Verfahrensangaben

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Erbringung von Wach-, Empfangs- und Pförtnerdiensten an der Hauptpforte und der Autopforte im Dienstgebäude der Bezirksregierung Köln, Zeughausstraße 2-8, 50667 Köln.

1. Aufgaben des Sicherheitspersonals
Im Folgenden werden die wesentlichen Aufgaben des Pfortenpersonals dargestellt. Im Sinne einer Aufgabe, die im Vergleich zu anderen Aufgaben den höchsten Zeitanteil einnimmt - ohne, dass bloße Wachsamkeit in Leerlaufzeiten als eigene Aufgabe gewertet wird - ist nach Einschätzung der Auftraggeberin die Zutrittskontrolle als Hauptaufgabe an beiden Pforten zu bewerten.

Hauptpforte:

- Zutrittskontrolle zu den Dienstgebäuden:
Kontrollen des ein- und ausgehenden Personen- und Fahrzeugverkehrs finden grundsätzlich im gesamten Leistungszeitraum statt. An der Hauptpforte besteht geringfügiger Verkehr an zu kontrollierenden Beschäftigten und Dienstleistern. Der Umfang zu kontrollierender Besucher variiert stark. An zwei Wochentagen herrscht im Zeitraum 7 bis 15 Uhr stets starker Besucherverkehr. Darüber hinaus ist immer mit vereinzeltem Besucherverkehr oder immer wieder bei größeren Veranstaltungen mit kurzfristig erhöhtem Kontrollaufwand zu rechnen.

- Betreuung der Besucherinnen und Besucher - insbesondere durch Auskunftserteilung beim Betreten und Verlassen des Gebäudes

- Verwaltung und Aufbewahrung der Raumschlüssel und Führung der Schlüsseltagebücher

- Öffnung und Verschluss der Zugänge zu den Dienstgebäuden

- Vermittlung von Telefongesprächen außerhalb der Dienstzeiten der Telefonzentrale (15 - 20 Uhr).

- Bedienung und Überwachung der in der Pforte installierten Sicherheitseinrichtungen (Videoüberwachung, Beleuchtung, Türsteuerung etc.)

- Führung eines Wachbuches je Pforte, in das neben allgemeinen Hinweisen (Namen der zur Bewachung eingesetzten Personen, Ablösezeiten etc.) auch besondere Vorkommnisse und veranlasste Maßnahmen einzutragen sind Hausverwaltung oder Rettungsdienst bei defekten Aufzügen, Bränden, etc.)

- Ggf. Post- und Paketannahme

- Parkraumüberwachung

- Organisation personeller Sicherheitsmaßnahmen, sofern das Objekt technisch nicht gesichert werden kann (z.B. bis die technische Störung bzw. bis der Defekt beseitigt ist). Ggf. Bewachung über Nacht erforderlich.

Autopforte:

- Zutrittskontrolle zu den Dienstgebäuden:
Kontrollen des ein- und ausgehenden Personen- und Fahrzeugverkehrs finden grundsätzlich im gesamten Leistungszeitraum statt. Anders als an der Hauptpforte nutzen Beschäftigte an der Autopforte keinen separaten Zugang und sind daher vom Pfortenpersonal auf Dienstausweise zu kontrollieren. Dies führt zu hohem Kontrollaufwand insbesondere zu Dienstbeginn (ca. 6.30 Uhr bis 10 Uhr). Darüber hinaus besteht auch an der Autopforte im gesamten Leistungszeitraum geringfügiger Verkehr an Dienstleistern sowie vereinzelt Besucherverkehr.

- Betreuung der Besucherinnen und Besucher - insbesondere durch Auskunftserteilung beim Betreten und Verlassen des Gebäudes

- Verwaltung und Aufbewahrung der Raumschlüssel und Führung der Schlüsseltagebücher

- Öffnung und Verschluss der Zugänge zu den Dienstgebäuden

- Bedienung und Überwachung der in der Pforte installierten Sicherheitseinrichtungen (Videoüberwachung, Beleuchtung, Türsteuerung etc.)

