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Sehr geehrte Damen und Herren,

nachfolgend erhalten Sie weitere Antworten auf Bieterfragen im Vergabeverfahren "Reinigungsdienstleistung ZfsL Bonn".


Frage Nr. 8:
bezugnehmend auf § 6 Abs. 1 des Vertrags möchten wir höflich um eine Bestätigung bitten, ob unsere Auslegung korrekt ist:

Im Vertrag wird ein pauschaler Lohn- und Lohnfolgekostenanteil von 70 % an den festgelegten Preisen angegeben. Zugleich wird klargestellt, dass im beiderseitigen Einvernehmen ein hiervon abweichender Anteil auf Basis der dem Angebot beigefügten Aufschlüsselung des Stundenverrechnungssatzes festgelegt werden kann.

Verstehen wir es richtig, dass diese 70 %-Grenze nicht als absolute Obergrenze gilt, sondern dass - sofern wir einen höheren Lohnkostenanteil (z. B. 85-90 %, wie in der Gebäudereinigung marktüblich) in unserer Angebotskalkulation nachweislich ansetzen - im Falle einer tariflichen Lohnerhöhung auch mindestens dieser kalkulierte Anteil der Lohnkosten im Stundenverrechnungssatz entsprechend angepasst wird?


Antwort Nr.8:
Der im Vertrag genannte Lohn- und Lohnfolgekostenanteil von 70 % gilt als verbindlich vereinbart. Anpassungen sind vertraglich nicht vorgesehen und können nicht einseitig vorgenommen werden.


Frage Nr. 9:
Im Rahmen der Vertragsprüfung möchten wir eine Rückfrage zur Auslegung von § 6 Ziffer 4 des Vertrags stellen. Hier ist geregelt, dass eine Preisanpassung frühestens sechs Monate nach Vertragsabschluss vereinbart werden kann.

Da ab dem 01.01.2025 ein neuer allgemeinverbindlicher Tarifvertrag für die Gebäudereinigung in Kraft tritt, der eine Lohnerhöhung vorsieht, stellt sich die Frage, wie diese tarifvertraglich bedingte Änderung in unserer Kalkulation zu berücksichtigen ist.

Müssen wir demnach für die Angebotsabgabe mit einer sogenannten Mischkalkulation arbeiten (Lohnkosten gemäß altem Tarif bis zum Ablauf der 6-Monatsfrist, danach gemäß neuem Tarif)? Oder ist in diesem Fall eine frühere Preisanpassung ab dem Inkrafttreten des Tarifvertrags möglich, obwohl die allgemeine Regelung gemäß § 6 Abs. 4 eine Anpassung erst nach sechs Monaten vorsieht?


Antwort Nr. 9:
Eine vertragliche Preisanpassung ist für die ersten sechs Monate ausgeschlossen. Nach Ablauf dieser Frist kann eine Anpassung aufgrund veränderter tariflicher Grundlagen erfolgen. Die Kalkulation der Preise obliegt den Bietern.


Bitte berücksichtigen Sie diese Informationen bei der Einreichung eines Angebotes. Sollten Sie bereits ein Angebot eingereicht haben und Anpassungen an Ihrem Angebot vornehmen wollen, können Sie Ihr Angebot zurückziehen und ein neues Angebot einreichen.


Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Jessica Embgenbroich
---
Bezirksregierung Köln
Dezernat 12
Zentrale Vergabestelle

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Frage Nr.5:
In den Unterlagen wurden zuerst beide Lose ausgeschrieben, deshalb haben wir uns auf die UHR konzentriert. Wir werden die Glasflächen trotzdem bepreisen.
Im Preisblatt gibt es zwar eine Zeile für die Glas- und eine Zeile für die Grundreinigung, aber das Problem ist, dass diese Positionen den SVS von der UHR übernehmen, was nicht richtig ist.
SVS Aufschlüsselung gibt es nur für UHR und nicht für Glas und/oder Grundreinigung.
Wird dann Ihrerseits eine neue Preisblattdatei zur Verfügung gestellt, damit man die Grundreinigung und die Glasreinigung richtig bepreisen kann? Oder können wir eine Eigenerklärung mit den Preisen als Zusatzblatt einreichen?

Antwort Nr.5:
Angesichts der verhältnismäßigen Geringfügigkeit des Aufwandes für die Glasreinigung (Durchführung von zwei Reinigungsvorgängen im Jahr gegenüber denen der Unterhaltsreinigung, die bis zu viermal wöchentlich auszuführen sind), wird von Losaufteilung sowie einer Anpassung des Preisblattes abgesehen.
Bitte weisen Sie die Stundensätze für die Unterhaltsreinigung und die Glasreinigung anhand einer Mischkalkulation nach. Gerne können Sie uns in einem separaten Dokument mitteilen, wie sich die Mischkalkulation im Preisblatt zusammensetzt, dies ist jedoch nicht verpflichtend.


