Verfahrensangaben

Das RZF NRW schreibt einen Rahmenvertrag über die Abholung, Beförderung und Zustellung
von Postsendungen im Sinne des § 3 Postgesetz (PostG) aus. Sollte eine Zustellung nicht
möglich sein, muss sichergestellt sein, dass die Rückübermittlung der Postsendungen an den
Absender erfolgt (Oberfinanzdirektion, Finanzministerium oder Finanzamt). Ziel der
Ausschreibung bzw. des Rahmenvertrags ist eine sichere, rechtskonforme, effektive,
ökonomische und ökologische Leistungserbringung durch den Auftragnehmer.
Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt am 4. Januar 2027 und umfasst einen Zeitraum von
zwei Jahren. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber die Option vor, den Rahmenvertrag
um maximal zwei weitere Jahre zu verlängern (vgl. § 5 des Rahmenvertrags).

Das RZF NRW schreibt einen Rahmenvertrag über die Abholung, Beförderung und Zustellung
von Postsendungen im Sinne des § 3 Postgesetz (PostG) aus. Sollte eine Zustellung nicht
möglich sein, muss sichergestellt sein, dass die Rückübermittlung der Postsendungen an den
Absender erfolgt (Oberfinanzdirektion, Finanzministerium oder Finanzamt). Ziel der
Ausschreibung bzw. des Rahmenvertrags ist eine sichere, rechtskonforme, effektive,
ökonomische und ökologische Leistungserbringung durch den Auftragnehmer.
Die Laufzeit des Rahmenvertrags beginnt am 4. Januar 2027 und umfasst einen Zeitraum von
zwei Jahren. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber die Option vor, den Rahmenvertrag
um maximal zwei weitere Jahre zu verlängern (vgl. § 5 des Rahmenvertrags).
Das voraussichtliche Aufkommen pro Jahr beläuft sich auf ca. 25 Mio. Briefsendungen. Ein
geringer Teil der Sendungen geht ins Ausland (ca. 1-2 %).
Durch Schwankungen im Tagesgeschäft kann es vorkommen, dass ein Sendungsaufkommen
an einzelnen Tagen von ca. 1 Mio. Sendungen erreicht wird.
Gegenstand des Auftrags ist die Abholung und Beförderung von Briefpostsendungen, ggf. inkl.
Zusatzleistungen, und deren Zustellung an den Empfänger. Die Sendungen werden vom Auf
traggeber frankiert und kuvertiert bereitgestellt (DV-Frankierung mit POSY-Outputfactory), je
Produkt aufbereitet, nach Leitregionen sortiert und in gelabelten Transportbehältern
(Infoträgern) übergeben. Etwaige Kosten für eine Anpassung der aktuellen Software - z.B. mit
Blick auf die Sortierungskriterien der Sendungen des Auftragnehmers - trägt dieser selbst. Die
Kosten für die Lizenzen trägt der Auftraggeber.

Eine absolute Sendungs- bzw. Transportmenge sichert die Auftraggeberseite nicht zu. Die in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen enthaltenen Zahlen einschließlich der geschätzten Gesamtsendungsmengen für den Leistungszeitraum sind weder Bestand-teil noch Geschäftsgrundlage dieses Vertrags. Ein Anspruch auf ein verpflichtendes Auftragsvolumen besteht nicht. Für entgangenen Gewinn, Produktionsausfall, Ausfall von Nutzungs-entgelten, Finanzierungskosten, Betriebsunterbrechungen und sonstige Belastungen des Auftragnehmers durch niedrigere Zahlen besteht kein Ersatzanspruch des Auftragnehmers.

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der Bieter und Bewerber schützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (RZF NRW).

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen beim RZF NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB).
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, und gegen solche, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem RZF NRW gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das RZF NRW dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, besteht die Möglichkeit, innerhalb von fünfzehn Kalendertagen einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

1) Sämtliche Vergabeunterlagen stehen kostenlos auf der Vergabeplattform zum Download zur Verfügung (Link siehe EU-Bekanntmachung Abschnitt "5.1.11. Auftragsunterlagen"). Die Unterlagen sind ausschließlich digital über die Vergabeplattform (Vergabemarktplatz NRW) fristgerecht einzureichen. Angebote, die verspätet eingehen, können nicht berücksichtigt werden. Ebenso wird die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW unter www.evergabe.nrw.de durchgeführt.
2) Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Bekanntmachungstexten ist allein der im EU-Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich.
3) Fragen werden ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabe.nrw.de beantwortet. Mündliche/ Telefonische Anfragen oder Anfragen per Post oder E-Mail können aus Gründen der Dokumentationspflicht und der Gleichbehandlung nicht beantwortet werden. Sofern die Antworten auf Bieterfragen für alle Bieter von Interesse sein können, werden sie in anonymisierter Form allen zur Verfügung gestellt.
4) Bei diesem Verfahren handelt es sich um ein vollständig elektronisches Verfahren. Bitte verwenden Sie für den Upload Ihrer Unterlagen ausschließlich den eingerichteten Submissionskanal der Vergabeplattform. Die Unterlagen dürfen ohne Aufforderung von der Vergabestelle (z. B bei einer Nachforderung) in keinem Falle per Mail oder über die Bieterkommunikation zugesendet werden, da diese dann nicht ordnungsgemäß submittiert werden können. Bei Verstößen gegen den vorgeschriebenen Weg der Einreichung der Unterlagen, führt dies zum sofortigen formalen Ausschluss.
5) Bietergemeinschaften sind zugelassen. Bietergemeinschaften finden nur Berücksichtigung, wenn das entsprechende Formular E.7 mit dem Angebot eingereicht wurde.

Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Werden fehlende Unterlagen nachgefordert und nicht innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist eingereicht, führt dies zu einem Ausschluss des Angebots.

Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen des § 56 Abs. 2, 3 VgV.

Die Berechnung erfolgt entsprechend dem realen Beförderungsaufkommen. Der Nachweis des tatsächlichen Beförderungsaufkommens obliegt dem Auftragnehmer. Die Abrechnung der Postdienstleistungen erfolgt jeweils bis spätestens zum 15. des Folgemonats für die Leistungen des gesamten vorausgegangenen Kalendermonats durch Vorlage einer nachprüfbaren Rechnung. Die Rechnungsstellung ist unaufgefordert an
folgende Stelle zu richten:
Per Post an das Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW, Dezentrale Scanstelle
LBV NRW, 40340 Düsseldorf oder per E-Mail im PDF-Format an Poststelle
5011@fv.nrw.de
Oder als eRechnung (X-Format) an eingang@erechnung.nrw (Leitweg-ID 05111
12012-98). Bei Verwendung einer eRechnung ist die RZF-Vertragsnummer im Feld
BT-12 Vertragsnummer oder BT-13 Bestellnummer anzugeben.
(Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang einer prüffähigen Rechnung
beim jeweiligen Rechnungsempfänger ohne Abzug.

Der Auftraggeber überprüft auf der zweiten Bewertungsstufe die Eignung, genauer gesagt
die Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Bieter.
Die Eignungsprüfung wird auf Basis der mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen
aus Teil E vorgenommen. Bei den Bietern wird ein Mindestumsatz von 27.450.000 EUR
jährlich vorausgesetzt.
Die vorzulegenden Nachweise müssen den aktuellen Gegebenheiten und Verhältnissen
zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe entsprechen.
Für den Fall, dass Zweifel an den Eigenerklärungen der Bieter bestehen, behält sich die Vergabestelle insoweit vor, von dem Bieter amtliche/behördliche Bestätigungen durch die
zuständigen Stellen zu fordern.