Die RWTH Aachen hat zum 01.01.2014 SAP als produktives ERP System einführt. Dazu wurde ein produktneutrales EU-weites Ausschreibungsverfahren durchgeführt. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt die Firma IDS Scheer. Die Anforderungen der RWTH konnten nur durch die Software SAP abgebildet werden, welche initial 2012 beschafft und in den Folgejahren bereits mehrmals um neue Funktionen und Nutzer erweitert wurde.
Eine Abkehr von SAP oder auch die Umsetzung der vorgenannten Bereiche ist aufgrund des hohen in die Implementierung und Optimierung gesteckten Aufwands sowie aufgrund des aktuell auf SAP ausgerichteten Know Hows nicht denkbar. Weder technisch noch wirtschaftlich erscheint diese Möglichkeit sinnvoll.
In bislang 3 Projektphasen wurden die Module FI, PSM, CO, OM, MM etc. in Betrieb genommen; die vierte Projektphase befindet sich in der Umsetzung.
Alle v.g. Module und Erweiterungen wurden mit der Firma Scheer eingeführt bzw. die Einführung von der Firma Scheer begleitet. Bei jeder Einführung und Erweiterung galt es, insbesondere die zahlreichen Besonderheiten der RWTH, wie beispielsweise das Girokontenmodell über die Software abzubilden. Zudem hat die Firma Scheer GmbH die Konzeptionierung und Umsetzung dieser Phasen vorgenommen.
Die Verlängerung erfolgt bis zum 31.12.2027, da ab dem 01.01.2028 das System SAP S/4HANA eingeführt werden soll. Ein Wechsel für den vergleichsweise kurzen Übergangs-Zeitraum von 14 Monaten wäre unverhältnismäßig. Der Ausschließlichkeitserklärung der Verwendungsstelle wird gefolgt.
Der Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV).
Es sollen zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden, die entweder zur teilweisen Erneuerung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen bestimmt sind, und ein Wechsel des Unternehmens würde dazu führen, dass der öffentliche Auftraggeber eine Leistung mit unterschiedlichen technischen Merkmalen kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde. (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV).
Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht oder bereitgestellt werden, weil aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 2b VgV).