NEU! Webbasierte Angebotsabgabe! Weitere Informationen unter https://csx.de/JiViu

Verfahrensangaben

SAP-S/4HANA-Migration
VO: VgV Vergabeart: Nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Status: Veröffentlicht

Fristen

Fristen
10.03.2026
18.03.2026 11:00 Uhr
20.03.2026

Adressen/Auftraggeber

Auftraggeber

Auftraggeber

Universität Bielefeld
05711-06001-79
https://www.uni-bielefeld.de/
Universitätsstraße 25
33615
Bielefeld
Deutschland
DEA41
Zentrale Beschaffung
it-bedarfe@uni-bielefeld.de
+49 52110667876

Angaben zum Auftraggeber

Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Landesebene
Bildung

Gemeinsame Beschaffung

Beschaffungsdienstleister
Weitere Auskünfte
Rechtsbehelfsverfahren / Nachprüfungsverfahren

Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Westfalen
05515-03004-07
Albrecht-Thaer-Straße 9
48147
Münster
Deutschland
DEA33
vergabekammer@brms.nrw.de
+49 2514111604
+49 2514112165

Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren

Auftragsgegenstand

Klassifikation des Auftrags
Dienstleistungen

CPV-Codes

72000000-5
72200000-7
Umfang der Beschaffung

Kurze Beschreibung

Das SAP ECC soll mit einem Brownfieldansatz nach S/4HANA migriert werden.
Als Projektbeginn wird Mitte/Ende Q2 2026 angestrebt. Die S/4HANA-Umstellung und damit ein go-live soll bis Anfang Q4 2027 erfolgen.

Die Universität Bielefeld plant für diverse im ECC etablierte Prozesse und Lösungen umfangreiche Optimierungen unter S/4HANA. Nach Ende der Hypercare-Phase der S/4HANA-Migration schließt sich die Modulbetreuung für zwei weitere Jahre an.

Beschreibung der Beschaffung (Art und Umfang der Dienstleistung bzw. Angabe der Bedürfnisse und Anforderungen)

Es handelt sich um Beratungs- und Entwicklungsleistungen im Kontext der SAP-Migration.

Umfang der Auftragsvergabe

EUR

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten
36
Erfüllungsort(e)

Erfüllungsort(e)

---
Universitätsstraße 25
33615
Bielefeld
Deutschland
DEA41

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterien

---
Weitere Informationen

Angaben zu Mitteln der europäischen Union

Angaben zu KMU

Angaben zu Optionen

Zusätzliche Angaben

Verfahren

Verfahrensart

Verfahrensart

Nichtoffenes Verfahren

Angaben zum Verfahren

Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)

Besondere Methoden und Instrumente im Vergabeverfahren

Angaben zur Rahmenvereinbarung

Rahmenvereinbarung, teilweise mit erneutem Aufruf zum Wettbewerb, teilweise ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb

1
EUR

Angaben zum dynamischen Beschaffungssystem

Entfällt

Angaben zur elektronischen Auktion

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Angaben zur Wiederkehr von Aufträgen

Strategische Auftragsvergabe

Strategische Auftragsvergabe

Gesetz über die Beschaffung sauberer Straßenfahrzeuge

Energieeffizienz-Richtlinie

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen

Zulässig
Auftragsunterlagen

Sprache der Auftragsunterlagen

Deutsch
Sonstiges / Weitere Angaben

Kommunikationskanal


https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0Y4RYTUK9XCKB

Einlegung von Rechtsbehelfen

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ein Nachprüfungsantrag vor der o.g. Vergabekammer unzulässig ist, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren

Anwendbarkeit der Verordnung zu drittstaatlichen Subventionen

Zusätzliche Informationen

Soweit Unklarheiten bestehen, können entsprechende Bieterfragen gestellt werden. Das gilt auch für sonstige Fragen, welche die formalen Anforderungen an das Angebot betreffen.

Teilnahmeanträge

Anforderungen an Angebote / Teilnahmeanträge

Übermittlung der Angebote / Teilnahmeanträge

Anforderungen an die Form bei elektronischer Übermittlung

Sprache(n), in der (denen) Angebote / Teilnahmeanträge eingereicht werden können

Deutsch

Varianten / Alternativangebote

Elektronische Kataloge

Nicht zulässig

Mehrere Angebote pro Bieter

Nicht zulässig
Verwaltungsangaben

Nachforderung

Eine Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.