- Führung eines Wachbuches je Pforte, in das neben allgemeinen Hinweisen (Namen der zur Bewachung eingesetzten Personen, Ablösezeiten etc.) auch besondere Vorkommnisse und veranlasste Maßnahmen einzutragen sind Hausverwaltung oder Rettungsdienst bei defekten Aufzügen, Bränden, etc.)

- Ggf. Post- und Paketannahme

- Parkraumüberwachung

- Organisation personeller Sicherheitsmaßnahmen, sofern das Objekt technisch nicht gesichert werden kann (z.B. bis die technische Störung bzw. bis der Defekt beseitigt ist). Ggf. Bewachung über Nacht erforderlich.

Mobile Sicherheitskraft:

- Unterstützung und Pausenvertretung an beiden Pforten

2. Einsatzzeiten / Anzahl der Kräfte

Die Pforten sind wie folgt zu besetzen:

Hauptpforte:
- 1 Empfangs-/Sicherheitskraft Montag bis Freitag von 05:30 bis 20:30 Uhr

Autopforte:
- 1 Empfangs-/Sicherheitskraft Montag bis Freitag von 05:30 bis 20:30 Uhr

Mobile Sicherheitskraft:
- 1 Empfangs-/Sicherheitskraft Montag bis Freitag von 06:00 bis 18:30 Uhr

Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass die o. g. Posten im Rahmen der o. g. Einsatzzeiten besetzt sind. Die mobile Sicherheitskraft kann dabei zur Vertretung der Pausenzeiten an Haupt- und Autopforte eingesetzt werden.

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3. Optionale Leistungen

Auf Anweisung des Auftraggebers ist beispielsweise im Falle von Veranstaltungen auch an Wochenenden und Feiertagen sowie nachts zusätzliches Personal (maximal 5 Kräfte gleichzeitig) zur Verfügung zu stellen. Entsprechende Personalanforderungen des Auftraggebers sind zu bedienen, sofern sie 48h vor dem Einsatz eingehen.

Es wird eine freiwillige Ortsbesichtigung angeboten. Die Teilnahme dient ausschließlich der Inaugenscheinnahme des Objekts und ist nicht Voraussetzung für die Abgabe eines Angebots. Sämtliche für die Angebotserstellung erforderlichen Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Fachliche oder vergaberechtlich relevante Fragen werden vor Ort nicht beantwortet.

Etwaige Fragen sind über die Vergabeplattform einzureichen; die Antworten werden allen Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt.

Sollten Sie Interesse an einer Ortsbesichtigung haben, wenden Sie sich zeitnah zur Abstimmung eines Termins an:
Herr Maximilian Terburg
E-Mail: maximilian.terburg@brk.nrw.de
Telefon: 0221-147-2996

Eine Kontaktaufnahme zur Vereinbarung eines Ortsbesichtigungstermins muss bis
spätestens 09.10.2026 erfolgen.

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

(1) Der Vertrag wird für die Zeit vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2028 geschlossen. Die Ausführung der vertraglich geschuldeten Leistungen beginnt am 01.01.2027.

(2) Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende zweimal jeweils um 1 Jahr, längstens bis zum 31.12.2030 zu verlängern.

(3) Vor Ausführungsbeginn wird das von der Auftragnehmerin für den Einsatz vorgesehene Personal (einschließlich Vertretungspersonal) durch den Auftraggeber im Rahmen eines sechsstündigen Termins in die Abläufe eingewiesen. Die Auftragnehmerin hat dafür Sorge zu tragen, dass alle für den Auftrag vorgesehenen Beschäftigten an dem Termin teilnehmen. Eine gesonderte Vergütung des Einweisungstermins erfolgt nicht.

Die Nachforderung von Unterlagen erfolgt nach § 56 Vergabeverordnung.

Erlaubnis zur Ausübung des Bewachungsgewerbes im Sinne des § 34a GewO (Bieter mit Sitz außerhalb Deutschlands haben eine gleichwertige Bescheinigung oder Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes bei-zufügen)