1. Leistungsumfang
Das Universitätsklinikum Münster (UKM) beabsichtigt die Einführung eines modernen, SharePoint-basierten Intranets als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform für alle Mitarbeitenden. Ziel des Projektes ist die vollständige Ablösung des bestehenden TYPO3-Intranets und die Etablierung eines zukunftsfähigen digitalen Arbeitsplatzes.

Das neue Intranet soll als zentrale digitale Plattform fungieren, die Informationen, Anwendungen und Kollaborationsmöglichkeiten bündelt und Mitarbeitende im Arbeitsalltag unterstützt.

Die Plattform soll insbesondere:
- als zentraler Informationshub für interne Kommunikation und relevante Inhalte dienen,
- einen Single Point of Access zu Anwendungen, Tools und Services bereitstellen,
- Zusammenarbeit und Austausch zwischen Mitarbeitenden fördern,
- Transparenz, Orientierung und Beteiligung der Mitarbeitenden stärken,
- eine zukunftsfähige technologische Basis auf Microsoft 365 / SharePoint schaffen.

Die im bisherigen Funktionsumfang der Mitarbeiter-App bereitgestellten Inhalte und Funktionalitäten sind im Rahmen des Projektes vollständig in das neue Intranet zu integrieren oder durch gleichwertige bzw. verbesserte Funktionalitäten zu ersetzen.

Eine datenschutzkonforme mobile Nutzung der Intranet Lösung ist zwingend sicherzustellen. Dies umfasst insbesondere die Unterstützung von BYOD-Szenarien (Bring Your Own Device) unter Einhaltung aller einschlägigen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.

Die bestehende UKM-Mitarbeiter-App wird nicht weiterbetrieben und ist durch die neue Intranet Lösung vollständig abzulösen.
Das Intranet ist ein zentraler Bestandteil der Digitalisierungs-, Kommunikations- und Organisationsstrategie des UKM und soll langfristig eine moderne digitale Arbeitsumgebung ermöglichen.

2. Leistungsumfang
Der zu beauftragende Dienstleister unterstützt das UKM bei Konzeption, Umsetzung, Migration, Einführung und Übergabe in den Betrieb eines neuen Intranets.

Der Leistungsumfang umfasst insbesondere folgende Leistungen:

2.1 Analyse und Anforderungsaufnahme
Zu Beginn des Projektes ist eine strukturierte Analysephase durchzuführen. Diese umfasst insbesondere:
- Analyse des bestehenden TYPO3-Intranets (Inhalte, Strukturen, Prozesse und Rollen),
- Analyse technischer Abhängigkeiten und vorhandener Integrationen (z. B. Anwendungen, Formulare, Systeme),
- Auswertung vorhandener Nutzungsdaten zur Priorisierung der Migration,
- Durchführung von Workshops, Interviews und ggf. Umfragen zur Bedarfserhebung bei verschiedenen Nutzergruppen (z. B. Kliniken, Pflege, Administration, Forschung).
Ziel dieser Phase ist die Erstellung eines vollständigen Anforderungskatalogs (Muss-/Soll-Kriterien) für das zukünftige Intranet.

2.2 Konzeption und Architektur
Auf Basis der Analyse ist ein Gesamtkonzept für das zukünftige Intranet zu entwickeln.

Dies umfasst insbesondere:
- Entwicklung einer Informationsarchitektur inkl. Berücksichtigung verschiedener Tochtergesellschaften (Startseite, Bereichsseiten, Klinikbereiche, Themenseiten),
- Konzeption eines UX- und Designkonzepts unter Berücksichtigung des Corporate Designs des UKM,
- Berücksichtigung von Barrierefreiheit (WCAG 2.2 und die BITV NRW), automatisierte Mehrsprachigkeit,
- Definition der technischen Architektur auf Basis von Microsoft 365 / SharePoint,
- Konzeption von Berechtigungs- und Rollenmodellen,
- Konzeption von Such-, Metadaten- und Navigationsstrukturen,
- Definition eines Portals (Dashboard/Cockpit) für den Zugang zu Anwendungen und Services (u.a. Nexus Curator)
- Erstellung und Finalisierung eines Migrationskonzeptes (teilautomatisierte Migration) für bestehende Inhalte.
- Typo3-Extension "Dawei" - Abbildung des Bildungsportals

