Verfahrensangaben

Die Landeszentrale für politische Bildung Nordrhein-Westfalen (im weiteren Verlauf: LpB oder Auftraggeber) ist eine überparteiliche Bildungseinrichtung. Sie hat die Aufgabe, demokratisches Bewusstsein und politische Partizipation zu fördern. Die LpB informiert parteiübergreifend über eine Vielzahl von wichtigen gesellschaftlichen und politischen Themen.

Zum Angebot der LpB zählen auch zahlreiche Veranstaltungsformate zu unterschiedlichen Themen der politischen Bildung. Dabei handelt es sich sowohl um etablierte Veranstaltungsformate als auch regelmäßig um neue Formate, die erstmals vorbereitet, umgesetzt und nachbereitet werden.

Für ihre zahlreichen in die Öffentlichkeit wirkenden Aktionen benötigen die Referate der LpB die Unterstützung durch eine professionelle Veranstaltungsagentur

Zu den Veranstaltungsformaten zählen klassische analoge Veranstaltungsformate wie Sitzungen, Seminare, Fortbildungen, Workshops, Konferenzen, Fachtagungen, Veranstaltungsreihen etc., aber auch außergewöhnliche Veranstaltungsformate wie Festveranstaltungen, mobile Touren oder Sessions. Der Bedarf an digitalen Veranstaltungsformaten ist derzeit gering.

Pro Jahr führt die LpB durchschnittlich ca. 15 Veranstaltungen durch, hinzu kommen weitere kleinere Aktionen wie Aktionsstände (z. B. in Schulen, auf Marktplätzen, Festivals).
Die Anzahl, Art und der Umfang der Veranstaltungen pro Jahr sind abhängig von der jährlichen Jahresplanung und sind deshalb nur eine Schätzung. Ereignisse, wie die im Jahr 2027 stattfindende Landtagswahl, wirken sich zudem auf die Planungen aus und erhöhen den Bedarf für Veranstaltungen.

Die genaue Inanspruchnahme von Agenturleistungen ist abhängig von den spezifischen Bedarfen des jeweiligen Fachreferats sowie des konkreten Veranstaltungsformats. Die Bandbreite reicht von der vollständigen Organisation einer Veranstaltung (Konzeption, Vorbereitung, Organisation, Durchführung) bis hin zu lediglich einzelnen Leistungsbestandteilen wie Unterstützung bei Transport und Logistik.

Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach den §§ 160 ff. GWB.
Enthalten die Auftragsbekanntmachung oder die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters / der Bietergemeinschaft Unklarheiten, welche die Wettbewerbssituation beeinflussen können, oder Widersprüche oder Unvollständigkeiten oder verstoßen diese nach Auffassung des Bieters / der Bietergemeinschaft gegen geltendes Recht, so hat der Bieter / die Bietergemeinschaft den Auftraggeber unverzüglich über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen. Andernfalls kann sich der Bieter / die Bietergemeinschaft auf die Unklarheit, den Fehler oder den Rechtsverstoß nicht berufen.

Auf die gem. § 160 Abs. 3 GWB bestehende Rügeverpflichtung wird ausdrücklich hingewiesen.

Die Vergabekammer leitet gem. § 160 Abs. 1 GWB ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Die Fristen, insbesondere des § 160 Abs. 3 GWB, sind zu beachten. Ein Antrag auf Nachprüfung ist u.a. gem. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB unzulässig, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, erhoben wird.

Der vollständige Wortlaut des § 160 Abs. 3 GWB lautet:
1Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.2Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der
Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

L01a Teilnahmewettbewerb:

Unter den Teilnahmeanträgen, die die formalen Anforderungen vollständig erfüllen und alle einzureichenden Erklärungen, Angaben und Nachweise enthalten, wählt der Auftraggeber die fünf am besten geeigneten Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften aus, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden (§§ 16 Abs. 4, 51 Abs. 2 VgV).
Die Auswahl bzw. Bildung einer Rangfolge erfolgt auf Grundlage der in den Dokumenten E02 Referenzen und E03 Personelle Leistungsfähigkeit genannten Kriterien.

Bewertung der Angebote / Zuschlagskriterien:
s. L01a Angebotsphase:

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot.
Die Wertung der Angebote erfolgt unter Anwendung einer prozentualen
Gewichtung nach den folgenden Kriterien:
Preis: 30%
Qualität: 70 %
- Ausführungskonzept 30 %
- Vorschläge für moderne, interaktive Aktionselemente 10 %
- Präsentation des Angebots 30 %

Zur Präsentation des Angebots:
s. L01a Angebotsphase:
Die Bieter sollen in der 51. KW 2026 (Datum, Uhrzeit und Raum werden noch mitgeteilt) in einer mündlichen und mit Präsentationstechnik unterstützten
Präsentation vor Ort in Düsseldorf ihr Unternehmen und insbesondere ihr Aus-führungskonzept sowie die Vorschläge für Aktionselemente präsentieren (Dau-er: max. 20 Minuten).

Zum Teilnahmewettbewerb:
Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, werden durch den Auftraggeber nicht nachgefordert (§ 56 Abs. 2 S. 2 VgV).

Dies gilt auch für die Dokumente E01, E02 und E03, weil den Bewerbenden andernfalls durch die Nachforderung die Möglichkeit eingeräumt würde, ihre Teilnahmeanträge nachträglich inhaltlich zu ändern bzw. zu verbessern.

Zur Angebotsphase:
Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen (§ 56 Abs. 3 S. 1 VgV).

Hierzu gehören
- die Preisblätter (L02) sowie
- das Ausführungskonzept,
- die Vorschläge für moderne, interaktive Aktionselemente und
- die Angebotspräsentation

Zahlungsbedingungen gemäß "Rahmenvertrag Agenturleistung".

Siehe Formular 315 "einzureichende Unterlagen"