Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist die Vergabe eines Auftrags über die Bereitstellung einerSoftware zur Unterstützung der Fallbearbeitung in der Global Comply im Wege von SaaS. Einzelheitenergeben sich aus den beigefügten vertraglichen Unterlagen und insbesondere aus der Anlage "Leistungsbeschreibung".Mindestvertragslaufzeit 24 Monate; Gesamte Vertragsdauer 120 Monate
1 Eigenschaften der Software1.1 GrundsätzlichesDer Auftragnehmer ist verpflichtet, eine Software bereitzustellen, die Forschungsanträge auf Basis vorgegebener rechtlicher Grundlagen (zunächst Global Comply und Nagoya-Protokoll) anhand eines Fragenkatalogs erfasst, bewertet und dokumentiert/archiviert. Die Software muss um weitere inhaltliche Bereiche (Fragen) bzw. Compliance-Module erweiterbar sein.Dabei muss die Software die*den Antragstellenden in Interviewform durch eine intelligente Fragestruktur leiten, anhand der Bewertung des Vorhabens mögliche Prüfbedarfe identifizieren und bei Bedarf den Vorgang an die für eine weitergehende Prüfung zuständige Organisationseinheit weiterleiten. Der o.g. Fragenkatalog wird durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.Die Software muss zudem Informationsmaterialien zu den o.g. rechtlichen Grundlagen bereitstellen und ein Prüf- und Ergebnisprotokoll generieren, welches z. B. bei Außenwirtschaftsprüfungen vorgehalten werden kann.Beispiel eines umzusetzenden Anwendungsfalls für den Einsatz der Software:Ein Forschender meldet über die Software ein Forschungsprojekt/Vorhaben an und erhält eine Vorgangsnummer. Daten von am Forschungsprojekt beteiligten Personen, Partnerländern und eine Projektbeschreibung werden durch den Forschenden eingegeben. Mittels weiterführender Fragen wird festgestellt, ob ein Embargoland beteiligt ist. Anhand der Eingaben des Forschenden erkennt die Software, welche Organisationseinheit innerhalb der Universität einen Prüfauftrag hat. Manuell notwendige Prüfschritte wer-den in bzw. mit der Software dokumentiert. Der Antragstellende erhält eine Rückmeldung (z. B. Freigabe, Info zur weiteren Prüfung o. ä.). Eine spätere Öffnung des Vorgangs, z. B. zur Ergänzung neuer Projektpartner*innen, ist machbar und ermöglicht eine chronologische Nachvollziehbarkeit des Prüfvorgangs.Der o.g. Fragenkatalog wird durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.
Mindestvertragsdauer beträgt 24 Monate, längstens 120 MonateZur Vertragsverlängerung werden die AGB´s des EVB IT Vertrags hinzugezogen
weitere Institutionen der Universität zu Köln möglich; Universitätsklinikum Köln / Medizinische Fakultät
Vertragsdauer 24 Monate, längstens 120 Monate;Bieterpräsentation soll voraussichtlich am 12.11.25 stattfinden
Die Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge wird gemäß § 17 Abs. 3 VgV auf 18 Tage verkürzt. Die Dringlichkeit bestand bereits bei Beginn des vorangehenden, mittlerweile aufgehobenen Verfahrens. Sie ist dadurch begründet, dass die Einführung der Software haftungsrelevante Fälle im Bereich der Exportkontrolle wirksamer verhindern kann als die derzeitige manuelle Bearbeitung. Eine zügige Einführung senkt die Haftungsrisiken damit wirksam ab. Zwischenzeitlich musste das vorangehende Verfahren mangels wertungsfähiger Teilnahmeanträge aufgehoben werden. Das hat die Dringlichkeit erhöht, bzw. einen weiteren Grund hierfür geschaffen. Im Rahmen des § 17 Abs. 3 VgV ist es unerheblich, ob die Dringlichkeit durch den Auftraggeber selbst verursacht wurde. Vorsorglich soll festgehalten werden, dass das hier nicht der Fall war: Die Aufhebung erfolgte, weil der einzige Bieter die Mindestanforderungen an die Referenzen nicht eingehalten hat unddaher ausgeschlossen werden musste.
