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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns hat am 24.04.2025 eine weitere Bieterfrage erreicht, die wir an dieser Stelle beantworten möchten.

Frage: Hier noch eine weitere Bieterfrage:
Leistungsbeschreibung Ziffer 5 (Technische Anforderungen an die Systeme)
Sie schreiben, dass alle Schäden an den Multifunktionssystemen, die nicht eindeutig auf Vandalismus zurückzuführen seien, in der Servicepauschale eingepreist werden müssen.
Diese Anforderung stellt für die Bieter ein unkalkulierbares Risiko dar, da z.B. auch Schäden an den Systemen, die aufgrund eines Versehens eines Mitarbeitenden entstehen, in der Servicepauschale enthalten sein müssen.
Wir bitten daher darum, die Leistungsbeschreibung dahingehend zu ändern, dass auf diese Anforderung verzichtet wird.

Antwort: Die Anforderung bleibt unverändert bestehen.
Wenn das Gerät intern entsprechend bebildert/beschriftet ist oder menügefügt durch den Prozess über das Bediendisplay leitet, in welcher Reihenfolge bspw. bei einem Papierstau, welche Hebel oder Klappen entriegelt werden müssen um diesen zu beseitigen, sollte dabei das Gerät nicht beschädigt werden können.

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns haben am 24.04.2025 weitere Bieterfragen erreicht, die wir an dieser Stelle beantworten möchten.

Bieterfragen 7:
1. Frage: Die angestrebten MFPs müssen OCR können bzw. eine entsprechende Lizenz besitzen. Was soll die OCR genau erfüllen? Wir haben verschiedene OCR-Pakete, weshalb wir hier eine klare Aussage benötigen?

Antwort: Die Auflistung der notwendigen Scanergebnisse ist in der Leistungsbeschreibung enthalten (auch in Form von Dateiformaten als Ergebnis eines Scans). Sollte diese Ihre Frage nicht beantworten, bitten wir um Konkretisierung der Fragestellung.

2. Frage: Scangeschwindigkeit: Gefordert sind 100 und 200 Seiten/Minute. Aus unserer Sicht wäre auch 90 und 180 Seiten die Minute vertretbar und wäre der Größe des Bieterkreises auch zuträglich. Wäre hier eine Abänderung möglich?

Antwort: Der Auftraggeber ist bereit, den gewünschten Durchsatz um maximal 10% herabzusetzen. D.h. die Mindestanforderung beträgt 90 Seiten/Minute und 180 Seiten/Minute.
Wir möchten aber an dieser Stelle darauf hinweisen, dass die Leistungskriterien sehr bewusst entsprechend der betrieblichen Bedarfe gewählt und definiert wurden und dass die Mindestanforderung aus diesem Grund nicht weiter reduziert werden kann.

3. Frage: Wäre eine Aktualisierung der Vergabeunterlagen gemäß der bisherigen Bieterfragen möglich? Bspw. zum Punkt Speicher, der auf 6GB geändert wurde. Im Kriterienkatalog stehen noch die 6,144 GB.

Antwort: Die Bieterfragen sind Teil des Vergabeverfahrens und bilden alle vorgenommenen Änderungen vollumfänglich ab. Die bisher vorgenommenen Änderungen wurden jedoch in die Leistungsbeschreibung und die Anlage V1: Ausschluss- und Wertungskriterien eingearbeitet. Die Änderungen sind farblich markiert. Die angepassten Dokumente finden Sie im Downloadbereich.

4. Frage: 4. Bannerdruck: Wird eingefordert. Zum einen ist das ein extrem einschränkendes Kriterium, da bei weitem nicht alle Anbieter hier mitgehen können. Zum anderen können wir uns nicht vorstellen, dass sämtliche MFPs diese Fähigkeit grundlegend brauchen. Daher möchten wir folgende Kompromissmöglichkeiten vorschlagen:
a) Es wäre möglich, genau zu definieren, wie viele Systeme wirklich benötigt werden mit dieser Fähigkeit und daraus eine eigene Leistungsklasse zu machen und die Anforderungen entsprechend abzuändern. b) Man könnte aus diesem A-Kriterium auch ein bewertetes B-Kriterium machen. c) Letztendlich wäre auch eine vollständige Streichung denkbar.

