Rahmenvereinbarung über ein Pressespiegel- und Medienresonanzanalyse-Tool für Wald...
VO: UVgO Vergabeart:   Öffentliche Ausschreibung Status: Veröffentlicht

Auftraggeber

Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle
Wald und Holz NRW
Vormwalder Str. 9
57271
Hilchenbach
Deutschland
DE 814373933
Zentrale Vergabestelle
Romina Plievier
+49 25191797-192
+49 25123724-224
vergabe@wald-und-holz.nrw.de
Zuschlag erteilende Stelle
Kommunikation

Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen

https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YY3YT1L2HMPR

Bereitstellung der Vergabeunterlagen

https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YY3YT1L2HMPR/documents

Auftragsgegenstand

Umfang der Beschaffung

Art und Umfang der Leistung

Art der Leistung
Der Landesbetrieb Wald und Holz Nordrhein-Westfalen beabsichtigt, im Zuge des vorliegenden Verfahrens, eine Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer über ein Pressespiegel- und Medienresonanzanalyse-Tool abzuschließen.

Die Zuschlagskriterien gliedern sich wie folgt:

Kriterium 1:
Angebotspreis gesamt für die Grundlaufzeit von 2 Jahren - 60 %

Kriterium 2:
Funktionalität und Leistungsumfang - 20 %

Kriterium 3:
Qualität der Medienabdeckung - 10 %

Kriterium 4:
Service, Support, Schulung und Einführung - 10 %

Für Details wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Umfang der Leistung
Um einen umfangreichen Überblick zu gewährleisten, muss das Tool auf die größtmögliche tagesaktuelle Pressedatenbank in Deutschland (Print- u. Onlinemedien) zugreifen können. Sowohl lokale Zeitungen und Anzeigenblätter als auch Fachzeitungen müssen in dieser Datenbank vorhanden sein.
Es muss ein wöchentlicher Pressespiegel erstellt werden können (Je nach Bedarf 15 bis 40 Artikel). Dazu muss zusätzlich zu einem automatisch generierten Inhaltsverzeichnis auch das Einfügen einer eigenen Titelseite möglich sein. Abschließend muss der wöchentliche Pressespiegel als PDF heruntergeladen werden können.

Die Analyse muss auf Basis einer anpassbaren Suchmatrix und auf Basis der vorangegangenen Datengrundlage erfolgen. Zusätzlich soll die Suche nach Einzelartikeln und Ergänzung des Pressespiegels über eine individuelle Schlagwortsuche möglich sein. Es muss eine einfache Vergleichbarkeit gewährleistet werden.

Die abgefragten Monitoring-Kennzahlen (beispielsweise die Reichweite oder die Tonalität) müssen von Wald und Holz NRW je nach Bedarf anpassbar sein. Die Möglichkeit mehrerer Beobachtungsfelder bspw. "generell: Wald und Holz NRW" und "spezifisch: Borkenkäfer in NRW" muss gegeben sein.

Für die Stabsstelle Presse und Kommunikation müssen mindestens zwei Zugänge zum Tool eingerichtet sein.

Es muss die Möglichkeit geben, die Ergebnisse der Analyse innerhalb der Stabsstelle Presse und Kommunikation und auf der Leitungsebene durch einen individuell anpassbaren E-Mail-Alert zu teilen.

Für Details wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Haupterfüllungsort

Wald und Holz NRW, Stabsstelle Presse und Kommunikation
Albrecht-Thaer-Straße 34
48147
Münster

Weitere Erfüllungsorte

Zuschlagskriterien

Ausführungsfristen

Die Rahmenvereinbarung hat eine Grundlaufzeit vom voraussichtlich 01.10.2026 bis zum 30.09.2028 (Grundlaufzeit von zwei Jahren), mit der Möglichkeit der Verlängerung um jeweils zwei weitere Jahre, längstens aber bis zu einer Gesamtlaufzeit von 6 Jahren.

Die Rahmenvereinbarung verlängert sich automatisch um jeweils zwei Jahre, soweit weder Auftragnehmer noch Auftraggeber die Kündigung mit einer Frist von vier Wochen zum Ende der jeweiligen Laufzeit eines Vertragsjahres erklären.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Rahmenvereinbarung aus wichtigem Grund jederzeit zu kündigen und vollständig aufzuheben.

Ein Zahlungsanspruch entsteht nur für erfüllte und abgenommene Leistungen. Die Abnahme der Leistung erfolgt durch die bei Zuschlagserteilung bekanntgegebene Ansprechperson.
Im Übrigen wird auf die Allgemeinen Vertragsbedingungen des Landes NRW verwiesen.

