Hintergrund
Das Universitätsklinikum Münster (UKM) beabsichtigt, seine klinische Kapazitätsplanung und operative Kapazitätssteuerung weiterzuentwickeln. Ziel ist es, vorhandene personelle, räumliche und medizinische Ressourcen bereichsübergreifend transparenter abzubilden und Patientenströme und verfügbare Kapazitäten künftig stärker datenbasiert, prospektiv und gemeinsam zu steuern. Hintergrund sind unter anderem Schwankungen zwischen geplantem Leistungsaufkommen und tatsächlich verfügbaren Kapazitäten, kurzfristig auftretende Kapazitätsengpässe sowie daraus resultierende Anpassungen der Behandlungs- und OP-Planung. Das UKM verfolgt daher das Ziel, eine realistischere und verlässlichere Kapazitätsplanung zu etablieren, Engpässe möglichst frühzeitig zu erkennen und die vorhandenen Ressourcen über Fach- und Organisationsgrenzen hinweg besser aufeinander abzustimmen.
Die bisherigen Projektüberlegungen stellen dabei insbesondere Transparenz, gemeinsame Kapazitätssteuerung und die Verringerung kurzfristiger Umplanungen in den Mittelpunkt. Gegenstand dieser Markterkundung ist die Identifikation von Anbietern, die eine integrierte digitale Lösung für das Kapazitätsmanagement im Krankenhaus einschließlich der zur Einführung erforderlichen organisatorischen und kulturellen Transformation anbieten können.
Gesuchte Lösungen
Die gesuchte digitale Lösung soll insbesondere in der Lage sein, relevante Kapazitäts- und Patientenflussdaten zusammenzuführen und für die operative Steuerung nutzbar zu machen. Hierzu zählen insbesondere Informationen zu aktuellen und geplanten Aufnahmen, elektiven und ungeplanten Patientenströmen, Belegung und verfügbaren Bettenkapazitäten, geplanten Entlassungen, OP- und Behandlungskapazitäten sowie verfügbaren Personalkapazitäten. Auf dieser Grundlage sollen aktuelle Situationen transparent dargestellt, zukünftige Kapazitätsentwicklungen prognostiziert und potenzielle Über- oder Unterkapazitäten frühzeitig erkannt werden können. Die Informationen sollen in geeigneten, anwenderorientierten Dashboards für operative Steuerungs- und Abstimmungsformate zur Verfügung stehen.
Von besonderer Bedeutung ist eine bereichsübergreifende Betrachtung. Kapazitäten sollen nicht ausschließlich innerhalb einzelner Kliniken, Stationen oder Berufsgruppen optimiert werden. Vielmehr soll die Lösung die gegenseitigen Abhängigkeiten von Patientenaufkommen, OP- und Behandlungsplanung, stationären Kapazitäten, Personalressourcen und gegebenenfalls weiteren Ressourcen abbilden und eine abgestimmte operative Steuerung unterstützen. Ziel ist dabei ausdrücklich nicht allein eine Maximierung der Auslastung, sondern eine verlässlichere, vorausschauende und möglichst störungsarme Nutzung der verfügbaren Ressourcen.
Für die Datenbereitstellung ist zunächst insbesondere die Schnittstellen-Anbindung an das am UKM eingesetzte Krankenhausinformationssystem ORBIS relevant. Perspektivisch sollen weitere Datenquellen, insbesondere aus der Personal- bzw. Dienstplanung, einbezogen werden können. Anbieter werden gebeten darzustellen, welche standardisierten Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten unterstützt werden und welche Datenqualität bzw. Datenverfügbarkeit für den produktiven Einsatz erforderlich ist.
Die Zielsetzung der Markterkundung geht ausdrücklich über die Bereitstellung und technische Implementierung einer Software hinaus. Das UKM betrachtet die Einführung eines integrierten Kapazitätsmanagements als Organisations- und Veränderungsprojekt, dessen technische Komponente ein wesentliches, jedoch nicht das alleinige Element darstellt. Der Anbieter soll daher in der Lage sein, den mit der Einführung verbundenen Change- und Transformationsprozess substanziell zu konzipieren und zu begleiten. Erwartet wird insbesondere Unterstützung bei der Analyse bestehender Planungs- und Steuerungsprozesse, der Entwicklung eines gemeinsamen Zielbildes, der Definition geeigneter Steuerungsprozesse und Entscheidungsregeln sowie der Klärung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Governance-Strukturen. Ebenso sollen relevante klinische, pflegerische, administrative und technische Stakeholder systematisch in die Entwicklung und Implementierung einbezogen werden. Bestandteil der Leistung sollen außerdem geeignete Kommunikations-, Schulungs- und Befähigungsmaßnahmen einschließlich einer Begleitung im operativen Alltag sein.
Ziel dieses Veränderungsprozesses ist insbesondere die Entwicklung einer gemeinsamen Steuerungskultur mit größerer Transparenz, bereichsübergreifender Kooperation und klarer gemeinsamer Verantwortung für vorhandene Kapazitäten. Die technische Lösung und die organisatorische Transformation sollen daher methodisch und zeitlich miteinander verzahnt werden. Gesucht werden Anbieter, die beide Komponenten aus einer Hand oder in einer verbindlich integrierten Gesamtverantwortung erbringen können.
Die Einführung soll zunächst in ausgewählten klinischen Bereichen im Rahmen einer Pilotierung erfolgen. Dabei sollen sowohl die technische Nutzbarkeit und Datenintegration als auch die praktische Wirksamkeit der neuen Planungs- und Steuerungsprozesse sowie deren Akzeptanz in der Organisation evaluiert werden. Die Lösung muss grundsätzlich geeignet sein, anschließend schrittweise auf weitere klinische Bereiche und perspektivisch auf das gesamte Universitätsklinikum skaliert zu werden.
Erbetene Angaben interessierter Anbieter
Im Rahmen der Markterkundung bittet das UKM interessierte Anbieter um eine kurze Darstellung zu folgenden Punkten:
1) Beschreibung der angebotenen Lösung und der wesentlichen Funktionen für die operative und prospektive Kapazitätssteuerung einschließlich Prognose-, Analyse- und Visualisierungsfunktionen; Beschreibung der unterstützten Datenquellen, Schnittstellen, Hosting- und Betriebsmodelle sowie der technischen Voraussetzungen für eine Integration in eine bestehende Krankenhaus-IT-Landschaft.
2) Beschreibung des methodischen Vorgehens bei Einführung und Pilotierung einschließlich typischer Projektphasen, Zeitbedarf, erforderlicher Ressourcen auf Anbieter- und Kundenseite sowie Möglichkeiten einer späteren Skalierung auf weitere Bereiche bzw. ein Gesamtklinikum.
3) Darstellung des angebotenen Change-Management- und Transformationsansatzes, insbesondere hinsichtlich Prozessanalyse und -neugestaltung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Governance, Stakeholder-Einbindung, Kommunikation, Schulung, Befähigung der Mitarbeitenden und nachhaltiger organisatorischer Verankerung.
4) Referenzen aus Krankenhäusern vergleichbarer Größe und Komplexität, vorzugsweise Universitätsklinika oder Maximalversorger, bei denen sowohl eine digitale Kapazitätssteuerung als auch die damit verbundene organisatorische Veränderung umgesetzt wurde.
5) Unverbindliche Angaben zu möglichen Lizenz-, Implementierungs-, Integrations-, Beratungs- und laufenden Betriebskosten sowie zu üblichen Vertrags- und Lizenzmodellen.