Antwort: Zu Grunde liegt eine begründete und bewusste Entscheidung, die Mindestanforderung an alle Geräte entsprechend zu definieren. Grundsätzlich haben die A-Kriterien einen ausschließenden Charakter, dessen sind wir uns bewusst und setzen daher A-Kriterien ein, wenn die Notwendigkeit für eine Funktion begründet vorhanden ist. Die Anforderung bleibt daher unverändert bestehen.

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns hat am 17.04.2025 eine weitere Bieterfrage erreicht, die wir an dieser Stelle beantworten möchten.

Frage: Ihre Antwort vom 17.04.2025 auf eine Bieterfrage
Sie schreiben, dass die in der Ausschreibung vorgegebenen 6 GB RAM auf einer Notwendigkeit zur zuverlässigen Verarbeitung größerer Druck- und Scanaufträge sowie zur Sicherstellung stabiler Performance im Mehrbenutzerbetrieb beruhen und dass daher von dieser Anforderung nicht abgewichen werden könne.
Diese Argumentation ist für uns nicht nachvollziehbar.
Der Arbeitsspeicher dient dazu, umfangreiche Druckdateien schnell und zuverlässig in Steuersignale für das Drucksystem umzurechnen. Um diese Aufgabe bewältigen zu können, müssen eine Vielzahl von Faktoren aufeinander abgestimmt sein.
Die Größe des Arbeitsspeichers ist nur einer dieser Faktoren. Andere Faktoren sind z.B. die Prozessorgeschwindigkeit, die BUS-Geschwindigkeit sowie die gesamte Prozessor-Architektur sowie die technische Verknüpfung mit anderen schnellen Speichermedien.
Der in unseren Systemen eingebaute Controller verfügt aufgrund einer äußerst leistungsstarken System-Architektur über eine herausragende Performance in dieser Geräteklasse. In Zusammenarbeit zwischen dem Arbeitsspeicher und den, zusätzlich in den Systemen verbauten SSD-Systemspeicher werden selbst sehr große Druckaufträge in messbar kürzerer Zeit zuverlässig fertiggestellt.
Aus diesem Grund halten wir die bloße Abfrage nach der Größe des Arbeitsspeichers für nicht aussagekräftig, was die Leistungsfähigkeit des angebotenen Systems angeht.
Uns ist auch keine Anwendung geläufig, die in einem Multifunktionssystem den Einsatz von 6 GB Arbeitsspeicher erforderlich macht.
Darüber hinaus ist uns nur ein (1) Anbieter bekannt, der in den abgefragten Leistungsklassen einen Arbeitsspeicher mit 6 GB Arbeitsspeicher anbietet. Damit werden alle anderen Anbieter von der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren gemäß der VgV ausgeschlossen.
Die Anforderung schränkt die Zahl der potentiellen Anbieter erheblich ein und verhindert somit einen echten Wettbewerb.
Im Sinne eines fairen und lebendigen Wettbewerbes bitte ich daher darum, die Anforderung wie folgt zu ändern: "mindestens 4 GB Arbeitsspeicher in Verbindung mit 64 GB SSD-Systemspeicher"
Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie im Sinne eines lebhaften Wettbewerbes mit diesem Vorschlag einverstanden sind?

Antwort: Die Anforderung eines Arbeitsspeichers von mindestens 6 GB wurde bewusst gewählt, um die zuverlässige Verarbeitung großer Druck- und Scanaufträge, insbesondere im A3-Format und im Mehrbenutzerbetrieb, sicherzustellen. Dies basiert auf einer technischen Bedarfsanalyse im universitären Umfeld.
Die Größe des Arbeitsspeichers ist dabei ein objektiv messbares, praxisbewährtes Leistungsmerkmal. Zwar ist uns bewusst, dass weitere technische Komponenten (CPU, BUS, SSD etc.) die Performance ebenfalls beeinflussen, jedoch lassen sich diese im Rahmen eines offenen Vergabeverfahrens nicht in vergleichbarer Klarheit und Transparenz prüfen oder bewerten.
Darüber hinaus möchten wir darauf hinweisen, dass der von Ihnen vorgeschlagene Kompromiss ("4 GB RAM + 64 GB SSD") auch die in den Mindestanforderungen geforderte Speicherkapazität von mindestens 256 GB HDD/SSD unterschreitet und somit aus zweifacher Sicht nicht den Anforderungen entspricht.
Aus Gründen der Transparenz, Vergleichbarkeit und Funktionssicherheit halten wir daher an der definierten Mindestanforderung von 6 GB RAM und 256 GB SSD/HDD-Speicher fest.