2.3 Umsetzung und Implementierung
Im Rahmen der technischen Umsetzung sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
- Aufbau der SharePoint-Infrastruktur und Seitenstruktur,
- Umsetzung der Informationsarchitektur und Navigation,
- Implementierung von Designkomponenten und Webparts (u.a. Events, Social Wall)
- Integration relevanter Anwendungen und Systeme,
- Einrichtung der Suchfunktion sowie der Metadatenstruktur,
- Umsetzung der definierten Berechtigungs- und Governance-Strukturen.

Weitere Elemente sind in der Anforderungsliste zu bewerten.

2.4 Migration bestehender Inhalte
Der Dienstleister unterstützt das UKM bei der strukturierten Migration der bestehenden Inhalte.

Dies umfasst insbesondere:
- Bewertung und Priorisierung bestehender Inhalte,
- Definition von Inhalten zur Migration, Archivierung oder Neustrukturierung,
- Durchführung der Migration zentraler Inhalte,
- Unterstützung der Fachbereiche bei der Migration ihrer Inhalte,
- Archivierung nicht mehr benötigter Inhalte.

2.5 Test, Qualitätssicherung und Datenschutz
Vor dem produktiven Einsatz sind geeignete Testverfahren durchzuführen, darunter:
- Funktionstests der Plattform,
- Usabilitytests mit Pilotgruppen,
- Datenschutz- und Sicherheitsprüfungen,
- technische und organisatorische Qualitätssicherung.

2.6 Schulung, Kommunikation und Change Management
Der Dienstleister unterstützt das UKM bei der Einführung der Plattform und dem Change-Prozess.

Hierzu zählen insbesondere:
- Durchführung von Redakteursschulungen,
- Erstellung von Schulungs-, Kommunikationsunterlagen sowie Self-Service-Anleitungen,
- Unterstützung bei Kommunikationsmaßnahmen zur Einführung des neuen Intranets,
- Begleitung des Go-Live sowie der Stabilisierungsphase.

3. Rahmenbedingungen
Für die Umsetzung des Projektes gelten folgende Rahmenbedingungen:
- Umsetzung auf Basis der bestehenden Microsoft 365 / SharePoint-Umgebung des UKM,
- Integration in bestehende Identity- und Zugriffsstrukturen (z. B. Entra ID),
- Einhaltung aller Datenschutzanforderungen (DSGVO) sowie der Vorgaben zur Informationssicherheit, §393 SGB V und AI Act,
- Berücksichtigung der komplexen Organisationsstruktur eines Universitätsklinikums mit verschiedenen Kliniken, Instituten und Fachbereichen,
- Unterstützung dezentraler Inhaltsverantwortung (z. B. Klinikbereiche, Microsites),
- Möglichkeit zur Integration zusätzlicher Funktionen wie Kampagnenseiten, Befragungen oder thematische Microsites,
- Bereitstellung vollständiger Dokumentation, Schulungen und Betriebsübergabe.

Anzubieten ist die Umsetzung für das Projekt + Supportunterstützung für die ersten 18 Monate nach Projektende.

Die Leistungserbringung kann remote oder vor Ort erfolgen. Bitte geben Sie für die Kalkulation die Reisekosten an.

Der geplante Projektzeitraum umfasst die Konzeption, Umsetzung und Einführung bis Ende März 2027. Aktuell sieht das Projektteam vor, bis zum Ende des Jahres das bestehende Intranet abgelöst zu haben. Darüber hinaus soll nach Projektabschluss eine Supportphase angeschlossen werden inkl. erster Weiterentwicklungsstufen.

