Verfahrensangaben

Der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen beabsichtigt, im Zuge des vorliegenden Verfahrens, eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer über Versorgung der Küchenstandorte im Zentrum für Wald und Holzwirtschaft mit Lebensmitteln abzuschließen.
Im Zentrum für Wald und Holzwirtschaft (ZWH) wird die Küche an den beiden nachstehenden Standorten wie folgt unterhalten:

- Am Standort "Alter Holzweg 93, 59755 Arnsberg" werden eine Tagungsstätte und ein Internat unterhalten. Die Einrichtung verfügt über 90 Betten. Die Gäste erhalten eine Teil- oder Vollverpflegung. Täglich werden bis zu 100 Mahlzeiten und mehr zubereitet. Für Gruppen, die im Wald geschult werden, werden die Mahlzeiten durch Mitarbeitende von Wald und Holz NRW vor Ort geliefert.
- Der Standort "Herbreme 2, 59821 Arnsberg" ist für den Wochenaufenthalt von zwei Gruppen bzw. Schulklassen sowie für Tagungen und Seminare ausgelegt. Die Einrichtung verfügt über 60 Betten. Die Gäste erhalten eine Teil- oder Vollverpflegung. Täglich werden bis zu 70 Mahlzeiten oder mehr zubereitet.

Gegenstand des zu vergebenen Auftrags ist, dass die Küche des ZWH an den benannten Standorten jeweils am Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag bis in die Lagerräume mit Lebensmitteln beliefert werden muss. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, nach Zusage der Leistungserbringung für den einzelnen Auftrag, die Lieferung der Waren am jeweiligen nächsten Liefertag zwischen 6:30 Uhr und 8:00 Uhr zu erbringen (Leistungszeitraum).

Der Abruf der Leistungen erfolgt durch den Auftraggeber durch die Beauftragung von Einzelaufträgen auf vertraglicher Basis der Rahmenvereinbarung spätestens einen Tag im Voraus bis 10:00 Uhr per E-Mail, telefonisch oder ggf. per Onlineshop des Auftragnehmers. Es wird gefordert, dass der Auftragnehmer die vom Auftraggeber nachgefragte Lieferung innerhalb einer Frist von sechs Stunden nach Eingang des Abrufes zusagt.

Die Vergabe der Leistung erfolgt auf Grundlage einer Rahmenvereinbarung mit einer Vertragspartei gem. § 21 Abs. 3 VgV.

Dem Auftraggeber ist es nicht möglich, bereits zum jetzigen Zeitpunkt sämtliche Einzelaufträge abschließend zu benennen. Dieser Leistungsbeschreibung ist jedoch eine Auflistung beigefügt, aus der ersichtlich wird, welche Artikel im Jahr 2025 abgerufen wurden. Diese Auflistung soll den Bietern ebenfalls als Kalkulationsgrundlage dienen. Sie ist Teil der Leistungsbeschreibung und mithin Auftragsgegenstand.

Um eine Vergleichbarkeit der Angebote gewährleisten zu können, müssen seitens des Bieters die 250 "TOP-Produkte" des vergangenen Jahres beboten werden. Bei den 250 "TOP-Produkten" handelt es sich um die Produkte, die im vergangenen Jahr den größten finanziellen Anteil am Gesamtauftrag hatten. Es ist wichtig zu beachten, dass seitens des Bieters alle angefragten Artikel oder vergleichbare Alternativen in der Zusammensetzung, Masse und Menge des gelisteten Produktes anzubieten sind. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, wird das Angebot ausgeschlossen.

Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass über die 250 "TOP-Produkte" hinaus alle weiteren Artikel der Auflistung "Lieferungen aus dem Jahr 2025" oder vergleichbare Alternativen in der Zusammensetzung, Masse und Menge des gelisteten Produktes ebenfalls bei Bedarf geliefert werden können.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Mindestabnahmemenge. Ein Zahlungsanspruch entsteht dementsprechend nur für erfüllte und abgenommene Ware.

Vom Auftragnehmer wird weiter erwartet, dass die abgerufenen Waren zuverlässig und schnell geliefert werden, dass eine persönliche und vertrauensvolle Betreuung durch kompetentes Personal selbstverständlich für ihn ist und dass er über regionale sowie überregionale Kompetenzen verfügt. Darüber hinaus wird ein verantwortungsvolles und nachhaltiges Handeln mit MSC, ASC und Bio zertifizierten Produkten erwartet.

