Art der Leistung
Ziel ist es regionale Akteure und insbesondere Stadtverwaltungen in
der Klimaanpassung regional zu vernetzen. Die Regionalforen sollen in der zweiten
Jahreshälfte 2026 und dem ersten Quartal 2027 stattfinden. Es handelt sich um
Ganztagesveranstaltungen. Als Veranstaltungsort wird jeweils ein Ort aus den
Regionen Eifel, Sauerland, Hellweg/OWL, Münster, Niederrhein ausgewählt werden,
den das LANUK in Zusammenarbeit mit einem regionalen Partner organisiert. Jedes
Regionalforum wird dabei von einem regionalen Partner begleitet, welcher in der
Region verwurzelt ist und bei den Veranstaltungen unterstützend tätig wird. Der
Auftragnehmer (AN) soll dabei den Auftraggeber (AG) bei der Durchführung der
Veranstaltungen unterstützen und Veranstaltungen organisatorisch vorbereiten.

Umfang der Leistung
Gegenstand der Vergabe ist eine Veranstaltungsunterstützung über die Organisation
(Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von fünf Veranstaltungen
(Regionalforen).

a) Beantwortung des Firmenfragenkatalogs zur Eintragung in Berufs- und Handelsregister

b) Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) ggf. auch für alle Nachunternehmen / alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft

c) soweit zutreffend: ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531)

d) Erklärung Unterauftragnehmer Formular 533a (und
ggf. auf Verlangen Formular 533b)

e) soweit zutreffend je Los: Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a)

Beantwortung eines Firmenfragenkatalogs zum Nachweis des Vorhandenseins einer Berufshaftpflichtversicherung.

Vorzulegende Nachweise:
Firmenfragenkatalog; Vollständig ausgefüllter und unterschriebener Firmenfragenkatalog, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung

1) Beantwortung eines Firmenfragenkatalogs :
auch für die Erklärung, dass ausreichend personelle, finanzielle und technischen Kapazitäten zur Verfügung stehen

2)eine Kurzdarstellung, hinsichtlich Anlass, Größe (Personenanzahl), Veranstaltungsort,
Auftraggeber, Zeitraum, Konzeptidee und Beschreibung der erbrachten Leistung und
mit einem repräsentativen Foto

3) Namentliche Benennung des hauptverantwortlichen Ansprechpartner für den AG und
dessen Vertretung sowie der/die vor Ort anwesenden verantwortlichen Person(en) (je
Veranstaltung ist allerdings nur eine Person vor Ort verantwortlicher Ansprechpartner)

Im Fall der Zuschlagserteilung ist der Auftragnehmer verpflichtet, das vorgestellte Per
sonal für die ausgeschriebene Leistung einzusetzen. Soweit andere als die im Angebot
benannten Personen eingesetzt werden sollen, ist dies mit dem Auftraggeber rechtzei
tig im Voraus abzustimmen.

Vorzulegende Nachweise:
eine Kurzdarstellung der Referenzen; diese sollte folgendes enthalten:

Anlass, Größe (Personenanzahl), Veranstaltungsort,
Auftraggeber, Zeitraum, Konzeptidee und Beschreibung der erbrachten Leistung und mit einem repräsentativen Foto (je Referenz von ca. ½ DIN A4-Seite, Arial 12 und einzeilig) von folgenden Referenzen:
- Mindestens 3 Referenzen in der Veranstaltungsorganisation in den letzten 3 Jahren bei Veranstaltungen mit mindestens 100 Teilnehmenden.
- Mindestens 1 Referenz in der nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen in den letzten 3 Jahren bei Veranstaltungen mit mindestens 100 Teilnehmenden.
Sollte eine Referenz mehrere Punkte abdecken, so können auch weniger als 5 Referenzen eingereicht werden. Dies ist jedoch in der Kurzdarstellung deutlich
hervorzuheben.; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
Namentliche Benennung des hauptverantwortlichen Ansprechpartner für den AG und dessen Vertretung sowie der/die vor Ort anwesenden verantwortlichen Person(en),; je Veranstaltung ist allerdings nur eine Person vor Ort verantwortlicher Ansprechpartner; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung

Skontoabzug
Der Bieter muss im Leistungsverzeichnis angeben, ob er einen Skontoabzug einräumt (Höhe und Zahlungsziel). Eine Skontogewährung wird bei der Wertung positiv berücksichtigt, wenn die Skontofrist mindestens 14 Tage beträgt. Der Preis wird entsprechend des Skontoabzuges neu berechnet. Hat der Bieter einen Skontoabzug eingeräumt, so hat der Auftraggeber die Wahl, ob er den Skontoabzug und das damit verbundene verkürzte Zahlungsziel in Anspruch nimmt.

Vorzulegende Nachweise:
soweit zutreffend: Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531); ausgefüllte und ggf. unterzeichnete Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
soweit zutreffend: Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a); ausgefüllte und unterzeichnete Erklärung zur Eignungsleihe; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung
soweit zutreffend: Information zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe (Formular 533a); ausgefüllte und ggf. unterzeichnete Information zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe; Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung

Die Zahlungsbedingungen ergeben sich aus den Ausschreibungsbestimmungen. Ergänzende Regelungen finden sich in den Vertragsbedingungen des Landes NRW.

Keine Kautionen oder Sicherheiten im engeren Sinn, jedoch sind dem Angebot:

a) unterschriebenes Angebotsschreiben (Formular 324)
b) vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis

zwingend beizufügen.