Gegenstand des Auftrages sind die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung mehrerer Aktionstage in NRW mit dem Ziel, die Beratung und Informationsbereitstellung zum Einsatz von Wärmepumpen in Ein- und Zweifamilienhäusern zu verbessern, sowie Falschinformationen vorzubeugen. Dabei sollen lokale Akteure und Umsetzungspartner, wie vor Ort ansässige Sanitär-, Heizungs- und Klimabetriebe (SHK-Betriebe), eingebunden werden und eine aktive Rolle bei den jeweiligen Veranstaltungen einnehmen.

Mit einem abwechslungsreichen und informativen Programm sollen möglichst viele Bürgerinnen und Bürger sowie Fachleute (z. B. Handwerk und Kommunen) in Präsenz erreicht werden. Die Formate und Inhalte der Aktionstage sind zielgruppengerecht aufzubereiten und an den praktischen Fragen zu orientieren, die für die Entscheidung und beim Einbau einer Wärmepumpe notwendig sind. Dabei fokussieren sich die Inhalte eng an den Präferenzen und Bedürfnissen der Region und der wesentlichen Zielgruppe der investitionsinteressierten Bürgerinnen und Bürger.

Der Auftragnehmer übernimmt die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Aktionstage. Es sollen insgesamt 16 Aktionstage jeweils an Werktagen im Jahr 2026 durchgeführt werden. Der Auftragnehmer ist zudem verantwortlich für die Bewerbung der Veranstaltungen, um einen Teilnehmerkreis von jeweils insgesamt circa 300 Personen pro Aktionstag zu erreichen. Es sind je Regierungsbezirk drei Veranstaltungen in drei unterschiedlichen Kreisen bzw. kreisfreien Städten vorzusehen. Im Regierungsbezirk Köln werden abweichend vier Veranstaltungen in vier unterschiedlichen Kreisen bzw. kreisfreien Städten geplant. Es sollen insgesamt mindestens 8 der 16 Veranstaltungen und jeweils mindestens ein Aktionstag je Regierungsbezirk an einem Samstag stattfinden. Insgesamt ist es wichtig, die konkrete Zielgruppe der Ein- und Zweifamilienhausbesitzer und deren räumliche und zeitliche Verfügbarkeit zu berücksichtigen. Die ersten acht Veranstaltungen sollen in den Kalenderwochen 19-26 in 2026 stattfinden, die zweiten acht Veranstaltungen in den Kalender-wochen 36-43 in 2026. Es ist auf eine gleichmäßige Verteilung der ausgewählten Kreise bzw. kreisfreien Städten über die Landesfläche von NRW zu achten, um eine ausgewogene Auswahl und Repräsentanz unterschiedlicher Siedlungsformen zu erreichen. Die detaillierte Terminabstimmung findet in Zusammenarbeit mit den vor Ort zuständigen Handwerksinnungen und dem Auftraggeber statt. Dabei wird der Auftragnehmer bei der Kontaktaufnahme zu den Innungen durch den Auftraggeber kommunikativ unterstützt.

Der Auftragnehmer hat in seinem Angebot eine Projektleitung, eine Vertretung der Projektleitung sowie das Umsetzungsteam zu benennen. Das für den Auftrag eingesetzte Personal muss zu den üblichen Bürozeiten (9:00 bis 16:00 Uhr) per Telefon und E-Mail erreichbar sein. Für die Abstimmungen zwischen Auftragnehmer und Auf-traggeber sind vorrangig Telefon- und Videokonferenzen zu nutzen.

Die gestalterischen Leistungen umfassen die Kreation und den Satz von digitalen und analogen News Items, wie Save-the-dates, Einladungen oder Remindern. Daneben ist die Kreation eines Key-Visuals als zentrales Veranstaltungsbild für das digitale Veranstaltungsmanagement, die Entwicklung von Layouts für Druckpositionen, wie Programmen, Veranstaltungsflyern, Plakaten, oder z. B. auch die Gestaltung und der Satz von Präsentationen eingeschlossen. Diese sind angelehnt an das Corporate Design der NRW-Landesregierung zu erstellen, welches vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird

Weitere Informationen, insbesondere zu den genauen Inhalten der zu erbringenden Leistung, sind den Vergabeunterlagen, im Besonderen der Leistungsbeschreibung zu entnehmen..

Es sind insgesamt 16 Veranstaltungen in Nordrhein-Westfalen durchzuführen. Dabei sind je Regierungsbezirk drei Veranstaltungen in drei unterschiedlichen Kreisen bzw. kreisfreien Städten vorzusehen. Im Regierungsbezirk Köln werden abweichend vier Veranstaltungen in vier unterschiedlichen Kreisen bzw. kreisfreien Städten geplant

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim MWIKE NRW zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der in den Angebotsunterlagen genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem MWIKE NRW geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB). Teilt das MWIKE NRW dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das MWIKE NRW geschlossen werden; bei Übertragung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das MWIKE NRW.

Die Kommunikation im Vergabeverfahren findet ausschließlich über den Vergabemarktplatz des Landes NRW statt.

Im Fall fehlender Erklärungen oder Nachweise behält sich der Auftraggeber vor, diese mit einer Frist zur Vorlage innerhalb von 48 Stunden nachzufordern.

§ 5 des Vertragsentwurfs

Siehe Abschnitt V. der Leistungsbeschreibung