Gemäß § 160 ff GWB muss ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer eingereicht werden. Vorsorglich wird auf die Fristen gemäß § 134 GWB hingewiesen.
Am 12.11.2025 soll voraussichtlich eine Bieterpräsentation stattfinden.
Gemäß § 56 VgV
§ 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen)
§ 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland)
§ 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen. § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte)
§ 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden
§ 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr) § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern) §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr)
§§ 232, 232a Absatz 1 bis 5, den §§ 232b bis und 233a des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit, Ausbeutung der Arbeitskraft, Ausbeutung unter Ausnutzung einer Freiheitsberaubung)
Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben wurde nicht nachgekommen.
Das Unternehmen ist seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen nicht nachgekommen.
Verstoß gegen geltende umweltrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen geltende sozialrechtliche Verpflichtungen
Verstoß gegen geltende arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmen ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Das Unternehmen ist zahlungsunfähig, weil über das Vermögen des Unternehmens ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat.
Das Unternehmen hat im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nachweislich eine schwere Verfehlung begangen, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird.
Der öffentliche Auftraggeber verfügt über hinreichende Anhaltspunkte dafür, dass das Unternehmen mit anderen Unternehmen Vereinbarungen getroffen oder Verhaltensweisen aufeinander abgestimmt hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken.
Es besteht ein Interessenkonflikt bei der Durchführung des Vergabeverfahrens, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit einer für den öffentlichen Auftraggeber tätigen Person bei der Durchführung des Vergabeverfahrens beeinträchtigen könnte und der durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen nicht wirksam beseitigt werden kann.
Es liegt eine Wettbewerbsverzerrung vor, resultiert daraus, dass das Unternehmen bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens einbezogen war, und diese Wettbewerbsverzerrung nicht durch andere, weniger einschneidende Maßnahmen beseitigt werden kann.
Das Unternehmen hat eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt, was zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Das Unternehmen hat in Bezug auf Ausschlussgründe oder Eignungskriterien eine schwerwiegende Täuschung begangen oder Auskünfte zurückgehalten hat oder ist nicht in der Lage ist, die erforderlichen Nachweise zu übermitteln, oder
a) hat versucht , die Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen,b) hat versucht , vertrauliche Informationen zur Erlangung unzulässiger Vorteile beim Vergabeverfahren zu erhaltenc) hat fahrlässige oder vorsätzlich irreführende Informationen übermittelt, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen Auftraggebers erheblich hätten beeinflussen können oder hat versucht, solche Informationen zu übermitteln.
Anlage Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat mit seinem Teilnahmeantrag einen Referenzauftrag nachzuweisen. Es bestehen an jeden einzelnen Referenzauftrag die folgenden Mindestanforderungen:- Der Auftragnehmer stellt in dem Referenzauftrag für den Auftraggeber eine Software bereit, welche die Bearbeitung von Sachverhalten aus dem Bereich Compliance unterstützt; und- Die Software bildet Workflows bei der Bearbeitung dieser Compliance-Sachverhalte ab; und- Die Bereitstellung erfolgt als Software as a Service ("SaaS"); und- Die auftragsgegenständliche Software wird vom Referenzauftraggeber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge über einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten produktiv genutzt. Die Nutzung muss zu diesem Zeitpunkt nicht andauern.
Verwenden Sie dafür zwingend das bereitgestellt Dokument "Anlage Referenzen"
Bewertungskriterium ist die Auftragsnähe
Die Zahlungsbedingungen/Konditionen sind den AGB´s des gültigen EVB IT Vertrags zu entnehmen. Im übrigen gelten nachrangig die Vertragsbedingungen des Landes NRW.
Anlage "Teilnahmeantrag"Anlage "Referenzen"Anlage "Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen"Anlage "Eigenerklärung Sanktionen"