Sollte der Auftrag mit dem Auftragnehmer, der den Zuschlag erhielt, bis zu sechs Wochen nach dem in den Vergabeunterlagen festgesetztem Leistungsbeginn durch einvernehmliche Auflösung, gesetzliche Kündigungsrechte oder Ausschlussgründe beendet werden, kann der Auftraggeber den Auftrag dem jeweils nächstplatzierten Bieter in der Wertung anbieten ("Nachbesetzungsangebot").

Dieser kann unter Aufrechthaltung seines ursprünglichen Angebots, den Bedingungen und Anforderungen des Vergabeverfahrens (insbesondere Eignung) und vollständiger Einreichung der ggf. nachgeforderten Unterlagen das Nachbesetzungsangebot innerhalb von sechs Tagen annehmen.

Die Wirksamkeit des Zustandekommens steht unter der Bedingung, dass die nachgereichten Unterlagen vollständig sind und einer vergaberechtlichen Prüfung standhalten.

Sollte es sich um einen fakultativen Ausschlussgrund handeln, obliegt die Prüfung und Entscheidung dem Auftraggeber, ob ein Ausschluss im ursprünglichen Verfahren begründet gewesen wäre und das Vertragsverhältnis damit nicht wirksam zustande kommt. Danach ist der Auftraggeber berechtigt an den dann Nächstplatzierten heranzutreten.

Sollte der Auftrag durch den ursprünglichen Bieter bereits begonnen worden sein, teilt der Auftraggeber dies mit der Mitteilung über das "Nachbesetzungsangebot" mit. Bei Annahme besteht nur ein Anspruch für die noch nicht erbrachte Leistung.

Laufzeit bzw. Dauer

01.10.2026
30.09.2028

Nebenangebote

Nein

Angaben zu den Losen

Nein
Beschreibung

Zuschlagskriterien

Ausführungsfristen

Laufzeit bzw. Dauer

01.10.2026
30.09.2028

Bedingungen

Teilnahmebedingungen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Der Auftragnehmer erbringt die Leistung(en) unter Einhaltung aller gesetzlichen, behördlichen, betrieblichen und tariflichen Bestimmungen und ist geeignet. Bei dem Auftragnehmer liegen keine Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB vor.

Das Nicht-Erfüllen von Eignungskriterien führt zum Ausschluss des Angebotes.

Im Übrigen finden die Regelungen der Allgemeinen und im Besonderen die Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen Anwendung.

Darüber hinaus gibt es keine zusätzlichen Vorgaben. Der Bieter muss in der Lage sein, die in der Leistungsbeschreibung formulierten Anforderungen und die Leistungserbringung in Gänze zu erfüllen.
Zudem ist unter anderem das Formular 521
(Eigenerklärung Ausschlussgründe) durch den Bieter elektronisch einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Der Auftragnehmer erbringt die Leistung(en) unter Einhaltung aller gesetzlichen, behördlichen, betrieblichen und tariflichen Bestimmungen und ist geeignet. Bei dem Auftragnehmer liegen keine Ausschlussgründe nach §§ 123 oder 124 GWB vor.

Das Nicht-Erfüllen von Eignungskriterien führt zum Ausschluss des Angebotes.

Im Übrigen finden die Regelungen der Allgemeinen und im Besonderen die Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen Anwendung.

Darüber hinaus gibt es keine zusätzlichen Vorgaben. Der Bieter muss in der Lage sein, die in der Leistungsbeschreibung formulierten Anforderungen und die Leistungserbringung in Gänze zu erfüllen.
Zudem ist unter anderem das Formular 521
(Eigenerklärung Ausschlussgründe) durch den Bieter elektronisch einzureichen.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Der Auftragnehmer erbringt die Leistung(en) unter Einhaltung aller gesetzlichen, behördlichen, betrieblichen und tariflichen Bestimmungen und ist geeignet. Der Auftragnehmer ist nicht nach §§ 123 oder 124 GWB auszuschließen.

Das Pressespiegel-Tool und das Medienresonanzanalyse-Tool sollen auf die größtmögliche Pressedatenbank im DACH-Raum zugreifen können. Eine Fortführung der alten Analysedaten muss gegeben sein, d.h. gleiche Kennwerte, Abfragemuster, Datensatz.

Mit dem Angebot ist ein Leistungsnachweis einzureichen, aus dem hervorgeht, dass die angebotene Leistung sämtliche in der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen erfüllt. Der Nachweis muss alle hierfür erforderlichen Angaben enthalten.

Der Bieter hat mit Angebotsabgabe außerdem folgende Eigenerklärungen vorzulegen:

1. Eigenerklärung, dass eine für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags ausreichende personelle und technische Ausstattung vorhanden ist.

