Verordnung (EU) 2022/576 zum Russlandbezug die Anlage 42 "Erklärung_Bezug_Russland" einzureichen.
Die unterzeichnete Anlage ist mit dem Angebot vorzulegen.