4. Projektorganisation
Der Dienstleister arbeitet eng mit dem Projektteam des UKM zusammen.

Die Projektstruktur umfasst insbesondere:
- eine zentrale Projektleitung,
- ein interdisziplinäres Projektteam (IT, Kommunikation, HR und Fachbereiche),
- ggf. Teilprojekte oder Arbeitsgruppen,
- einen projektbegleitenden Lenkungsausschuss.

Datenschutz, Informationssicherheit sowie relevante Fachbereiche sind frühzeitig einzubinden. Das Projekt wird im UKM-Projektstandard umgesetzt.

5. Vergabeverfahren
Weitere Details zum Vergabeverfahren sowie zu formalen Anforderungen werden im weiteren Verlauf des Verfahrens bereitgestellt.

Die Zuschlagsentscheidung erfolgt auf Basis des Verhältnisses von erwarteter Leistung zu Preis entsprechend der festgelegten Bewertungsmatrix.

Im Falle einer Beauftragung wird ein EVB-IT-Vertrag geschlossen. Grundlage hierfür sind die monetären Konditionen des bezuschlagten Angebots sowie die entsprechenden EVB-IT-AGB.

Bitte geben Sie hier eine Einschätzung ab, wie umfangreich die Umsetzung der einzelnen Elemente ist bzw. Ob es Teil des Standards ist.
- Implementierung eines Trackingtools
- Seitenaufrufe
- Aufenthaltsdauer
- Einzelne Content-Elemente
- Suchanfragen
- Was wird personalisiert und favorisiert?
- Über welches Medium wird zugegriffen (mobil oder Desktop)?
- Zugriffe zu Uhrzeiten und Tagen
- Webparts, die umgesetzt werden sollen
- Personalisierung von...
- Neuigkeiten
- Schnellzugriffen/Absprungspunkten
- Events/Termine
- Dashboards bei mobiler Lösung
- Verschiedene News-Feeds mit verschiedenen Gewichtungen/Rankings (z.B. Top-News, kleinere Infos -> Bau-Info)
- Events/Termine
- Schnellzugriffe
- Videos/Mediatheken
- Volltextsuche mit Filtermöglichkeiten (auch Systemübergreifend: z.B. Durchsuchbarkeit und Auffindbarkeit im Nexus Curator)
- Ggf. Communities
- Bereichs- und/oder Themenseiten (z.B. IT/Personal, Veranstaltungen, Angebote für Mitarbeitende etc.)
- Newsarchiv
- Social-Media-Integration (Social Wall)
- Ggf. Story-Tool (Mitarbeitende können eigenständig Fotos hochladen, z.B. bei VA)
- Telefonbuch
- Schwarzes Brett (Kleinanzeigen)
- Abbildung des Speiseplans
- Störer/Newsticker für wichtige/akute Meldungen
- Push-Benachrichtigungen
- Jubiläen
- Chatbot-Einbindung (UKM liefert eigenen Chatbot) -> Chatbot muss integrierbar sein
- Stellenausschreibungen
- Inhaltsverzeichnis (für größere Inhaltsseiten)
- Breadcrumb-Menü (für thematische Seiten)
- Umfragen/Abstimmungen (neben Forms)
- FAQs
- Dashboard für Redakteur*innen
- Vorlagen für News und statische Seiten
- Barrierefreiheit-Extension (sowie digi access)
- Zeitplanung für News (wann geht was online)
- Like-Funktion bei News (NICHT Kommentare)
- Mehrsprachigkeit (automatisiert)
- Thema Formulare -> es gibt noch Formulare, wo die Antworten an einzelne Fachbereiche geleitet werden, da nur diese Bereiche die Daten benötigen (aktuell 7-10) -> nach Versand, Daten aus der Datenbank löschen
- Lebenszyklus von Inhalten -> Implementierung eines Prozesses, dass Inhalte nach einem gewissen Zeitpunkt überprüft werden und dann ggf. Entfernt/archiviert/angepasst werden
- Genehmigungsprozesse (z.B. für News, neues Dokument auf Unterseite etc.) bei möglichen dezentralen Redakteursstrukturen