2. Eigenerklärung zur DSGVO-Konformität der angebotenen Leistung einschließlich Angaben zum Hosting (Standort der Datenverarbeitung, Hosting-Anbieter), zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen sowie zu den vorgesehenen technischen und organisatorischen Maßnahmen

Das Nicht-Erfüllen von Eignungskriterien führt zum Ausschluss des Angebotes. Im Übrigen finden die Regelungen der Allgemeinen und im Besonderen die Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen Anwendung.

Der Bieter muss in der Lage sein, die in der Leistungsbeschreibung formulierten Anforderungen und die Leistungserbringung in Gänze zu erfüllen. Zudem ist unter anderem das Formular 521 (Eigenerklärung Ausschlussgründe) durch den Bieter elektronisch einzureichen.

Im Übrigen wird für weitere Angaben auf sämtliche Vergabeunterlagen verwiesen. Darüber hinaus gibt es keine zusätzlichen Vorgaben.

Sonstige

Der Auftragnehmer hat ein form- und fristgerechtes Angebot einzureichen, hat alle an ihn gestellten Anforderungen zu erfüllen, muss alle zwingend geforderten (bzw. nachgeforderten) Unterlagen fristgerecht ein-, bzw. nachreichen und für ihn darf kein, nicht zu bereinigender, Ausschlussgrund nach § 123 oder §124 GWB vorliegen.

Vorzulegende Nachweise:
531_Bewerber / Bietergemeinschaftserklärung (OPTIONAL); Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
533a_Informationen Unteraufträge bei Angebotsabgabe (OPTIONAL); Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
533b_Nachweis Unterauftragnehmer (OPTIONAL); Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
534a_Erklärung Eignungsleihe (OPTIONAL); Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
534b_Erklärung Eignungsleihe Haftung (OPTIONAL); Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung

Bedingungen für den Auftrag

Wesentliche Zahlungsbedingungen

Die Bezahlung wird nach Wahl des Auftraggebers innerhalb von 14 Tagen unter Abzug des vertraglich vereinbarten Skontos oder innerhalb von 30 Tagen ohne Abzug geleistet.
Hierzu wird im Besonderen auf die Vertragsbedingungen des Landes NRW (VB-NRW) verwiesen.

Gegebenenfalls geforderte Sicherheiten

Verfahren

Verwaltungsangaben

Etwaige zusätzliche Angaben über die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und der Zugriffsmöglichkeit auf die Vergabeunterlagen.

Schlusstermin für den Eingang der Angebote

19.08.2026 10:00 Uhr

Bindefrist des Angebots

11.09.2026

Weitere Angaben

Verschiedenes

Zusätzliche Angaben

Bitte beachten Sie, dass keine postalischen Angebote, keine Angebote per E-Mail sowie auf sonstigem Wege außer über das Bietertool im VMP NRW zugelassen sind. Postalische Angebote, Angebote per E-Mail und Angebote über den Kommunikationsbereich dürfen nicht gewertet werden.

Im Verlauf des Vergabeverfahrens sind Fragen ausschließlich über den Kommunikationsbereich im Vergabemarktplatz NRW an die Zentrale Vergabestelle von Wald und Holz NRW zu richten. Sämtliche Kommunikation im laufenden Verfahren erfolgt nur über dieses Medium. Bieter sind daher verpflichtet, sich regelmäßig Zugang zum Kommunikationsbereich zu verschaffen und ggf. vorliegende, neue Nachrichten zeitnah zur Kenntnis zu nehmen.
Wir bitten davon abzusehen, die Vergabestelle auf anderem als oben beschriebenem Wege (z.B. telefonisch oder per E-Mail) zu kontaktieren.
Ein Kontakt zwischen der Fach-, bzw. Bedarfsstelle und (potentiellen) Bietern ist im laufenden Verfahren unzulässig und kann zum Ausschluss Ihres Angebotes oder zur Aufhebung des Verfahrens führen.

Hinweis Formulare:
Einige Formulare sind noch in Microsoft eigenen Formaten (xls, doc, usw.) im Verfahren vorgegeben. Setzen Sie zur Bearbeitung / Ausfüllen dieser Formulare keine original Microsoft Software ein, kommt es auf Grund von Inkompatibilitäten immer wieder zu leeren, falsch oder unleserlich ausgefüllten Formularen, welche u. U. zur Nicht-Berücksichtigung Ihres Angebotes führen können.

Wir empfehlen in diesen Fällen entweder, falls Ihr Betriebssystem dies zulässt, die ausfüllte Datei im PDF Format abzuspeichern oder einen freien PDF Drucker für Ihr System zu verwenden und das ausgefüllte Formular als PDF Datei zu drucken (und damit auch im PDF Format abzuspeichern).

Eine gute Übersicht an freien PDF Druckern finden Sie unter www.pdf-drucker.org/Betriebssysteme .

Bitte denken Sie daran, Ihre Formulare in beiden Fällen im Bietertool unter "eigene Dateien" wieder hochzuladen.

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