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns hat eine weitere Bieterfrage erreicht, die wir an dieser STelle beantworten möchten.

Frage: Sie fordern eine Erreichbarkeit des Services in der Zeit von 08.00 Uhr bis 18:00 Uhr unter einer Zentralen Rufnummer.

Die Gefahr die wir sehen, ist das die aufgrund der enorm hohen Ansprüche an Servicezeiten geforderten Kriterien, die Anzahl der Angebote sehr gering werden könnte.

Wir bitten Sie die Erreichbarkeit per Telefon auf 17.00 Uhr zu verkürzen.
Die Möglichkeit der Mail ist generell als Notlösung auch vorhanden.

Antwort: Die Anforderung an die telefonische Erreichbarkeit wird auf den Zeitraum von 08:00 - 17:00 Uhr verkürzt.

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns haben am 23.04.2025 weitere Bieterfragen erreicht, die wir an dieser Stelle beantworten möchten.

1. Frage: in Punkt 5.3 Anforderungen an den Service fordern Sie eine garantierte Betriebsbereitschaft der Systeme von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr. Das wiederspricht sich aber mit den Anforderungen an den Service.
Beispiel: Meldung 13.oo Uhr- Vereinbarung spätestens nächster Tag - System wäre dann nicht betriebsbereit. Deshalb bitten wir um Streichung dieses Satzes.

Antwort: Nein, die Betriebsbereitschaft von 8:00 bis 18:00 macht vor Allem dann Sinn, wenn bis 12:00 die Meldung erfolgt. Dass nach 12:00 andere Zeitfenster gelten geht aus dem gesamten Text hervor: Bei Meldung eines Störfalles bis 12.00 Uhr an Arbeitstagen muss mit der Störungsbeseitigung am gleichen Tag begonnen werden; bei Meldungen von 12:00 bis 16.00 Uhr muss mit der Störungsbeseitigung bis 12.00 Uhr des folgenden Arbeitstages begonnen werden.

2. Frage: Da wir davon ausgehen dass Sie viele Angebote erhalten wollen, bitte wir um leichte Anpassung des Speichers auf 6GB (anstelle von 6144MB). Da die Systeme heute bei der Bearbeitung auch auf die Festplatte ausweichen sind 0,144 GB sicherlich nicht ausschlaggebend für den optimalen Einsatz bei Ihnen.

Antwort: Das ist korrekt. Die Anforderung wird auf 6 GB angepasst.

3. Frage: Bitte erklären Sie was Sie mit der Angabe beim Bypass meinen. Da bei höherer Grammatur die max. Kapazität bei allen Herstellen sinkt, stellt sich uns die Frage, ob Sie bis zu 100 Blatt meinen und als separaten Punkt dass Papier bis zu300g/m2 eingelegt werden kann. Wir gehen davon aus dass dieses keine standard-Anwendung ist.

Antwort: 100 Blatt Einzug und bis zu 300g/m2, aber nicht 100 Blatt in 300g/m2. Es gibt Einheiten, die regelmäßig Papiere bis 300g/m2 bedrucken, andere Einheiten nie. Standard an der Universität ist dies nicht, aber durchaus bei manchen Bedarfsstellen.

4. Frage: Was meinen Sie genau mit Bannerdruck ? Über welche Papiergröße und welche Papiergewichte reden wir hier?

Antwort: Bannerdruck meint das Bedrucken von langen Papierbahnen mit dem Format 297x1200 mm. Papiergewichte sollten bis zu 160gr gehen. Beide Werte sind Mindestangaben.