Der Auftraggeber behält sich im Fall von fehlenden, unvollständigen oder fehlerhaften Unterlagen vor, gemäß § 56 Abs. 2 bis 5 VgV vorzugehen. Danach können Unterlagen auf Aufforderung des Auftraggebers nachgereicht oder zum Teil sogar korrigiert werden.
Ob eine Aufforderung zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur im konkreten Fall erfolgt, wird der Auftraggeber unter ordnungsgemäßer Ausübung seines Ermessens entscheiden. Hierbei wird er insbesondere den Gleichbehandlungsgrundsatz beachten.
Die Frist zur Nachreichung, Vervollständigung oder Korrektur wird mindestens sieben Kalendertage betragen.

Bedingungen

Ausschlussgründe

Ort der Angabe der Ausschlussgründe

Auswahl der Ausschlussgründe

Begrenzung der Bieter

Begrenzung der Bieter

5
7
Teilnahmebedingungen

Eignungskriterien / Ausschreibungsbedingungen

Eignungskriterium

Anteil der Unterauftragsvergabe

(Formular 533a / 533b) Einsatz von Unternauftragnehmern (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Angabe, welche Teile des Auftrags als Unteraufträge vergeben werden sollen. Die Formulare 533a und 533b sind zu verwenden. Beachten Sie Nummer 5 der Bewerbungsbedingungen NRW (Formular 511). Die Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung (Formular 521) einzureichen.
Im Fall einer elektronischen Einreichung ist die Eigenerklärung (Formular 521) von den Unterauftragnehmern zu unterschreiben, als pdf einzuscannen und mit dem Teilnahmeantrag/ Angebot einzureichen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

(Formular 534a / 534b) Inanspruchnahme Eignungsleihe (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung):

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Formular 521 (EU).

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Aufgrund fehlender Auswahlmöglichkeiten unter wirtschaftliche und finanzielle Anforderungen: Eigenerklärung Sanktionen (Formular 523)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen

Haftpflichtversicherung (betrieblich) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Mit Abgabe des Angebots erklärt der Bewerber / Bieter, über die geforderte Betriebshaftpflichtversicherung zu verfügen.

- Deckungssumme Personenschäden 0,5 Mio / Schadensfall
- Deckungssumme Sach- und Vermögensschäden 1 Mio / Schadensfall

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Referenzen zu Dienstleistungen (Anlage Referenzen) (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Zum Beleg der Eignung müssen die Bewerber zwei geeignete Referenzaufträge mit einer erfolgreich umgesetzten S/4HANA-Einführung oder -Migration einreichen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Spezifischer Jahresumsatz

Nachweis Jahresumsatz (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich SAP, insbesondere Entwicklung, Consulting und Support in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gj)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Nachweis Anzahl Beschäftigte (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Durchschnittliche Jahresanzahl der Beschäftigten in der Projektleitung, Consulting, Customizing, Entwicklung und im Service der letzten drei Jahre (2023-2025)

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Nachweis S/4HANA-Projekterfahrung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis zur Erfüllung der Eignungskriterien bzw. zur Bewertung der S/4HANA-Projekterfahrung

- S/4HANA-Einführung oder -Migration als Hauptvertragspartner erfolgreich umgesetzt

- S/4HANA-Einführung oder -Migration als Subpartner begleitet

- S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet >= 10 Projekte

- S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet >= 5 < 10 Projekte

- S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet < 5 Projekte

- S/4HANA-Einführung oder -Migration erfolgreich umgesetzt/begleitet = 2

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz

Umsatz (Honorare) netto in EUR - durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich SAP, insbesondere Entwicklung, Consulting und Support in den letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahren (Gj)

Als Mindestbedingungen wird ein durchschnittlicher Jahresumsatz von =/>1,0 Million EUR/netto gefordert.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
75,00

