Verfahrensangaben

Die Digitale Hochschule NRW (DH.NRW) ist eine Kooperationsgemeinschaft von 41 Hochschulen und des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen zur Etablierung einer abgestimmten Serviceinfrastruktur für die digitale Transformation der Hochschulen in NRW. Diese Hochschulen sind bestrebt, höchste Standards in Lehre und Forschung zu erreichen und benötigen daher eine robuste und flexible Lösung zur Verwaltung ihrer Governance-, Risk- und Compliance-Anforderungen. Um dieses Ziel zu
erreichen, möchte die Technische Universität Dortmund (TU Dortmund) eine Landeslizenz
für ein Governance, Risk und Compliance (GRC)-Tool, einschließlich eines Onboardings,
für voraussichtlich 34 Hochschulen der Kooperationsgemeinschaft der DH.NRW
beschaffen.
Die beteiligten Hochschulen benötigen eine umfassende Lösung, die verschiedene Aspekte
der Informationssicherheit, des Business Continuity Managements (BCM), des Datenschutzes und des Risikomanagements abdeckt. Ein GRC-Tool ist eine Softwarelösung, die Organisationen unterstützt, ihre Governance-, Risiko- und Compliance-Prozesse digital zu verwalten und zu überwachen. Das Tool ist entscheidend für die effiziente Dokumentation und Überwachung dieser Bereiche, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien sicherzustellen. Die beteiligten Hochschulen werden das GRC-Tool einsetzen, um ihre Informationssicherheits-, BCM-, Datenschutz- und Risikomanagementprozesse zu optimieren. Darüber hinaus wird es die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen erleichtern und die Effizienz durch automatisierte Workflows und Berichte steigern.

Zentrale Elemente des Verfahrens: Die Technische Universität Dortmund (TU Dortmund) vergibt den Auftrag im Wege eines
Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert die TU Dortmund interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen.
Für den Teilnahmeantrag sind allein die Anforderungen dieser Bekanntmachung
maßgeblich.
Anhand des eingereichten Teilnahmeantrags prüft die TU Dortmund die Eignung der Bewerber für den Auftrag anhand der gemäß der Bekanntmachung einzureichenden Unterlagen. Im zweiten Schritt fordert die TU Dortmund die nach Maßgabe der Bekanntmachung ausgewählten
Bewerber auf, ein verbindliches Erstangebot einzureichen. Mit der Aufforderung zur
Angebotsabgabe wird die TU Dortmund die Bieter zur Abgabe von Optimierungsvorschlägen zu den Leistungsanforderungen und zum Vertrag auffordern. Sollte sich dies als zweckmäßig
erweisen, verhandelt die TU Dortmund mit den Bietern über die eingereichten Vorschläge.
Die TU Dortmund behält sich ausdrücklich vor, nicht in Verhandlungen einzutreten und
gemäß § 17 Abs. 11 VgV auf die Erstangebote zuzuschlagen.