Frage Nr. 6:
Im Rahmen unserer Durchsicht der Ausschreibungsunterlagen zur Unterhaltsreinigung möchten wir höflich darauf hinweisen, dass eine vollständige und transparente Kalkulation auf Basis der bereitgestellten Unterlagen derzeit nur eingeschränkt möglich ist. Insbesondere in den Grundrissplänen fehlen bei einer Vielzahl benannter Räume die entsprechenden Flächenangaben in Quadratmetern - u. a. bei den Sanitärräumen und der Teeküche auf Ebene 1 sowie den Räumen 1B5 bis 1B10 und in weiten Bereichen der Ebene 5. Diese Angaben sind jedoch essenziell, um eine nachvollziehbare Angebotskalkulation vorzunehmen. Wir bitten Sie daher freundlich, die in der Leistungsbeschreibung aufgelisteten Reinigungsbereiche inklusive Turnusangaben um die jeweils zugehörigen Flächen in m2 zu ergänzen. In früheren Ausschreibungen Ihrerseits wurde dies ebenfalls in dieser Form dargestellt und war für alle Beteiligten sehr hilfreich.

Antwort Nr. 6:
Dem Anhang können Sie die aktuellen Grundrisse entnehmen. Die gesamte Mietfläche beträgt ca. 2.056 qm. Die Obergeschosse eins bis vier haben jeweils lange Flure und das vierte und fünfte Obergeschoss kurze Flure. Im Rahmen der verpflichteten Ortsbesichtigung haben Sie jedoch die Möglichkeit, sich ein eigenes Bild von den Gegebenheiten vor Ort zu machen und fehlende Maße selbst aufzunehmen.

Frage Nr. 7:
Zudem bitten wir um eine kurze Klarstellung zur Position "Intensivgrundreinigung": Bedeutet diese, dass eine maschinelle Grundreinigung sämtlicher Bodenbeläge vorgesehen ist?

Antwort Nr. 7:
Eine maschinelle Grundreinigung der Bodenbeläge ist im Rahmen der Intensivgrundreinigung nicht vorgesehen.

Bitte berücksichtigen Sie diese Informationen bei der Einreichung eines Angebotes. Sollten Sie bereits ein Angebot eingereicht haben und Anpassungen an Ihrem Angebot vornehmen wollen, können Sie Ihr Angebot zurückziehen und ein neues Angebot einreichen.


Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Jessica Embgenbroich
---
Bezirksregierung Köln
Dezernat 12
Zentrale Vergabestelle

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Frage Nr.4:
Bitte schicken Sie uns die Glasflächen zu, damit wir es im Angebot berücksichtigen können.

Antwort Nr.4:
Es liegen keine konkreten Maße der Fensterflächen vor. Im Rahmen der verpflichteten Ortsbesichtigung haben Sie jedoch die Möglichkeit, sich ein eigenes Bild von den Gegebenheiten vor Ort zu machen und die erforderlichen Maße selbst aufzunehmen.

Bitte berücksichtigen SIe dies bei Abgabe Ihres Angebotes.


Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Jessica Embgenbroich
---
Bezirksregierung Köln
Dezernat 12
Zentrale Vergabestelle

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Frage Nr. 1:
Wie den Unterlagen zu entnehmen ist, handelt es sich sowohl um Unterhalts- als auch Glasreinigung. Im Normalfall stellen Glasreinigung und Unterhaltsreinigung (Gebäudereinigung) zwei Lose dar, die separat ausgeschrieben werden sollen. Wir bitten um Mitteilung warum hier keine Losaufteilung erfolgt.

Antwort Nr. 1:
Angesichts der verhältnismäßigen Geringfügigkeit des Aufwandes für die Glasreinigung (Durchführung von zwei Reinigungsvorgängen im Jahr gegenüber denen der Unterhaltsreinigung, die bis zu viermal wöchentlich auszuführen sind), wird von einer Aufteilung in Lose für die Glasreinigung abgesehen.


Frage Nr. 2:
Im Mustervertrag wird eine Versicherungspolice in angemessenen Höhe angefragt. Leider gibt es im Vertrag keine Summen. Reicht Ihnen eine Police über 5 Mio. EUR?

Antwort Nr. 2:
Ja, 5 Mio. Deckungssumme sind ausreichend.


Frage Nr. 3:
Wird ein Raumbuch zur Verfügung gestellt? Im Preisblatt wird nur SVS und Stundenanzahl abgefragt.

Antwort Nr. 3:
Nein, weitere Unterlagen werden nicht gestellt, das Preisblatt ist anhand der Leistungsbeschreibung, des Vertragsentwurfs und der Pläne zu kalkulieren und auszufüllen.


Bitte berücksichtigen Sie diese Informationen bei der Einreichung eines Angebotes. Sollten Sie bereits ein Angebot eingereicht haben und Anpassungen an Ihrem Angebot vornehmen wollen, können Sie Ihr Angebot zurückziehen und ein neues Angebot einreichen.


Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Jessica Embgenbroich
---
Bezirksregierung Köln
Dezernat 12
Zentrale Vergabestelle

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