Der Auftraggeber beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrags über die Wartung von raumlufttechnischen Anlagen (RLT-Anlagen) in Gebäuden des Universitätsklinikums Köln, einem Krankenhaus der Maximalversorgung und Teil der kritischen Infrastruktur im Gesundheitswesen.
Gegenstand sind regelmäßige Wartungs-, Inspektions- und einfache Instandhaltungsleistungen gemäß VDMA 24186-1 zur Sicherstellung der Betriebssicherheit, hygienegerechten Funktion und Verlängerung der Lebensdauer der Anlagen.
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Verfahrensart und Vergabeunterlagen
Das Verfahren wird als Teilnahmewettbewerb eines nicht offenen Verfahrens nach VgV durchgeführt; in dieser Verfahrensstufe wird ausschließlich die Eignung der Unternehmen geprüft. Insgesamt werden fünf geeignete Unternehmen anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Um den Unternehmen bereits im Teilnahmewettbewerb eine fundierte Entscheidung über eine Teilnahme an einzelnen Losen oder beiden Losen zu ermöglichen, werden sämtliche Vergabeunterlagen (insbesondere Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Vertragsunterlagen) bereits mit dem Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt. Eine erneute Eignungsprüfung in der Angebotsphase findet nicht statt.
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Leistungsumfang und Losaufteilung
Die Leistungen werden in zwei Losen vergeben:
- **Los 1** umfasst RLT-Anlagen u. a. in Strahlentherapie, Cyberknife, Stereotaxie, Bettenhaus und Herzzentrum.
- **Los 2** umfasst RLT-Anlagen im Zentralklinikum (Bauteile A-F) sowie Hörsaal.
Die Wartung erfolgt unter Berücksichtigung einschlägiger technischer Regelwerke (u. a. DIN 31051, VDMA 24186-1, VDI 6022, VDI 3819-1, DIN EN ISO 45001) und ist ausschließlich durch sachkundige Personen mit abgeschlossener technischer Berufsausbildung (z. B. Elektriker/Elektrotechniker, HLK-Techniker, Mechatroniker, Versorgungstechnik, Gebäudetechnik oder vergleichbare Fachrichtungen) zu erbringen. Der Auftragnehmer hat einen deutschsprachigen Vorarbeiter als verantwortlichen Ansprechpartner vor Ort einzusetzen.
Die Leistungen werden durch den Auftraggeber bedarfsgerecht im Rahmen von Einzelabrufen abgerufen.
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Vertragslaufzeit
Vorgesehen ist grundsätzlich eine jährliche Wartung im Zeitraum Juli bis Dezember. Der Vertrag soll voraussichtlich zum 01.10.2026 beginnen und hat zunächst eine Laufzeit bis zum 30.09.2027 mit automatischer Verlängerungsoption bis zu einer maximalen Gesamtlaufzeit von vier Jahren.
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Ortsbesichtigung und Nebenangebote
Im weiteren Verlauf des Verfahrens ist während der Angebotsphase eine verpflichtende Teilnahme an einer Ortsbesichtigung vorgesehen. Nebenangebote - auch kaufmännische Nebenangebote - sind nicht zugelassen.
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Eignungskriterien und Bewertungsmatrix im Teilnahmewettbewerb
Für die Durchführung des Auftrags gelten die im Rahmen der Auftragsbekanntmachung bzw. des Teilnahmewettbewerbs festgelegten Eignungskriterien für beide Lose gleichermaßen. Die Eignung des Bieters ist nach Maßgabe der dort veröffentlichten Anforderungen (insbesondere fachliche Mindestanforderungen an das eingesetzte Personal, Qualifikation und Personenidentität des Vorarbeiters sowie Unternehmensreferenzen) nachzuweisen.
Zur Differenzierung der geeigneten Unternehmen und zur anschließenden Begrenzung der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen auf bis zu fünf Bewerber wird folgende Bewertungsmatrix angewendet. Die Gesamtpunktzahl ist anonym und objektiv auszuwerten.
# 1. Bewertung der Kriterien
1. Kriterium 2.1 - Mindestausbildung des Personals
- Alle vorgesehenen Mitarbeiter mit passender Ausbildung nach Ziffer 2.1 nachgewiesen: 10 Punkte
- Mindestens eine Person ohne passende Ausbildung oder nicht nachgewiesen: 0 Punkte
2. Kriterium 2.2 - Besondere Qualifikation des Vorarbeiters
- Besondere RLT-Qualifikation des Vorarbeiters (gemäß Ziffer 2.2) vollständig und aktuell nachgewiesen: 10 Punkte
- Qualifikation nicht oder nicht vollständig nachgewiesen: 0 Punkte
3. Kriterium 3.1 - Unternehmensreferenzen
- 3 vollständige, passende Referenzen mit vergleichbarem Leistungsumfang; vergleichbar ist insbesondere ein erfolgreich erfüllter, mindestens 4?jähriger Wartungsvertrag über die Wartung von RLT-Anlagen in einem Krankenhausumfeld mit Patientenkontakt innerhalb der letzten 5 Jahre: 15 Punkte
- 3 Referenzen, aber maximal eine nicht vollständig oder nicht passend: 10 Punkte
- Weniger als 2 geeignete Referenzen oder gravierende Unvollständigkeiten: 0 Punkte
# 2. Mindestanforderung (Eignungsschwelle)
Ein Bewerber ist als geeignet anzuerkennen, wenn er
- im Kriterium 2.1 (Mindestausbildung des Personals) mindestens 5 Punkte erzielt,
- im Kriterium 2.2 (Besondere Qualifikation des Vorarbeiters) 10 Punkte erreicht und
- insgesamt mindestens 25 Punkte erhält.
Erfüllt ein Bewerber diese Mindestanforderungen nicht, wird er vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
# 3. Begrenzung der Anzahl der zur Angebotsabgabe Aufgeforderten
Der Auftraggeber beabsichtigt, insgesamt fünf geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe einzuladen. Unter Berücksichtigung der Gesamtpunktzahl werden die geeigneten Unternehmen in eine Rangfolge gebracht.
Soweit mehr als fünf Unternehmen die gleiche Punktzahl und eine vollständige Gleichwertigkeit aufweisen, ist eine weitere sachliche Unterscheidung nach den Kriterien nicht möglich. In diesem Fall kann der Auftraggeber die Auswahl der letzten Plätze nach dem Zufallsprinzip vornehmen, sofern die gleiche Eignung aller betroffenen Bewerber dokumentiert ist.
# 4. Hinweis zum Zugang zur Angebotsphase
Die Auswahl während des Teilnahmewettbewerbs erfolgt ausschließlich anhand der Eignungsnachweise und der vorstehend beschriebenen Bewertungsmatrix. Der Auftraggeber lädt anschließend fünf geeignete Unternehmen für beide Lose zur Angebotsabgabe ein. Eine erneute Eignungsprüfung in der Angebotsphase erfolgt nicht; in der Angebotsphase werden ausschließlich die Angebote inhaltlich und preislich gewertet.