Verfahrensangaben

Hauptgegenstand dieses Projektes ist die Entwicklung eines softwarebasierten Informationssystems zur Datenhaltung von Studiengangsdaten. Zur Behebung verschiedenster Problembereiche und um auch in Zukunft eine komplikationsfreie Bearbeitung der Aufgaben sicherzustellen, müssen moderne Strukturen geschaffen werden.
Die Studiengangsdatenbank beinhaltet die in Nordrhein-Westfalen gegenwärtig und historisch angebotenen Studiengänge sowie zahlreiche weitere Informationen zu diesen. Pro Studiengang werden circa derzeit 45 Merkmale erfasst, welche von organisatorischen Aspekten bis zu der fachlichen Ausrichtung des Studiengangs reichen.

1. Technische Entwicklung eines softwarebasierten Datenbanksystems zur Datenhaltung von studiengangsbezogenen Daten
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
a. Aufbau einer geeigneten Infrastruktur
b. Entwicklung einer den funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen des Auftraggebers entsprechenden Software unter einer gängigen OpenSource-Lizenz und unter Verwendung von OpenSource-Fremdbibliotheken (an dieser Stelle wird auf das anliegende Lastenheft verwiesen)
c. Sicherheitskonfigurationen
d. Installation von Basismodulen
e. Durchführung umfangreicher Tests (Testumgebung) und Problemidentifikation (+ Abnahmetests durch Auftraggeber)
f. Technische Moderation und Durchführung des Rollouts in den Regelbetrieb
g. Aufbau eines barrierearmen Systems
h. Dokumentation sämtlicher theoretischer und anwendungsbezogener Schritte

2. Implementierung relevanter Funktionen und Anforderungen (auch hier wird explizit auf das Lastenheft verwiesen)
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
a. Weiterentwicklung der Basissoftware und ggf. Programmierung notwendiger Zusatzfunktionen
b. Einrichtung von Schnittstellen für externe Akteure außerhalb des Landesverwaltungsnetzes (Zugriffsfunktionen)
c. Einrichtung automatischer Benachrichtigungsmechanismen für externe Akteure
d. Beachtung der Datensicherheit

3. Methodische Entwicklung eines neuen, effizienteren Datenmodells sowie Datenmigration
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
a. In enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber erfolgt eine Evaluierung des bestehenden Datenmodells
b. Entwicklung eines neuen, effizienteren Datenmodells
c. Ggf. Workshops und Austauschtermine
d. Datenmigration der Altdaten und Integration in das neue System

4. Hosting und Betrieb des webbasierten Systems
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
a. Bereitstellung von ausreichenden und leistungsstarken Serverkapazitäten
b. Betrieb via Webserver
c. Benötigt werden: Datenbank-, Applikations-, Web- und Testserver
d. Der Betrieb der Datenbank ist rund um die Uhr notwendig (24-Stunden-Betrieb).
e. Einhaltung und Wahrung der auf der Basis der Schutzbedarfsfeststellung identifizierten Sicherheitsstandards

5. Technischer und inhaltlicher Support
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
a. Technischer Support für den Auftraggeber im laufenden Betrieb bei
Anpassungen/Änderungen am Datenmodell und einzelnen Merkmalen/ Merkmalsausprägungen (First-Level-Support).
b. Bereitstellung eines dauerhaften Ansprechpartners/einer Ansprechpartnerin (Telefon & Mail; Werktags 8 Uhr - 16 Uhr) für den Auftraggeber zur Beratung bei technischen und inhaltlichen Fragen. Eine klassische Hotline für Nutzende seitens der Hochschulen und IT.NRW ist nicht vorgesehen, es wird eine Ansprechperson für die wenigen Anwender/Anwenderinnen des Auftraggebers (MKW) benötigt.
c. Eine Rückmeldung an Werktagen (Reaktionszeit) soll bei betriebsverhindernden Mängeln und längeren Ausfallzeiten des Systems innerhalb von 24 Stunden erfolgen. Bei betriebsbehindernden und kleinen Män-geln soll die Reaktionszeit an Werktagen bei 48 Stunden liegen.
d. Schulung der Nutzer beim Auftraggeber (ca. 5 Personen)

6. Pflege und Wartung
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen
a. Pflege der Datenbank und der darin enthaltenen Informationen
b. Wartung und Pflege der eingesetzten Software.
c. Regelmäßige Wartung des Systems. Die Wartung ist hierbei nicht an Servicezeiten gebunden.
d. Regelmäßige Systemupdates. Die Updates sind hierbei nicht an Servicezeiten gebunden.
e. Etablierung eines systematischen Wartungsprozesses.

7. Optional: Weiterentwicklung/Ausbau des Systems
Im Einzelnen sind folgende Leistungen zu erbringen:
Seitens des Auftraggebers wird angestrebt, das entwickelte System in mehreren Ausbaustufen auch für weitere Sachgebiete und Aufgaben des Referates (insbesondere Kapazitätsermittlung) weiterzuentwickeln. Geregelt wird dies über die Ausweitungsoption.

Gem. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Antrag auf Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt;

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen:
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen, Frau Graf, Referat Z.24, 40190 Düsseldorf, E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de

II. Informationen und Kommunikation:
Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften. Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum: 20.02.2026 Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 25.02.2026 zur Kenntnis gegeben. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, Nachfragen zu diesen Fragen und Antworten bis spätestens 02.03.2026 über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu stellen. Alle Nachfragen und Antworten werden wiederum bis zum 06.03.2026 in anonymisierter Form über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW allen Interessierten zur Kenntnis gegeben.

Die Unterlagen werden nachgefordert, solange vergaberechtlich zulässig.

Einzureichende Unterlagen:

* Mit dem Angebot
** Mittels Eigenerklärung:
- Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung - EU -: Formular 531 EU
- Eigenerklärung Ausschlussgründe - EU -: Formular 521 EU
- Erklärung Eignungsleihe - EU -: Formular 534a EU
- Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe - EU -: Formular 533a EU
- Konzept: Der Bieter/die Bieterin stellt in einem Ausführungskonzept prägnant und aussagekräftig dar, auf welche Weise er/sie beabsichtigt, die Leistungen zu erbringen. Dabei legt er/sie auch die Vorgehensweise, den vorgesehenen Personaleinsatz, inklusive einer finanziellen Kalkulation des geplanten Personaleinsatzes, sowie die Arbeitsaufteilung zwischen den Mitarbeitern und Mit-arbeiterinnen für jeden Arbeitsschritt dar und wie die Daten gegen Verluste gesichert werden (maximal 4 DIN A 4 Seiten).

Der Bieter/die Bieterin legt in diesem Ausführungskonzept auch dar, wie das Datenbanksystem technisch und inhaltlich entwickelt und weiterentwickelt werden soll. Die Er