Gegenstand des Auftrags ist die Bereitstellung und Lizenzierung eines GRC-Tools für
voraussichtlich 34 Hochschulen der Kooperationsgemeinschaft DH.NRW, das durch den Auftragnehmer als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung gestellt wird. Darüber
hinaus muss der Auftragnehmer die dazugehörigen Hosting-, Wartungs-, Service- und Schulungsleistungen erbringen. Die Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre. Der Vertrag verlängert sich auf Abruf des Auftraggebers um weitere 4 Jahre. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 8 Jahre. Ein GRC-Tool ist eine Softwarelösung, die Organisationen unterstützt, ihre Governance-, Risiko- und Compliance-Prozesse digital zu verwalten und zu überwachen.
Das GRC-Tool muss helfen, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu mitigieren
sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und technischer Standards wie ISO
27001 und BSI IT-Grundschutz zu gewährleisten. Das GRC-Tool muss folgende Module enthalten:
- IT-Sicherheitsmanagement (ISMS)
- Datenschutzmanagement (DSMS)
- Risikomanagement
- Betriebliches Kontinuitätsmanagement (BMC). Das GRC-Tool muss den beteiligten
Hochschulen ermöglichen, interne Richtlinien zu implementieren. Die beteiligten Hochschulen
müssen über das GRC-Tool miteinander kommunizieren können. Zu Beginn der Vertragslaufzeit gibt es ein Onboarding der Hochschulen. Der Auftragnehmer muss Schulungspläne für die Gruppe der Nutzenden an den Hochschulen erstellen. Diese sind insbesondere die Informationssicherheitsbeauftragten/Chief Information Security Officer, Business-
Continuity-Beauftragten,
Datenschutzkoordinator:innen, sowie deren Stellvertretende und Mitarbeitende. Die
TU Dortmund verfügt für sämtliche Leistungen gemäß der Leistungsbeschreibung für
die Vertragslaufzeit von 4 Jahren (ohne Verlängerung) insgesamt über ein Budget in Höhe von maximal EUR 1,6 Mio. (netto). Die TU Dortmund behält sich vor, Angebote, die
diesen Kostenrahmen überschreiten, vom Vergabeverfahren auszuschließen sowie das
Verfahren aufzuheben, sollten ausschließlich Angebote oberhalb des jeweiligen Kostenrahmens eingehen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Vertragsentwurf mitsamt Anlagen (Anlage 2 zur AzA) und der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 zum Vertrag, Anlage 2 zur AzA).

1. Bewerber werden gebeten, Rückfragen zum
Teilnahmeantrag ausschließlich über das Vergabeportal einzureichen. Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern findet ausschließlich über das
Vergabeportal statt. Der Auftraggeber wird alle Fragen und Antworten über das Vergabeportal anonymisiert zur Verfügung stellen. Bewerbungen für Teilleistungen sind nicht möglich. Fragen können bis 7 Kalendertage vor Ablauf der Teilnahmefrist gestellt werden.
2. Ausreichend ist die Abgabe des Teilnahmeantrages in Textform (§ 126b BGB) über das Vergabeportal. Nähere Informationen stehen auf der Startseite des Vergabeportals zur Verfügung.
Zur Formwahrung muss die Teilnahmeerklärung die Firma des Bewerbers/ des bevollmächtigten
Bewerbergemeinschaftsmitglieds ausweisen. Eine Unterschrift oder Signatur ist nicht
erforderlich. Bewerber werden gebeten, im Teilnahmeantrag einen Ansprechpartner mit
Namen, Adresse, E-Mail, Telefon- und Faxnummer zu benennen.
3. Mehrfachbewerbungen als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften (BG) sind
unzulässig. Soweit mehrere Unternehmen im Rahmen der Vergabe miteinander
kooperieren (z. B. über ein gemeinsames Tochterunternehmen, als Nachunternehmer oder im Rahmen einer BG), behält sich der Auftraggeber vor, Nachweise dafür zu fordern, dass die Kooperation als Ganzes sowie die Teilnahme der einzelnen Unternehmen an der
Kooperation zulässig ist, insbesondere keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen wurde. Für jeden Teilnehmer der Kooperation wäre dann zu begründen, inwieweit sein Entschluss zur Teilnahme an der Kooperation eine im Rahmen von zweckmäßigen und kaufmännisch vernünftigen Handelns liegende Entscheidung ist, z. B. weil der jeweilige Teilnehmer zur Zeit der Bildung der Kooperation überhaupt nicht oder jedenfalls zu dieser Zeit nicht über die erforderliche Kapazität zur Durchführung des hier ausgeschriebenen Auftrages verfügt oder aus anderen Gründen erst die Kooperation den jeweiligen Teilnehmer in die Lage versetzt, ein erfolgsversprechendes Angebot abzugeben.
4. Die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften (BG) ist nur bis zur Abgabe des Teilnahmeantrages möglich. Die Angaben zur Zusammensetzung der BG sind grundsätzlich bindend. Bewerber,
die sich mit anderen Unternehmen zu Bewerber-/Bietergemeinschaften
zusammenschließen und als solche einen Teilnahmeantrag einreichen, sind für die Dauer des Verfahrens daran gebunden. Ein Austausch einzelner Mitglieder der BG vor Auftragsvergabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers. Die Abgabe von Teilnahmeanträgen durch BG ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter möglich.
Hierzu ist eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer BG-Erklärung vorzulegen. Außerdem haben sämtliche Mitglieder der BG namentlich mit Anschrift einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, diese Angaben nachzufordern.
Bei der Eignungsprüfung wird die BG als Ganzes beurteilt.
5. Der Auftraggeber wird die von dem Bewerber übermittelten Informationen vertraulich behandeln und die anwendbaren Vorschriften zum Datenschutzrecht beachten. Dies gilt insbesondere für personenbezogene
Informationen, die im Zusammenhang mit der Angabe von Referenzen an den Auftraggeber
weitergegeben werden.
6. Für den Fall, dass ein Bewerber einzelne Unternehmen als Nachunternehmer einsetzen möchte, wird auf die Möglichkeit der Eignungsleihe und die in § 47 VgV genannten Voraussetzungen hingewiesen. Wenn und soweit sich der Bewerber auf die Eignung des Nachunternehmers beruft, ist mit dem Teilnahmeantrag insbesondere eine Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers einzureichen, dass dieser seine Ressourcen und Kapazitäten dem Bewerber im Auftragsfall zur Verfügung stellt.
7.Bewerber sollten die im Vergabeportal hinterlegten Vordrucke für ihre nach der Bekanntmachung erforderlichen Eigenerklärungen verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Auf die Nachforderung besteht kein Rechtsanspruch.

