Der Leistungsumfang umfasst je Hörsaal Demontage- und Remontagearbeiten, Reparatur- und Instandsetzungsarbeiten, den Teilaustausch einzelner Komponenten sowie den teilweisen Kompletttausch definierter Sitzbereiche. Darüber hinaus sind - sofern erforderlich - Materiallieferungen (optional) sowie Funktions- und Sicherheitsprüfungen Bestandteil der Leistung. Die Leistung ist überwiegend eine Dienstleistung (Instandsetzung und Reparatur von Hörsaalbestuhlung) mit untergeordneten Lieferanteilen für Ersatzmaterial und Komponenten.
# Verfahrensart und Vergabeunterlagen
Das Vergabeverfahren wird als Teilnahmewettbewerb eines nicht offenen Verfahrens nach der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. In dieser Verfahrensstufe wird ausschließlich die Eignung der Unternehmen geprüft. Insgesamt werden maximal fünf geeignete Unternehmen anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Um den Unternehmen bereits im Teilnahmewettbewerb eine fundierte Entscheidung über ihre Beteiligung zu ermöglichen, werden sämtliche Vergabeunterlagen (insbesondere Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertragsunterlagen) bereits mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt. Eine erneute Eignungsprüfung in der Angebotsphase findet nicht statt; in der Angebotsphase werden ausschließlich die Angebote inhaltlich und preislich gewertet.
# Ortsbesichtigung und Nebenangebote
Im weiteren Verlauf des Verfahrens ist während der Angebotsphase eine verpflichtende Teilnahme an einer Ortsbesichtigung vorgesehen.
Nebenangebote - auch rein kaufmännische Nebenangebote - sind nicht zugelassen.
# Eignungskriterien und Bewertungsmatrix im Teilnahmewettbewerb
Für die Durchführung des Auftrags gelten die im Rahmen der Auftragsbekanntmachung bzw. des Teilnahmewettbewerbs festgelegten Eignungskriterien. Die Eignung der Bewerber wird anhand der folgenden Kriterien geprüft:
- Kriterium A: Fachliche Mindestanforderungen an das eingesetzte Personal (Qualifikation und Erfahrung der Monteure/Vorarbeiter für Demontage, Montage, Reparatur und Instandsetzung von fest installierten Bestuhlungen/Gestühlen),
- Kriterium B: Unternehmensreferenzen zu vergleichbaren Leistungen im Bereich Hörsaalgestühl / fest installierte Bestuhlungen in Versammlungsstätten,
- Kriterium C: Kapazitäts- und Terminzusage für die Durchführung der Leistungen im vorgesehenen Ausführungszeitraum (Semesterferien sowie ggf. ergänzender Zeitraum im Wintersemester).
Die Eignung wird nach Maßgabe der in den Vergabeunterlagen veröffentlichten Anforderungen und unter Verwendung des Formblatts "Eigenerklärungen zur Eignung" nachgewiesen. Zur Differenzierung der geeigneten Unternehmen und zur Begrenzung der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen auf bis zu fünf Bewerber wird eine Bewertungsmatrix (Eignungsmatrix) angewendet.
Für jedes Kriterium (A-C) ist eine Mindestpunktzahl festgelegt. Bieter, die in einem der Kriterien die jeweilige Mindestpunktzahl nicht erreichen (insbesondere 0 Punkte erzielen), gelten als nicht geeignet und werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
# 3. Begrenzung der Anzahl der zur Angebotsabgabe Aufgeforderten
Die geeigneten Unternehmen werden anhand der erreichten Gesamtpunktzahl in eine Rangfolge gebracht. Der Auftraggeber beabsichtigt, insgesamt fünf der bestplatzierten geeigneten Unternehmen zur Abgabe eines Angebots aufzufordern.
Soweit auf dem letzten Rang mehr als ein Unternehmen die gleiche Punktzahl erreicht und eine vollständige Gleichwertigkeit vorliegt, ist eine weitere sachliche Differenzierung nach den Kriterien nicht möglich. In diesem Fall kann der Auftraggeber zur Vergabe des letzten Platzes ein Losverfahren anwenden, sofern die gleiche Eignung aller betroffenen Bewerber dokumentiert ist.
# 4. Hinweis zum Zugang zur Angebotsphase
Die Auswahl während des Teilnahmewettbewerbs erfolgt ausschließlich anhand der Eignungsnachweise und der vorstehend beschriebenen Bewertungsmatrix.
Der Auftraggeber lädt anschließend maximal fünf geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe ein. In der Angebotsphase findet keine erneute Eignungsprüfung statt; in dieser Stufe werden ausschließlich die Angebote inhaltlich und preislich gewertet.