5. Frage: Die Angabe der Mindestanforderungen ist für uns nicht schlüssig:
...im oberen Bereich fordern Sie 36 Seiten/ Minute - am Ende dann 45 Seiten/ Minute in der Druckausgabe
... falls Sie mit den 45 Seiten / Minute die Farbsysteme meinen, bitten wir Sie an dieser Stelle bereits, zur möglichen Erhöhung der eingehenden Angebote die Reduzierung auf 40 Seiten/ Minute. Aufgrund jahrelanger Erfahrungswerte wäre bei dem angegebenen Volumen eigentlich sogar ein 25 Seiten-System ausreichend.

Antwort: Sie haben Recht. Ursprünglich war eine Geschwindigkeit mit min 45 Seiten/min gewünscht, dies wurde jedoch auf 36 Seiten nach unten korrigiert, um den Bieterkreis zu vergrößern. Daher gelten die 36 Seiten. Alle Angaben in dem Bereich wie oben beschrieben gelten für SW und 4C Geräte gleichermaßen. Alle angebotenen Geräte dürfen performanter sein.

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns haben am 17.04.25 weitere Bieterfragen erreicht, die wir an dieser Stelle beantworten möchten.

1. Frage: Leistungsbeschreibung Ziffer 1 Gegenstand
Sie schreiben: "Es soll die Möglichkeit bestehen, dass der Auftraggeber nach Ende der Vertragslaufzeit einzelne Geräte gegen eine Abschlussgebühr übernimmt."
Diese Anforderung setzt einen "Mietkauf" voraus. Dieses würde einer Refinanzierung der Systeme entgegenstehen, da bereits bei Mietvertragsabschluss das wirtschaftliche Eigentum auf den Auftraggeber übergehen würde.
Darüber hinaus wäre der Auftraggeber verpflichtet, den Gegenstand zu bilanzieren, sowie die gesamte, auf diesen Gegenstand entfallende Mehrwertsteuer (Summe aller Monatsraten) bei Vertragsbeginn zu zahlen, während der übrige "Mietkaufbetrag" in monatlichen Mietraten zu entrichten wäre.
Wir möchten Sie daher bitten, die Anforderung dahingehend zu ändern, dass der Mieter (Auftraggeber) nach Beendigung des o.g. Mietvertrages die Möglichkeit erhält, das Mietobjekt zu erwerben, vorausgesetzt, die Parteien einigen sich dann über den dann zu verhandelnden Kaufpreis.
Gehen wir recht in der Annahme, dass dieser Vorschlag Ihre Zustimmung findet?
Antwort: Nein. In der Leistungsbeschreibung wird kein Mietkauf beschrieben oder gefordert. Der Auftraggeber soll nach Beendigung des Mietvertrages die Möglichkeit erhalten, das Mietobjekt zu erwerben - dies nur für vereinzelte Geräte, wenn die Bedarfsstellen es wünschen. Es soll jedoch keine Verhandlungen über den Preis geben, der Preis ist im Preisblatt an der entsprechenden Stelle anzugeben.

2. Frage: Leistungsbeschreibung Ziffer 1 Gegenstand in Verbindung mit Vergabegrundlage Ziffer 1.3 "Zeitplan"
Aus Ziffer 1 des Rahmenvertrages geht hervor, dass der Vertragsbeginn der 01.07.2025 sein soll.
In der Vergabegrundlage geben Sie unter Ziffer 1.3 an, dass der Versand der Informationen gem. §134 GWB vorrausichtlich am 06.06.2025 erfolgen soll, die Frist zur Bezuschlagung also 10 Tage später am 17.06.2025 erfolgen soll.
Vorsorglich möchten wir schon jetzt darauf hinweisen, dass es aufgrund der weltweiten Lieferkettenproblematik und der daraus resultierenden Lieferzeiten aus unserer Sicht eine Lieferung und Installation der 123 Stück Multifunktionssysteme innerhalb von 14 Tagen nicht möglich sein wird. Hinzu kommt ein umfangreicher Rollout der Systeme, der aufgrund der in der Leistungsbeschreibung genannten Besonderheiten der Bergischen Uni (keine zentrale IT-Abteilung) eine umfangreiche und zeitaufwändige Planung und Abstimmung erforderlich machen könnte. Damit erscheint uns ein Vertragsbeginn zum 01.07.2025 äußerst unrealistisch zu sein. Wir bitten Sie daher darum, den Termin für den Vertragsbeginn zu überdenken und den Bietern einen realistischen Termin für den Vertragsbeginn zu nennen.
Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie den Bietern einen realistischen Termin für den geplanten Vertragsbeginn mitteilen?
Antwort: Vertragsbeginn soll der 01.07.2025 sein. Dass Prozesse wie ein Rollout und eine entsprechende Vorplanung nicht bis zum 01.07.2025 abgeschlossen sein können, ist dem Auftraggeber bewusst, der Abschluss des Rollout bis zu diesem Datum wird an keiner Stelle in der Leistungsbeschreibung gefordert. Hier ist die Rede von einem Vertragsbeginn und nicht einer vollumfänglichen Auslieferung aller gewünschten Geräte. Zudem werden für alle einzelnen Geräte Einzelverträge geschlossen, die mit dem Datum der Aufstellung beginnen.