Eignungskriterium

Durchschnittliche jährliche Belegschaft

Anzahl Beschäftigte - Durchschnittliche Jahresanzahl der Beschäftigten in der Projektleitung, Consulting, Customizing, Entwicklung und im Service der letzten drei Jahre (2023-2025)

Die durchschnittliche Jahresanzahl der Beschäftigten muss mindestens ? 10 betragen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
75,00

Eignungskriterium

Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge

SAP-PartnerEdge-Status - Es muss mindestens der SAP-PartnerEdge-Status Silber vorliegen.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
50,00

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

S/4HANA-Projekterfahrung

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
400,00

Eignungskriterium

Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen

Referenzen - Zum Beleg der Eignung müssen die Bewerber zwei geeignete Referenzaufträge mit einer erfolgreich umgesetzten S/4HANA-Einführung oder -Migration einreichen. Gibt es mehr als die in der Verfahrensbeschreibung festgelegte Mindestanzahl an geeigneten Bewerbern, so erfolgt die Auswahl nach der Rangfolge der erreichten Punktzahl gemäß
der nachfolgenden Auswahlkriterien.

- Branche des/der Auftraggeber
- Umgesetzte Projektschwerpunkte neben den technischen Haupttätigkeiten

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Gewichtung (Punkte, genau)
400,00

Eignungskriterium

Maßnahmen zur Sicherstellung der Qualität

Consultants

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Berufliche Risikohaftpflichtversicherung

Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung - Erklärung oder Nachweis, dass die geforderte Versicherung zum Leistungsbeginn vorhanden ist
- Deckungssumme Personenschäden 0,5 Mio / Schadensfall
- Deckungssumme Sach- und Vermögensschäden 1 Mio / Schadensfall

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Eignungskriterium

Genehmigung oder Mitgliedschaft in einer bestimmten Organisation erforderlich für Dienstleistungsverträge

Bewertung Eignungsmatrix - Maßgeblich für die Bewertung ist die Eignungsmatrix (Siehe Dokument TW-Eignungsmatrix).

Zum Beleg der Eignung müssen die Bewerber die Mindestbedingungen (= M) erfüllen und mindestens 600 Punkte in der Bewertung der Eignungsmatrix erhalten.
Die Bewertung erfolgt anhand der Angaben des eingereichten Fragebogens_Eignungsprüfung, der zugehörigen Nachweise und der eingereichten Referenzen.
Es werden mindestens fünf Bewerber aufgefordert, deren Teilnahmeanträge in der Wertung führen. Die maximale Anzahl an Bewerbern, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, beträgt sieben. Bei Punktgleichheit mehrerer Teilnahmeanträge entscheidet das Los.

Gewichtung für den Zugang zur nächsten Stufe

Finanzierung

Es gelten die im Preisblatt aufgeführten Zahlungsbedingungen.

Rechtsform des Bieters

Bedingungen für den Auftrag

Bedingungen für den Auftrag

Einzureichende Unterlagen:

* Mit dem Teilnahmeantrag
** Mittels Eigenerklärung:
- (Formular 531) Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung
- Fragebogen Eignungsprüfung

* Mit dem Angebot
- Personalprofile: Der Bieter hat mit seinem Angebot folgende Personalprofile vorzulegen:
- Je zwei Profile für die Modulbereiche FI, CO und HCM, insgesamt sechs Profile.
- ausgefüllte Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO: Abschluss einer ausgefüllten Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Das beigefügte Muster ist ausgefüllt inkl. der entsprechenden TOM einzureichen.
- ausgefüllter EVB-IT-Dienstvertrag: Es sind alle gelb markierten Stellen auszufüllen.
Das Vertragsdokument ist unterschrieben einzureichen.
- ausgefülltes Dokument "Preisblatt_Angebotsbewertung": Es sind alle gelb markierten Stellen auszufüllen.
- Konzept des Auftragnehmers: Es ist eine Lösungsbeschreibung einzureichen, die den Anforderungen aus der Anlage Wirtschaftlichkeitswertung entspricht.

Angaben zu geschützten Beschäftigungsverhältnissen

Nein

Angaben zur reservierten Teilnahme

Angaben zur beruflichen Qualifikation

Erforderlich für das Angebot

Angaben zur Sicherheitsüberprüfung