Im Rahmen des Offenen Verfahrens wurde insgesamt ein Angebot eingereicht. Die Prüfung des eingegangenen Angebots ergibt, dass das Angebot deutlich über der ermittelten Kostenschätzung liegt und demgemäß das dafür vorgesehene und verfügbare Budget übersteigt. Die Fortführung des Verfahrens ist aus wirtschaftlichen Gründen nicht mehr vertretbar.
Die Vergabestelle ist sich hierbei des Ausnahmecharakters und besonderen Einzelfallbetrachtung bewusst, wonach eine Aufhebung im Sinne von § 17 EU Abs. 1 VOB/A bzw. § 63 VgV nur ultima ratio sein kann, um insbesondere dem schutzwürdigen Vertrauen des Bieters auf eine planmäßige Beendigung des Verfahrens und berechtigten Zuschlagschancen gerecht zu werden (vgl. hierzu auch Kommentierung in BeckOK Vergaberecht Stand 1.2.2024 § 63 Rn. 6 ff dortige Rn 34 ff). Vorliegend fällt daher insgesamt betrachtet eine Interessenabwägung aller Umstände hier für eine Aufhebung des Verfahrens verbunden mit der Überleitung in ein Verhandlungsverfahren mit dem einzigen Bieter aus. Somit wird der hier aufgezeigten Situation angemessen auch unter Beachtung des Wettbewerbsgedankens in der vorliegenden Konstellation aus Sicht der Vergabestelle genügt. Ein sonstiges milderes Mittel wie insbesondere eine Zurückversetzung kommt hier aufgrund des Verfahrensablaufs und -stadium nicht in Betracht.
Zwar ist bei einer Aufhebung und Überleitung in ein Verhandlungsverfahren mit einem Bieter als mögliches Risiko zu bedenken, ob nicht stattdessen ein neues und offenes Verfahren im Sinne eines weitreichenden Wettbewerbsgedankens hier notwendig und deshalb vorzugswürdig erscheint.
Jedoch spricht für die Möglichkeit einer Überleitung in ein Verhandlungsverfahren mit dem einzigen Bieter aus dem aufzuhebenden Verfahren hier die Anwendung der speziellen Regelung in § 3a EU Abs. 3 Nr. 1a-b VOB/A (mit dazu einschlägiger Kommentierung):
Danach kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren vergeben, wenn wie hier im Rahmen eines offenen Verfahrens keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden. Dabei sind unannehmbare Angebote auch solche, deren Preis die vor Einleitung des Vergabeverfahrens festgelegten und dokumentierten eingeplanten Haushaltsmittel des öffentlichen Auftraggebers übersteigen. Der öffentliche Auftraggeber kann in diesen Fällen von einem Teilnehmerwettbewerb absehen, wenn er in das Verhandlungsverfahren alle geeigneten Unternehmen einbezieht, die form- und fristgerechte Angebote abgegeben haben (vgl. hierzu auch u.a.: Ziekow/Völlink VOB/A § 3aEU Rn. 11-17 sowie Zinger zu VgV § 14 in Leinemann pp 1. Aufl. 2024 Rn. 44 ff, insbes. Rn. 45).
Da es sich um einen Ausnahmetatbestand handelt darf das Scheitern des Ausgangsverfahrens jedoch nicht bewusst provoziert sein, d.h. missbräuchlich bzw. unter Umgehung des Wettbewerbsgedankens, was vorliegend jedoch nicht der Fall ist, wie eingangs aufgezeigt und auch seitens der Vergabestelle nochmals umfassend in Kenntnis des Ausnahmecharakters hier eruiert worden ist.
Nach der Kommentierung (Ziekow/Völlink VOB/A § 3aEU Rn. 11-17) enthält die zitierte Regelung des § 3a EU Abs. 3 Nr. 1a-b VOB/A zudem eine Öffnungsklausel, wonach der Auftraggeber auf eine Bekanntmachung verzichten darf, wenn er in das neu initiierte Verhandlungsverfahren sämtliche Bieter aus dem Ursprungsverfahren einbezieht, die in dem Verfahren ihre Eignung nachgewiesen haben und ein form- und fristgerechtes Angebot eingereicht haben. Faktisch eröffnet die Vorschrift damit die Möglichkeit, unter engen Voraussetzungen ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb durchzuführen.
Zur Sicherstellung einer wirtschaftlichen Beschaffung und zeitnahen Umsetzung der Leistung wird beabsichtigt, mit nur einem geeigneten Bieter fortzufahren. Die Auswahl des Bieters erfolgt unter Berücksichtigung seiner fachlichen Eignung, Leistungsfähigkeit und der bisherigen Erkenntnisse aus dem aufgehobenen Verfahren.
Es wird ausdrücklich festgestellt, dass im Rahmen des geplanten Verhandlungsverfahrens keine Änderungen am Gesamtgepräge der ursprünglich ausgeschriebenen Leistung vorgenommen werden. Insbesondere bleiben Leistungsinhalt, Leistungsumfang, technische Anforderungen sowie die grundlegenden Vertragsbedingungen unverändert. Das Verhandlungsverfahren dient somit der wirtschaftlichen Ausgestaltung und Konkretisierung.
Somit ist nach eingehender und umfassender Abwägung wie aufgezeigt das Verfahren unter Beachtung des Grundsatzes der sparsamen und wirtschaftlichen Mittelverwendung aufzuheben und folgend in ein Verhandlungsverfahren mit dem hier verbliebenen Bieter überzuleiten.
Bei einem vorangegangenen offenen Verfahren oder bei einem nicht offenen Verfahren wurden keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote abgegeben und in das Verhandlungsverfahren werden alle - und nur die - Bieter aus dem vorausgegangenen Verfahren einbezogen, die fachkundig und leistungsfähig (geeignet) sind und die nicht nach § 6e EU ausgeschlossen worden sind (§ 3a EU Abs. 3 Nr. 1 VOB/A).