3. Frage: Leistungsbeschreibung Ziffer 5.2 Mindestanforderungen an den Umweltschutz
Sie schreiben, dass die eingesetzten Tinten und Toner keine gesundheitsschädlichen Stoffe enthalten dürfen. Sie schreiben, dass die Bieter als Nachweis über die Einhaltung der genannten Kriterien u.a. das Zertifikat "Blauer Engel" RAL UZ-122 vorweisen können.
Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie aus diesem Grund für die Systeme dieser Ausschreibung die branchenübliche Belieferung mit Originalverbrauchsmaterialien (kein No-Name-Toner, kein Refill, keine Drittanbieter) verlangen, da mit dem Einsatz von nicht-Originalverbrauchsmaterialien sofort alle Umweltzeichen (z.B. Blauer Engel) und Zertifikate ihre Gültigkeit verlieren, die nur in Verbindung mit den Originalverbrauchsmaterialien der jeweiligen Hersteller (z.B. wegen der definierten stofflichen Zusammensetzung ) gelten ?
Verlangen Sie aus dem gleichen Grund den Einsatz von Originalersatzteilen und Original-Verschleißteilen, weil der Verbau von Komponenten, die nicht original vom Hersteller sind, z.B. zum Verlust des CE-Zeichens führt?
Antwort: Ja, wie Sie bereits erfasst haben, sind die originalen Verbrauchsmaterialien zu verwenden, um die Umweltzertifizierung nicht zu verlieren und die originalen Ersatzteile sind zu verwenden, um das CE-Kennzeichen nicht zu verlieren.

4. Frage: Leistungsbeschreibung Ziffer 5.4 Anforderungen an den Datenschutz
Sie schreiben: "Einhaltung des Sicherheitsstandard ISO 15408 EAL3 (...).
Diese Anforderung lässt sich herstellerübergreifend mit keinem System aktueller Bauserien erfüllen. Das Protection Profile "PP Identifer IEEE2600.1 der Stufe EAL3" wird im Bereich von Kopiersystemen mit Scan- und Faxfunktionen als nicht mehr angemessenes Profil bewertet und somit auch nicht mehr von der NIAP (National Information Assurance Partnership) anerkannt. Stattdessen gilt nunmehr das Protection Profile "PP Identifer IEEE 2600.2 der Stufe EAL2 als adäquates Profi. Dieses ist sowohl durch die NSA (National Security Agency) und das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) anerkannt und als EAL 2 zertifiziert.
Aus diesem Grund bitten wir darum, dass Sie neben der alten Prüfmethode EAL3 auch das adäquate Prüfverfahren EAL2 zulassen.
Gehen wir recht in der Annahme, dass dieser Vorschlag Ihre Zustimmung findet?
Antwort: Der Auftraggeber entspricht dem Wunsch, die Anforderung der Zertifizierung wird von EAL3 auf aktuelle marktübliche Anforderungen angepasst:
EAL3 + IEEE 2600.1 = inzwischen unüblich, wird erweitert durch inzwischen üblicheren Standard: IEEE 2600.2 + EAL2
Somit werden sowohl Geräte die nach der alten Norm zertifiziert sind und neuere Geräte die nach IEEE 2600.2 + EAL2 zertifiziert sind gleichermaßen berücksichtigt.

5. Frage: Leistungsbeschreibung Ziffer 5.4 Anforderungen an den Datenschutz
Sie schreiben: "Einhaltung des Sicherheitsstandard (...) ISO/IEC 27001".
Gehen wir recht in der Annahme, dass mit dieser Formulierung gemeint ist, dass die gesamte Organisation des Auftragnehmers (des Lieferanten, welcher die vertraglich vereinbarten Dienstleistungen erfüllt und der teils sensible Daten des Auftraggebers verarbeiten muss, z.B. zur Erstellung von Rechnungen) nach der ISO-Norm 27001 zertifiziert sein muss, und dieses durch Vorlage eines Zertifikates Nachweisen muss?
Antwort: Diese Frage ist bereits am 17.04.2025 in der Nachricht "Bieterfrage 2 vom 16.04.2025" beantwortet worden.

6. Frage: Leistungsbeschreibung Ziffer 5.4.5 Schutz gegen unbefugten Zugriff
Sie schreiben, dass personenbezogene Daten (Druckdaten, Protokolle, Adressbuch...) unter Verwendung aktueller Kryptographischer Verfahren verschlüsselt auf der Festplatte der Multifunktionssysteme gespeichert werden müssen.
Verstehen wir diese Anforderung richtig, dass die angebotenen Multifunktionsgeräte über sogenannte "Trusted-Platform-Module" (TPM) verfügen müssen, die sensible Informationen oder Zertifikate dadurch schützten, dass der Schlüssel zum Verschlüsseln der jeweiligen Festplatte durch einen weiteren, kryptographischen Schlüssel direkt im Trusted-Platform-Modul (TPM) gesichert wird, und somit der Festplatten-Schlüssel und der TPM-Schlüssel separat voneinander gespeichert werden, so dass keine gespeicherten Daten der Festplatte offengelegt werden können, wenn sie z.B. durch Diebstahl entfernt wird?
Antwort: Wie Sie technisch umsetzen, dass die Daten nicht offengelegt werden, ist dem Anbieter überlassen. Wichtig ist nur, dass dieses zugesichert und erfüllt wird.
Aktuelle Kryptographische Verfahren beinhalten alle üblichen Wege die als nicht kompromittiert gelten. Nutzung von TPM kann ein Weg sein. Die Nutzung hardwarebasierter AES-256 Verschlüsselung der Daten auf der Festplatte/SSD wäre aber auch möglich. Darüber hinaus gibt es auch weitere Möglichkeiten, um den Zugriff auf die Daten zu verhindern, die hier nicht einzeln aufgeführt werden.

7. Frage: Leistungsbeschreibung Ziffer 8 Abrechnung / Kosten
Sie schreiben: "Innerhalb des letzten halben Jahres der Vertragslaufzeit ist der Auftraggeber aufgrund von Wirtschaftlichkeitserwägungen nicht mehr verpflichtet, Geräte zu reparieren."
Verstehen wir diese Anforderung richtig, dass ein Multifunktionssystem, welches im letzten halben Jahr der Vertragslaufzeit eine Störung aufweist und ggf. nicht mehr genutzt werden kann, keinen Technikereinsatz erforderlich macht, so dass das betreffende System ungenutzt bei Auftraggeber verbleibt?
Antwort: Nein. Es handelt sich um eine Klausel, die es dem Auftraggeber ermöglicht aus Wirtschaftlichkeitserwägungen Geräte nicht mehr instand setzen zu lassen, in Fällen, die nicht im Service enthalten sind.
Im Falle von durch den Service abgesicherten Defekten findet natürlich eine Reparatur statt.

8. Frage: Ausschluss- und Wertungskriterien für die Ausschreibung
Sie schreiben unter "Technische Anforderungen an alle Leistungsklassen":
"Es werden bei erstmaliger Aufstellung ausschließlich Neugeräte genutzt, die nach CE und GS geprüft bzw. gekennzeichnet sind."
Gehen wir recht in der Annahme, dass Sie aus diesem Grund für die Systeme dieser Ausschreibung die branchenübliche Belieferung und den Einsatz von Originalersatzteilen und Original-Verschleißteilen verlangen, weil der Verbau von Komponenten, die nicht original vom Hersteller sind, z.B. zum Verlust des CE-Zeichens führt?
Antwort: Siehe Antwort zu Frage 3. Natürlich sollen die Geräte über den gesamten Verlauf des Vertrages die CE Kennzeichnung behalten und ebenso auch die Umweltzertifizierung. Ein Verlust dieser relevanten Anforderungen über die Vertragslaufzeit ist nicht erwünscht oder tolerierbar.

9. Frage: Ausschluss- und Wertungskriterien für die Ausschreibung
Sie schreiben unter "Abrechnung / Kosten":
"Sollten Umzüge nach vorheriger Einweisung auch durch die hauseigene Umzugsservice der BUW möglich sein ist dies im Angebot zu kennzeichnen. Punkte, die beim Umzug beachtet und im Nachgang kontrolliert werden müssen, werden als Checkliste zur Verfügung gestellt (...)."
Je nachdem, welchen Grad der Unterstützung der Bieter durch den hauseigenen Umzugsservice der BUW zulässt, werden Wertungspunkte vergeben.
Bitte teilen Sie den Bietern zur Kalkulation des Risikos und der damit einher gehenden erforderlichen Kosten mit, ob die Bergische Universität im Schadenfall in vollem Umfang haftet, d.h., für alle entstandenen Schäden gegenüber dem Auftragnehmer aufkommt, die beim Transport der Systeme durch den Umzugsservice entstanden sind.
Antwort: Bei Schäden, die eindeutig durch den Umzug entstehen, haftet natürlich nicht der Auftragnehmer. Wenn z.B. ein Gerät unsachgemäß mit allen Anbauteilen (Sorter mit Falzfunktion oder vergleichbares) von A nach B zu transportieren versucht wird, oder ein Gerät beim Verlasten herunterfällt, ist dies kein Schaden der zu Lasten des Vertragspartners gehen kann. Daher soll es vorab eine entsprechende Schulung des Personals geben, welches diese Umzüge begleitet oder durchführt.

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns hat am 16.04.2025 eine weitere Bieterfrage erreicht, die wir an dieser Stelle beantworten möchten.

Frage: Zu Leistungsbeschreibung: 5.4 Anforderungen an den Datenschutz
Hier heißt es: "Einhaltung des Sicherheitsstandard Iso 15408 EAL 3 sowie ISO/IEC 27001."
Verstehen wir es richtig, dass der Bieter nach ISO27001 zertifiziert sein muss und das Zertifikat bei Angebotsabgabe mit eingereicht werden muss?

Antwort: Auf den Seiten des BSI findet sich folgende Erläuterung zur ISO 15408: "Ziel einer Common Criteria-Evaluierung ist die Bestätigung, dass die vom Hersteller behauptete Sicherheitsfunktionalität wirksam ist. Da die Sicherheitsleistung insbesondere durch die Ausnutzbarkeit vorhandener Schwachstellen unwirksam werden kann, ist bei allen Evaluierungsaspekten die Analyse der Schwachstellen ein zentrales Prüfziel. Mit wachsenden EAL-Stufen wird erreicht, zunehmend komplexer ausnutzbare Schwachstellen zu entdecken."
In der Leistungsbeschreibung wird nicht erwartet, dass der Bieter nach ISO27001 zertifiziert sein muss, sondern dass der Bieter die Einhaltung der ISO27001 sowie die Einhaltung der ISO 15408 EAL 3 versichert.

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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Sehr geehrte Damen und Herren,

uns hat am 16.04.2025 eine Bieterfrage erreicht, die wir an dieser Stelle beantworten möchten.

Frage: "Bei den Mindestanforderungen ist eine Speicherkapazität von 6144 MB vorgegeben, da die von uns vorgesehenen Systeme eine Speicherkapazität von 4 GB haben, bitten wir darum, diese Mindestanforderung zu senken"

Antwort: "Die in der Ausschreibung vorgegebenen 6GB RAM beruhen auf der Notwendigkeit zur zuverlässigen Verarbeitung größerer Druck- und Scanaufträge sowie zur Sicherstellung stabiler Performance im Mehrbenutzerbetrieb. Die Anforderung bleibt daher bestehen."

Freundliche Grüße
Ihre EU-Vergabestelle der BUW

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