Sehr geehrte Damen und Herren,
die Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen ist eine rechtsfähige Stiftung des privaten Rechts mit Sitz in der Landeshauptstadt Düsseldorf. Aufgrund ihrer hochrangigen Sammlungsbestände behauptet die Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen seit langem eine herausragende Position in der internationalen Museumswelt.
Vorliegend schreibt die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen folgende Leistung aus: Öffentliche Ausschreibung: 2026-063 Kunstversicherung (RV)
Die Leistungen werden im Rahmen öffentliche Ausschreibung nach den Vorschriften der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vergeben.
Wir bitten Sie, auf Grundlage dieses Schreibens und seiner Anlagen ein Angebot abzugeben. Angebote durch oder über Makler oder Agenten sind nicht ausgeschlossen, wenn die zur Versicherungsdienstleistung zugelassene Versicherung die Eignungskriterien erfüllt und mit dem Makler-/ Agentenangebot eine rechtsverbindliche Deckungszusage abgibt. Eine Vertretung des Versicherers ist nur zugelassen, wenn der Vertreter über eine uneingeschränkte Vollmacht für die Angebotsabgabe und - im Falle der Zuschlagserteilung - für die Abwicklung des Geschäftsverkehrs für die Dauer des Versicherungsvertrages verfügt. Die Vollmacht für die Angebotsabgabe und - im Falle der Zuschlagserteilung - für die Abwicklung des Geschäftsverkehrs für die Dauer des Versicherungsvertrages ist im Falle einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Der Vertreter handelt ausschließlich für den Versicherer, für den die Vollmacht vorgelegt wird. Die Vollmacht ist mit dem Angebot vorzulegen.
Ich bitte Sie, auf Grundlage dieses Schreibens und seiner Anlagen ein Angebot abzugeben. Die Vergabestelle behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen.
1. Allgemeine Verfahrensbedingungen
Für das Verfahren gelten folgende Bedingungen:
1.1 Auftraggeber und Verfahrensart
Die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen beabsichtigt, die in den beiliegenden Unterlagen beschriebenen Leistungen im eigenen Namen und für eigene Rechnung zu vergeben. Die Vergabe und die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen erfolgt nach den Bestimmungen dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe und ihren Anlagen sowie den in Bezug genommenen Bestimmungen und Vorschriften (Verdingungsunterlagen). Die Geltung der Vertragsbedingungen der Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen sowie der VOL/B wird zwischen den Parteien im Zuschlagsfall ausdrücklich vereinbart, die maßgebliche Fassung ist Teil der Verdingungsunterlagen.
1.2 Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen
Enthalten die Verdingungsunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Widersprüche oder sind sie unvollständig, so dass die Preisermittlung durch die Bieter beeinflusst werden könnte, so hat der Bieter den Auftraggeber unverzüglich über das Vergabeportal darauf hinzuweisen und um Aufklärung oder Abhilfe zu bitten. Nach Abgabe des Angebotes darf der Bieter sich auf Unklarheiten, Widersprüche oder Unvollständigkeiten nicht mehr berufen.
Hinweise und Fragen hat der Bieter über das Vergabeportal Vergabemarktplatz NRW an die Vergabestelle zu richten
Fristen
Es gelten die Fristen gemäß Portal
1.4 Inhalt und Form des Angebots
Angebote elektronisch über das Vergabeportal einzureichen.
Jedes Angebot muss die unter Ziffer 3 aufgeführten Anforderungen an die Angebote erfüllen. Insbesondere muss es vollständig bei Ablauf der Angebotsfrist vorliegen. Werden die angeführten Vordrucke und Unterlagen nicht oder nicht rechtzeitig vorgelegt, hat dies den zwingenden Ausschluss des Angebotes des Bieters von der Wertung zur Folge, es sei denn es ist an anderer Stelle abweichendes geregelt.
1.5 Nebenangebote
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
1.6 Leistungsort
Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen
K 20
Grabbeplatz 5
40213 Düsseldorf
K 21
Ständehausstr. 1
40217 Düsseldorf
Außenlager
Leistungszeit
Die Rahmenvereinbarung (Anlage B 9) gilt vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2028.
1.8 Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften sind zugelassen. Geben mehrere Unternehmen gemeinschaftlich ein Angebot ab, so hat die Bietergemeinschaft in ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung abzugeben. Die Erklärungen müssen gemäß dem Vordruck - Bietergemeinschaftserklärung und -vollmacht nach Anlage B 2 erfolgen. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen der Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen mit dem Angebot auch die von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft unterzeichnete Anlage B 4 inklusive Eignungsnachweisen gem. Anlage B 4 - 4.1. vorlegen.
Angebote durch oder über Makler oder Agenten sind nicht ausgeschlossen, wenn die zur Versicherungsdienstleistung zugelassene Versicherung die Eignungskriterien erfüllt und mit dem Makler-/ Agentenangebot eine rechtsverbindliche Deckungszusage abgibt. Eine Vertretung des Versicherers ist nur zugelassen, wenn der Vertreter über eine uneingeschränkte Vollmacht für die Angebotsabgabe und - im Falle der Zuschlagserteilung - für die Abwicklung des Geschäftsverkehrs für die Dauer des Versicherungsvertrages verfügt. Die Vollmacht für die Angebotsabgabe und - im Falle der Zuschlagserteilung - für die Abwicklung des Geschäftsverkehrs für die Dauer des Versicherungsvertrages ist im Falle einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Der Vertreter handelt ausschließlich für den Versicherer, für den die Vollmacht vorgelegt wird. Die Vollmacht ist mit dem Angebot vorzulegen.
Nachunternehmer
Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er mit seinem Angebotsschreiben Anlage B 1 Art und Umfang der durch die Nachunternehmer auszuführenden Leistungen angeben und - soweit ihm diese bereits bekannt sind - die vorgesehenen Nachunternehmer benennen.
Wenn und soweit wesentliche Leistungen von Nachunternehmern erbracht werden sollen, sind diese zwingend bereits mit dem Angebot zu benennen und die Erklärungen in Anlagen B 3 (Verpflichtungserklärung) und B 4 inklusive beizubringender Nachweise von diesen ausgefüllt vorzulegen. Die Benennung der Nachunternehmer, die keine wesentlichen Leistungen erbringen sollen, hat spätestens bei Anforderung der Benennung durch die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen zu erfolgen. Spätestens bei Anforderung der Benennung der Nachunternehmer durch die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen müssen von diesen auch die Anlagen B 3 und B 4 inklusive beizubringender Nachweise ausgefüllt vorgelegt werden. Wenn und soweit ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft sich im Rahmen der Eignungsprüfung auf die Eignung eines Nachunternehmers berufen will, sind die Erklärungen in Anlagen B 3 (Verpflichtungserklärung) und B 4 inklusive beizubringender Nachweise von diesen ausgefüllt mit dem Angebot vorzulegen. Der Bieter ist dazu verpflichtet, den Nachunternehmer darauf hinzuweisen, dass es sich dabei um einen öffentlichen Auftrag handelt.
1.10 Zuschlagskriterien
Zuschlagskriterium ist für alle Haupt- und Nebenangebote der Preis.
1.11 Sprache
Das Angebot ist in deutscher Sprache einzureichen.
1.12 Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen
Die wesentlichen Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen sind in den Vorschriften der VOL/B und ggf. der Rahmenvereinbarung enthalten.
2. Beiliegende Unterlagen
Diesem Schreiben liegen das Anlagenkonvolut A und das Anlagenkonvolut B bei. Das Anlagenkonvolut A beinhaltet Anlagen, die der Information des Bieters dienen und zum Verbleib bei ihm bestimmt sind. Die Vordrucke des Anlagenkonvolutes B sind ausgefüllt oder modifiziert mit dem Angebot bei der Vergabestelle einzureichen.
2.1 Anlagen die zum Verbleib beim Bieter bestimmt sind
Das Anlagenkonvolut A enthält Unterlagen, die zum Verbleib beim Bieter bestimmt sind. Es handelt sich um folgende Unterlagen und Informationen:
Anlage A 1 Allgemeine Vergabebedingungen
Anlage A 2 Vertragsbedingungen
2.2 Unterlagen zum Wiedereinreichen
Das Anlagenkonvolut B besteht aus Vordrucken, die gemäß Ziffer 3 und Anlage B 1 mit dem Angebot ggf. ausgefüllt oder modifiziert einzureichen sind.
3.2 Inhaltliche Anforderungen
Die Leistungsanforderungen nach Anlage B 8 - Leistungsverzeichnis sind zwingend zu erfüllen. Besserleistungen sind zulässig und können über eine von dem Bieter selbst zu erstellenden Anlage B 11 aufgeführt werden. Besserleistungen haben keinen Einfluss auf die Bewertung des Angebots. Zuschlagskriterium ist der Preis. Änderungen an den Vergabeunterlagen führen zwingend zum Ausschluss des Bieters.
4. Prüfung und Wertung der Angebote
Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt in vier Stufen:
Stufe 1 Formale Angebotsprüfung: Hier wird die Vollständigkeit des Angebotes und das Vorhandensein aller geforderten Unterschriften und Unterlagen geprüft. Prüfungsgegenstand ist auch, ob alle geforderten Angaben gemacht wurden.
Stufe 2 Eignung der Bieter: Es wird festgestellt, ob anhand der eingereichten Eignungsnachweise die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Bieters festgestellt werden kann. Alle geeigneten Bieter werden zur nächsten Wertungsstufe zugelassen.
Stufe 3 Prüfung der Angemessenheit der Preise.
Stufe 4 Wirtschaftlichkeitsprüfung: Insbesondere die angebotenen Preise und Leistungen werden hierbei ins Verhältnis gesetzt und entsprechend berücksichtigt.
Die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen bedankt sich für Ihr Interesse an dem Verfahren und freut sich auf Ihr Angebot.
Mit freundlichen Grüßen
Vergabestelle der Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen