Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

es ist eine Bieterfrage eingegangen, nach deren Prüfung die Änderung der Vergabeunterlagen und eine Verlängerung der Angebotsfrist erforderlich ist.

Die Frage lautet:

"Bei der Prüfung der Leistungsbeschreibung, insbesondere der Anforderung eines integrierten ePrivacy-Displays, hat sich ergeben, dass aktuell definitiv kein marktverfügbares Serienmodell (Topseller) von Lenovo existiert, das diese Spezifikation erfüllt.

Laut Rücksprache mit dem Hersteller sind entsprechende Geräte zwar grundsätzlich als CTO konfigurierbar und lieferbar, jedoch nicht innerhalb der in der Ausschreibung genannten Fristen (100 Geräte in 3 Wochen, weitere 200 innerhalb von 4 Wochen). Selbst mit bevorzugter Produktions- und Logistikabwicklung sind diese Zeitvorgaben aus Sicht des Herstellers nicht realistisch erfüllbar, dies wurde uns nun von mittlerweile vier Stellen des Herstellers mitgeteilt.

Aus unserer Sicht ist die Kombination aus Spezifikation und Lieferfrist somit für keinen Anbieter faktisch erfüllbar, da es derzeit kein entsprechendes Lagergerät mit integriertem ePrivacy-Display gibt.

Wir möchten daher höflich anregen, dass die Vergabestelle in Abstimmung mit dem Hersteller nochmals validiert,
- ob diese technische Anforderung (integriertes ePrivacy-Display) in dieser Form zwingend beizubehalten ist,
- und ob die in den Vergabeunterlagen definierten Lieferfristen ggf. angepasst werden können, um eine reale technische Umsetzung zu ermöglichen.

Falls aus dieser Prüfung Anpassungen resultieren sollten, bitten wir zudem zu prüfen, ob in diesem Zuge auch die Angebotsabgabefrist entsprechend verlängert werden kann, um eine belastbare Kalkulation und technische Klärung sicherzustellen."


ANTWORT:
Nach Rücksprache mit dem Hersteller Lenovo ist es zutreffend, dass die bisherigen Vorgaben in der Leistungsbeschreibung in Bezug auf die Lieferfristen nicht erfüllbar sind.

Ziffer II.2. der Leistungsbeschreibung wird deshalb dahingehend geändert, dass auf eine Teillieferung nach 3 Wochen verzichtet wird und die Frist zur Lieferung von 300 Notebooks spätestens fünf Wochen nach Zuschlagserteilung erfolgen muss.
Der 1. Absatz des Abschnitts II.2 der Leistungsbeschreibung wurde entsprechend überarbeitet. Die geänderte Leistungsbeschreibung finden Sie im Anhang zu dieser Nachricht sowie in der Änderungsmitteilung, die kurzfristig auf den Weg gebracht wird.

Im Hinblick auf die vorgenommenen Änderungen wird die Angebotsfrist verlängert bis zum 5. August 2025, 9:00 Uhr.

Die Bieter, die bereits ein Angebot abgegeben haben, werden gebeten zu prüfen, ob dieses zurückgezogen und ein neues Angebot abgegeben werden soll. Das wäre ohne Weiteres möglich.


Mit bestem Dank für Ihr Verständnis und freundlichen Grüßen
Im Auftrag

Marie-Christin Walker
Zentrale Vergabestelle

Ministerium für Wirtschaft,
Industrie, Klimaschutz und Energie
des Landes Nordrhein-Westfalen

Dateianhänge:

Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ein für das Vergabeverfahren registriertes Unternehmen hat uns eine Rückfrage übermittelt, die ich nachfolgend beantworte.

Frage:
In den Ausschreibungsunterlagen ist gefordert:
"Die Lieferung von 100 Notebooks muss spätestens drei und die Lieferung der restlichen 200 Notebooks spätestens vier Wochen nach Zuschlagserteilung erfolgen."
Leider konnten wir kein aktuelles Lenovo Topseller-Modell identifizieren, das sämtliche in der Leistungsbeschreibung geforderten Mindestanforderungen erfüllt. Daher müsste zwingend auf eine CTO-Konfiguration (Configure-to-Order) ausgewichen werden.
Für diese Konfigurationen gibt der Hersteller Lenovo - vorbehaltlich der Teileverfügbarkeit - eine Lieferzeit von 4-6 Wochen bei Luftfracht an. Eine Verkürzung dieser Frist ist seitens des Herstellers leider nicht möglich.
Wir bitten daher um folgende Klärung:
- Wäre eine Anpassung der Leistungsbeschreibung auf ein verfügbares Topseller-Modell zulässig, das möglichst viele Anforderungen erfüllt?
- Alternativ: Ist eine Anpassung der Lieferfrist zulässig, um den Einsatz einer CTO-Konfiguration zu ermöglichen?

Antwort:
Die beschriebenen Mindestanforderungen an die Notebooks sind zwingend zu erfüllen. Die vorgegebenen Lieferfristen sind einzuhalten.


Freundliche Grüße
im Auftrag

Benjamin Hoffmann
Zentrale Vergabestelle

Ministerium für Wirtschaft,
Industrie, Klimaschutz und Energie
des Landes Nordrhein-Westfalen

Dateianhänge: