Im Rahmen eines Bieterwettbewerbs sucht die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU) einen Dienstleister im Bereich Event-Agentur/Veranstaltungsmanagement für die beiden Veran-staltungen "Nacht der Wissenschaft" (NdW) in den Jahren 2026 und 2028.

Die wesentlichen Aufgaben für den ausgewählten Dienstleister sind nachfolgend aufgelistet. Die Anlage "Verantwortlichkeiten" zeigt eine detaillierte Übersicht der zu erbringenden Leistungen.

1.1.1. Unter Einhaltung aller aktuell baulicher Gegebenheiten und der zu beachtenden Auflagen des Ordnungsamts (z.B. Anfahrtswege, Feuerwehrbewegungszonen, etc.): Planung und Nut-zungskonzept eines Aktionszeltes mit einer möglichst großen Nutzfläche auf dem Schadowplatz. Gewünscht wird ein möglichst wertiger Auftritt (z. B. großzügige Bauhöhe, Bodenbe-lag/Teppichböden, möglichst "transparente" Seitenverkleidung, atmosphärische Licht-Illumination, etc.). Das Zelt sollte innen ein möglichst großzügiges Raumgefühl vermitteln - keine Aneinanderreihung von kleinen Pagoden- oder Faltzelten.

Planung und Nutzungskonzept für die vorgegebenen Flächen im Haus der Universität.

1.1.2. Einholung aller erforderlichen Genehmigungen für die Erstellung und den Betrieb des Ak-tionszeltes (z.B. Ordnungsamt, Bauordnungsamt, Feuerwehr, etc.).

1.1.3 Detailplanung zur Realisierung und des Betriebs des Aktionszeltes einschließlich der not-wendigen Infrastruktur (z. B. Nivellierung des Bodens für das Zelt, Energieversorgung, barriere-freies WC auf dem Schadowplatz, WLAN, Müllentsorgung, ggf. Wasser/Abwasser). Absprachen und Koordination mit beteiligten Dienstleistern und ausführenden Stellen der Stadt Düsseldorf.

1.1.4. Erstellung und Umsetzung des Sicherheitskonzeptes: Definition und Ausschilderung der Flucht- und Rettungswege. Planung von Ordnungs- und Sicherheitsdienst. Vorbereitung realisti-scher Krisenszenarien. Vorschläge für die Besucherführung.

Hinweis: Der Punkt Sicherheitskonzept beinhaltet sowohl das Aktionszelt auf dem Schadowplatz als auch das Haus der Universität, welches zu jedem Zeitpunkt nur eine festgelegte Zahl an Personen in unterschiedlichen Gebäudebereichen fassen darf (Gesamtanzahl: 340 Besucher im Haus der Universität; davon 40 im Ein-gangsfoyer und 150 im Vortragssaal/UG; jeweils 50 auf den Etagen 1 bis 3).

1.1.6. Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung des Veranstaltungsprogramms: Mitwir-kung bei der operativen Ausgestaltung der Programmpunkte und Themenwelten (=> Inhaltlich werden die Programmpunkte von den teilnehmenden Organisationen vorgeschlagen).

1.1.7. Mitwirkung bei der räumlichen Platzierung der Programmpunkte auf dem Schadowplatz und im Haus der Universität. Vorschläge und Detailmaßnahmenplanung zur Besucherführung und deren Umsetzung.

1.1.8. Empfehlung eines Messebau-Systems inkl. Möbelausstattung für die Aktionen auf dem Schadowplatz und im Haus der Universität. Empfehlung zum Einsatz bzw. zur Anforderung un-terschiedlicher Standgrößen.

1.1.9. Auf Basis verbindlicher Texte der jeweiligen Aussteller: Grafische Umsetzung der Rück-wände und Standbeschriftungen sowie deren Produktion. Abstimmung der Grafikleistungen mit Aussteller und/oder Veranstalter.

1.1.10. Empfehlung zum Umgang mit begleitender (Aussteller-)Gastronomie ("Minimal-Angebot") sowie zu dem Wunsch nach einem geschlossenen Bereich für Gäste der veranstaltenden Wis-senschaftsorganisationen ("VIP-Lounge"; ca. 100 Personen im Zeitraum 17:00 Uhr bis 21:00 Uhr).

1.1.11 Logistische Unterstützung für Anlieferungen der teilnehmenden Organisationen (Empfeh-lung für Transportdienste und zeitliche Planung der An- und Ablieferungen).

1.2 Leistungen im Rahmen Veranstaltungsdurchführung
1.2.1. Steuerung des Auf- und Abbaus der Aktionsflächen auf dem Schadowplatz sowie im Haus der Universität.

1.2.2. Operative Leitung und Steuerung der Veranstaltung vor Ort.

1.2.3. In Abstimmung mit den einzelnen Ausstellern: Auf- und Abbau der Stände sowie der er-forderlichen "Aktionsflächen" (Stellwände etc.) für die jeweiligen Programmpunkte.

1.2.4. Betreuung der Aussteller bzw. der teilnehmenden Wissenschaftlerinnen und Wissen-schaftler (speziell Ansprechpartner in der Auf- und Abbauphase).

1.2.5. Aufbauend auf das Sicherheitskonzept: Einsetzen, Steuerung und Dokumentation des Ordnungsdienstes für den Bereich des Schadowplatzes sowie für den Zutritt in das Haus der Universität.

Hinweis: die Stellung und die Honorierung eines notwendigen Security-Dienstleisters erfolgt durch den Auftraggeber und ist somit nicht Gegen-stand dieser Ausschreibung.

1.2.6. Ordnungsgemäße Übergabe aller genutzten Flächen im Anschluss an die Veranstaltung an die jeweiligen Betreiber (Stadt Düsseldorf und Haus der Universität).

1.3.1. Abschlussbericht mit Kerndaten und Bildern zur Projektdokumentation (einfache Qualität, kein Profifotograf erforderlich).

1.3.2. Abrechnungen und Kostendokumentation

1.3.3. Projekt-Abschlussgespräch

Die Veranstaltungen "Nacht der Wissenschaft" finden auf dem gesamten Schadowplatz sowie im "Haus der Universität" statt.

siehe LV

Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) § 160 Einleitung, Antrag

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1.
der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.
mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

keine