Die Universität Bielefeld betreibt seit 2010 ein SAP ERP Central Component (SAP ECC) mit rund 4.000 aktiven Nutzer*innen im eigenen Hause.
Das SAP ECC soll bis Ende 2027 mit einem Brownfieldansatz nach S/4HANA migriert werden.
Im Vorfeld sollen noch im SAP ECC durch der S/4-Migration vorgelagerte Projekte bestehende Lösungen ersetzt bzw. um erforderliche integrierte Lösungen erweitert werden. Dadurch soll die eigentliche S/4-Migration erleichtert bzw. der Aufwand reduziert werden, indem der Fokus auf einer technischen Migration und weniger auf einer Optimierung von Fachprozessen liegt.
Ziel dieses vorgelagerten Projektes "Implementierung der Ausgangsrechnungslösung by bpc ist es, den Ausgangsrechnungsprozess vollständig integriert in SAP abzubilden, aufbauend auf der an der Universität Bielefeld bereits im Einsatz befindlichen Lösung Workflow App by bpc. Der derzeit papierbasierte und durch Medienbrüche geprägte Prozess soll durch eine integrierte SAP-Lösung ersetzt werden, die die dezentrale Erfassung, die workflowbasierte Genehmigung sowie die anschließende zentrale Verarbeitung von Ausgangsrechnungen effizient, transparent und revisionssicher unterstützt. Vorgesehen ist dabei insbesondere die Anbindung an SAP FI-AR (Debitorenbuchhaltung) einschließlich der Abbildung von Druck und Versand der Rechnungen.
Der Einsatz der Ausgangsrechnungslösung der bpc ergibt sich aus der gemeinschaftlichen Konzipierung und Entwicklung des NRW-S/4HANA-Referenzsystems in einem NRW-Hochschulverbund 2023 & 2024, an dem die Universität Bielefeld beteiligt war und mitgewirkt hat. Das S/4-Referenzsystem wird an der Universität Bielefeld aus Kompatibilitätsgründen nicht in vollem Umfang zum Einsatz kommen. Einzelne Bestandteile, wie die Ausgangsrechnungslösung der bpc, sind jedoch mit dem an der Universität Bielefeld bestehenden SAP ECC und damit für die S/4HANA-Migration kompatibel. Die bereits erarbeiteten Konzepte und technischen Lösungsansätze werden damit in wesentlichen Umfängen übernommen.