Das Verfahren für Verstöße gegen diese Vergabe richtet sich nach den Vorschriften der §§ 160 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur
Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir darauf
hin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB vor Einreichen
des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem der Bewerber
den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum
Ablauf der Teilnahmefrist bei dem Auftraggeber zu rügen.

Der Auftraggeber wird voraussichtlich 5 Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur
Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften in 3 Stufen vorgehen: 1. Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen.
2. Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen geeignet erscheint, die
verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Dies ist der
Fall, wenn der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft die gestellten Eignungsanforderungen erfüllt.
3. Schließlich, für den Fall, dass sich mehr als 5 geeignete Unternehmen beworben haben, wird beurteilt, wer unter den geeigneten Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern
mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am
weiteren Verfahren beteiligt wird. Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes
die Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften auffordern, die die Eignungsanforderungen
am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die 5 besten Bewerber aufzufordern,
auch wenn mehr Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen. Bei Ermittlung
des Rankings wird der Auftraggeber insbesondere die Referenzen des Bewerbers und deren Vergleichbarkeit mit dem vorliegenden Beschaffungsvorhaben bewerten. Die Bewertung erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber miteinander. Hierbei handelt es sich um Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb, nicht um Zuschlagskriterien.

Bitte stellen Sie alle Fragen zum Verfahren oder zur Leistungsbeschreibung ausschließlich über die Kommunikationsmöglichkeit des Vergabeportal NRW (www.evergabe.nrw.de). Die Antworten zu eingehenden Fragen werden ebenfalls über dieses Portal allen Bietern zur Verfügung gestellt. Der Fragesteller bleibt hierbei selbstverständlich anonym.
Die Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietertool des Vergabeportal NRW (www.evergabe.nrw.de) einzureichen. Angebote, die auf anderen Wegen (per Briefpost, Fax, E-Mail oder den Kommunikationsbereich des Vergabeportals) eingereicht werden, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
Weitere Informationen zur Nutzung des Vergabemarktplatzes und/oder des Bietertools finden Sie auf den Seiten des Vergabeportals im Bereich Wirtschaft/Einkauf NRW/Vergabemarktplatz und insbesondere unter https://support.cosinex.de/unternehmen/ .

Der Auftraggeber behält sich vor, Unterlagen
im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern.
Hierauf besteht kein Rechtsanspruch.

Die Ausführungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.