Über die oben genannten Punkte hinaus ist die Verfügbarkeit eines Onlineshops, eines Rezept- und Speiseplanmanagers und einer Jahresrückvergütung wünschenswert. Verfügt der Bieter nicht über einen Onlineshop sowie einen Rezept- und Speiseplanmanager, muss mit Angebotsabgabe nachvollziehbar dargestellt werden, wie dem Auftraggeber eine Übersicht der Waren und Allergen- sowie Nährwertkennzeichen zur Verfügung gestellt werden.

Als Haupterfüllungsort gilt jeweils die Küche des Zentrums für Wald und Holzwirtschaft am nachfolgend aufgeführten Standort.

Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen

Bitte beachten Sie, dass keine postalischen Angebote, keine Angebote per E-Mail sowie auf sonstigem Wege außer über das Bietertool, bzw. webbasiert auf dem im VMP NRW zugelassen sind. Postalische Angebote, Angebote per E-Mail und Angebote über den Kommunikationsbereich dürfen nicht gewertet werden. Im Verlauf des Vergabeverfahrens sind Fragen ausschließlich über den Kommunikationsbereich im Vergabemarktplatz NRW an die Zentrale Vergabestelle von Wald und Holz NRW zu richten. Sämtliche Kommunikation im laufenden Verfahren erfolgt nur über dieses Medium. Bieter sind daher verpflichtet, sich regelmäßig Zugang zum Kommunikationsbereich zu verschaffen und ggf. vorliegende, neue Nachrichten zeitnah zur Kenntnis zu nehmen. Wir bitten davon abzusehen, die Vergabestelle auf anderem als oben beschriebenem Wege (z.B. telefonisch oder per E-Mail) zu kontaktieren. Ein Kontakt zwischen der Fach-, bzw. Bedarfsstelle und (potentiellen) Bietern ist im laufenden Verfahren unzulässig und kann zum Ausschluss Ihres Angebotes oder zur Aufhebung des Verfahrens führen. Hinweis Formulare: Einige Formulare sind noch in Microsoft eigenen Formaten (xls, doc, usw.) im Verfahren vorgegeben. Setzen Sie zur Bearbeitung / Ausfüllen dieser Formulare keine original Microsoft Software ein, kommt es auf Grund von Inkompatibilitäten immer wieder zu leeren, falsch oder unleserlich ausgefüllten Formularen, welche u. U. zur Nicht-Berücksichtigung Ihres Angebotes führen können. Wir empfehlen in diesen Fällen entweder, falls Ihr Betriebssystem dies zulässt, die ausfüllte Datei im PDF Format abzuspeichern oder einen freien PDF-Drucker für Ihr System zu verwenden und das ausgefüllte Formular als PDF-Datei zu drucken (und damit auch im PDF Format abzuspeichern). Eine gute Übersicht an freien PDF Druckern finden Sie unter www.pdf-drucker.org/Betriebssysteme . Bitte denken Sie daran, Ihre Formulare in beiden Fällen im Bietertool unter "eigene Dateien" wieder hochzuladen.

Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, werden nicht nachgefordert.
Bei Bedarf werden einzelne Preispositionen aufgeklärt oder nachgefordert, wenn eine Nachreichung weder den Gesamtpreis, bzw. die Wertungsreihenfolge, noch den Wettbewerb beeinflusst.

Ein Zahlungsanspruch entsteht nur für erfüllte und abgenommene Leistungen. Die Abnahme der Leistung erfolgt durch den Auftraggeber. Die Bezahlung wird nach Wahl des Auftraggebers innerhalb von 14 Tagen unter Abzug des vertraglich vereinbarten Skontos oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug geleistet. Hierzu wird im Besonderen auf die Vertragsbedingungen des Landes NRW (VB-NRW) verwiesen.

Der Auftragnehmer erbringt die Leistung(en) unter Einhaltung aller gesetzlichen, behördlichen, betrieblichen und tariflichen Bestimmungen und ist geeignet.

Bei dem Auftragnehmer liegen keine Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB vor .

Das Nicht-Erfüllen von Eignungskriterien führt zum Ausschluss des Angebotes. Im Übrigen finden die Regelungen der Allgemeinen und im Besonderen die Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen Anwendung.

Der Bieter muss in der Lage sein, die in der Leistungsbeschreibung formulierten Anforderungen und die Leistungserbringung in Gänze zu erfüllen. Zudem ist unter anderem das Formular 521 (Eigenerklärung Ausschlussgründe) durch den Bieter elektronisch einzureichen. Im Übrigen wird für weitere Angaben auf sämtliche Vergabeunterlagen verwiesen.